Маршрутный лист
Маршрутный лист заполняется тогда, когда работники предприятий и организаций должны подтвердить свои транспортные расходы, понесенные в процессе выполнения поручений, связанных с работой. При этом затраты могут быть произведены как на оплату бензина для личного автотранспорта работника, так и на оплату проездных билетов на общественный транспорт.
Впоследствии маршрутный лист, вкупе с отчетом об использовании денежных средств становится основанием для выплаты работнику компенсации в соответствии с его расходами, а также служит документом бухгалтерского и налогового учета.
Кому нужен маршрутный лист
Составление данного документа необходимо водителям, сотрудникам курьерской службы, торговым представителям, бухгалтерам, юристам, менеджерам продаж и т.п. Именно эти категории работников наиболее часто ездят по городу со служебными целями. Кроме того, маршрутные листы используются теми командировочными, которые ездят в служебные поездки на своих автомобилях.
В некоторых случаях, помимо фискального значения, маршрутные листы бывают нужны руководству организаций для анализа маршрутов работников с целью поиска наиболее оптимальных, коротких путей, что в свою очередь может существенно снизить затраты предприятия на передвижение сотрудников по городу.
Порядок оформления маршрутных листов
Форма маршрутного листа утверждается в учетной политике организации. Здесь же прописывается периодичность (ежедневная, еженедельная, ежемесячная), а также порядок его оформления.
Стоит отметить, что для признания расходов, понесенных сотрудником в служебных поездках надо не только правильно оформить маршрутный лист, но и прикрепить к нему другие подтверждающие документы в качестве отдельных приложений. В частности:
Расходы проверяются специалистами бухгалтерского отдела, после чего документ передается на подпись руководителю, а затем сдается для погашения или возмещение подотчетной суммы. Дополнительные выплаты работникам, применяющим в разъездах по работе личный автотранспорт или же пользующиеся общественным транспортом, относятся организациями на расходы и прямо влияют на налогообложение при расчете налога на прибыль.
Правила заполнения маршрутного листа
Унифицированной формы маршрутного листа не существует, предприятия и организации могут разрабатывать шаблон маршрутного листа самостоятельно или писать его в свободной форме. Главное – в него обязательно должны быть включены все поездки по порядку, совершенные сотрудником в определенный период времени с указанием их целей, а также ссылками на первичные документы. Оформлять его можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке предприятия.
Маршрутный лист нужно составлять в двух экземплярах, один из которых передается в бухгалтерию организации, второй остается на руках у сотрудника. Заверять его печатью нет необходимости, поскольку он относится к внутреннему документообороту.
Инструкция по заполнению маршрутного листа
Маршрутный лист всегда пишется по стандартным правилам делопроизводства, поэтому никаких особых затруднений он вызвать не должен. В данном образце рассматривается маршрутный лист, который оформляет водитель по итогам своих разъездов по городу за один день.
После оформления маршрутного листа
После того, как маршрутный лист оформлен и заверен должным образом, он становится документом учета по налогам и бухгалтерии. В случае налоговых проверок, на этот документ тоже может быть обращено внимание контролирующих структур.
В дополнение к маршрутному листу налоговики могут запросить и другую первичную документацию, в том числе проездные билеты, платежные документы с автозаправок и путевые листы.
Кроме того, контролеры сопоставят соответствие трудовых обязанностей сотрудников и их перемещений. Вряд ли вызовут вопросы поездки бухгалтера в банк или юриста в суд, поэтому такие тонкости тоже надо учитывать.
Маршрутный лист. Образец 2021
Если ваша профессия подразумевает разъездной характер работы, или же ваша деятельность насыщена командировками, то вы точно знаете, как заполнять образец маршрутного листа. Если вы столкнулись с этим документом впервые и нуждаетесь в советах или помощи – мы с радостью вам поможем в этой статье.
Кому нужен маршрутный лист
Постоянно имеют дело с таким типом документа люди, которые предоставляют услуги по доставке. И не важно, куда происходит доставка – по городу или в другой населенный пункт, шоферу нужно фиксировать каждую точку и трек перемещения между ними. Это же касается не только курьеров, торговых представителей, водителей автобусов, а и людей с совершенно иным родом занятий. Ведь отправить в командировку могут сотрудника отдела логистики, агента страховой или юридической компании для выполнения своих обязанностей непосредственно на месте происшествия.
Отличие маршрутного листа от путевого
Главным отличием является, конечно же, то, что путевой лист имеет определенную форму для заполнения, образец маршрутного листа составляется обычно в произвольной форме с соблюдением общих правил. Но есть и другие, немаловажные факторы, которые не следует путать:
— Сроки хранения. Один из этих документов (а именно – путевой) должен быть сохранен организацией на срок минимум 5 лет, тогда как второй тип фактически не нужен уже после первой внутренней проверки.
— Основание для выдачи. Путевая бумага выдается на все рабочие автомобили, а вот маршрутный – только при производственной необходимости, к тому же оформляется по одинаковому принципу как для легковых, так и для грузовых машин.
— Фиксация показателей количества горючего и километража. В путевом листе эти цифры должны быть указаны достоверно, а для маршрутного это вовсе не обязательно, и документ может не выдаваться при выполнении функций сотрудниками госорганов, оперативных или патрульных служб.
Как правильно оформить маршрутный лист
Образец маршрутного листа для водителя грузового автомобиля выглядит точно так же, как и для шофера легкового авто, более того, такой документ может быть оформлен и для поездки в общественном транспорте, или для передвижения на личном двухколесном транспорте. Это зависит от предпочтений работника или вынужденных обстоятельств. Главное, что правильно заполненный документ в итоге используется компанией для:
Маршрутный лист для водителя легкового автомобиля (да и для любого другого вида транспорта) составляется в двух экземплярах. Первый, естественно, остается в самого водителя, а второй он должен сдать в бухгалтерию по месту трудоустройства. Поскольку бумага используется во внутреннем документообороте фирмы, то и верификация печатью не обязательна.
Заполняем правильно
Итак, выше уже отмечалось, что строго шаблона нет, и фирмы составляют бумагу по своему собственному принципу, главное, чтоб были указаны все необходимые данные. На практике же образцы маршрутного листа для водителя почти идентичны, поэтому рассмотрим, как же его составляют большинство шоферов нашей страны.
По центру вверху пишется название документа и его номер (для внутреннего документооборота). Далее идут поочередно несколько строк с абзаца, в которых указывают населенный пункт и дату выдачи, полное имя сотрудника, в каждой отдельной строчке прописываются должность сотрудника и марка автомобиля, и под этим всем указывается цель поездки.
Следующая часть документа обычно состоит из таблицы, поскольку так легче всего представить такие данные:
— дата осуществления поездки
— адрес локации (точки прибытия)
— отметки о времени прибытия/отбытия
— подтверждающий документ
— сумма затрат
Заключительная часть документа состоит из двух строк внизу страницы, где идет текст с информацией о том, кто сдал бумагу (ФИО водителя и подпись), и о том, кто принял (ФИО бухгалтера и его подпись).
Порядок учета, хранения и уничтожения маршрутного листа
Такой тип бумаг редко подпадает под жесткую учетную политику компании и обычно сохраняется либо до подтверждения выполнения работы, либо до первой внутренней проверки, которая обычно наступает в конце квартала. В отдельных случаях (или же по желанию руководителя фирмы) может быть заархивирована на 5 лет, если нет больше других свидетельств о выполнении работ.
Маршрутный лист: назначение, бланк и образец
Маршрутный лист и путевой лист — два разных документа
Путевой лист — это документ, который используется для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Он составляется по требованию закона. Эксплуатация ТС без путевого листа в большинстве случаев запрещена. В частности, без путевого листа не допускается перевозка пассажиров и грузов. Перечень реквизитов и правила составления этого документа закреплены нормативно. А за его отсутствие полагается штраф.
Маршрутный лист — документ необязательный. Вопрос о введении его в свой документооборот компания решает добровольно, руководствуясь собственными целями и потребностями. Форму и реквизиты этого документа она тоже определяет сама. Путевой лист составляется только для транспортных средств, тогда как маршрутные листы могут выдаваться сотрудникам, перемещающимся на общественном транспорте, колесных средствах передвижения и даже пешком.
Путевым листам на нашем сайте посвящена целая подборка материалов. А в этой статье мы подробнее расскажем о маршрутном листе. И конечно, далее вы сможете бесплатно скачать бланк и образец маршрутного листа.
Кто и для чего использует маршрутные листы
Оформление маршрутных листов в организации может преследовать разные цели. Как правило, их составляют:
Основными «пользователями» этих документов являются:
Является ли маршрутный лист подтверждением расходов на оплату проезда по платным автодорогам? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать мнение экспертов.
Может работать с маршрутными листами и другой персонал.
Маршрутный лист для водителя или курьера: бланк и образец
Как мы уже говорили выше, официально утвержденной формы маршрутного листа нет. Перечень обязательных реквизитов для этого документа также отсутствует. Поэтому каждая компания делает его под себя, включая именно те строки и графы, которые обеспечат достижение соответствующей документарной цели.
ВАЖНО! Если маршрутный лист используется для бухгалтерско-налоговых целей, он обязательно должен содержать все реквизиты первичного учетного документа, которые установлены ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.20211 № 402-ФЗ.
Обычно в состав реквизитов маршрутного листа включают следующие.
Далее следует таблица, описывающая маршрут, с указанием:
В заключительной части маршрутного листа целесообразно указывать дату и время его выдачи и проставлять подписи работников, выдавшего и получившего документ.
Скачать бланк и образец маршрутного листа можно бесплатно, кликнув по картинке ниже.
Итоги
Составлять или нет маршрутный лист, организация решает сама. Жестких требований ни к наличию, ни к форме этого документа в законе нет. Если вы решите, что вам такой документ необходим, то знаете, где можно найти бланк, отвечающий всем потребностям, независимо от того, оформляется этот документ для внутренних целей или для бухгалтерии.
Что нужно знать про маршрутный лист водителя
Назначение маршрутного листа водителя
В путевом листе (ПЛ) должен быть обязательно указан маршрут следования автомобиля. Причем, маршрут прописывают по каждому пункту следования ТС. Бывает так, что в ПЛ просто заканчивается место для указания маршрутов следования. Поэтому маршрутный лист выступает дополнением или продолжением путевого листка.
Часто в госструктурах к путевому листу делают маршрутный лист, чтобы контролировать поездки госслужащих. А частные компании используют маршрутный лист в качестве «путеводителя» или задания для водителя. Этот документ позволяет:
Бланк маршрутного листа водителя
Действующее законодательство не предусмотрело обязательное заполнение маршрутного листа для водителя. Поэтому форму данного документа каждая компания разрабатывает сама на свое усмотрение.
При разработке формы маршрутного листа работодатель исходит прежде всего из целей, которые он хочет достичь заполнением этого документа.
Так, в маршрутном листе, помимо основной информации о первичном документе (дата и номер), можно указать дополнительную:
Данный образец маршрутного листа водителя вы можете дополнить информацией в зависимости от потребностей и использовать в работе.
Отличие путевого листа от маршрутного
Есть специалисты, в том числе в контролирующих органах, которые не видят отличий между путевым и маршрутным листами. В некоторых письмах ведомств маршрутный лист ставят в скобки после путевого листа, обозначая тем самым аналогию. Между тем, это совсем разные документы. Схожее у них может быть только одно – в обоих заполняют маршрут следования.
Как было сказано выше, путевой лист – обязательный документ. Его форма утверждена Минтрансом для легковых, грузовых автомобилей, самоходных машин, подъемных кранов и т. п. Составление же маршрутного листа водителя – дело добровольное. Он может не содержать информацию о расходе ГСМ и показаниях спидометра во избежание дублирования информации.
Разработанную форму маршрутного листа водителя надо утвердить в приказе об учетной политике. Возможно также утвердить его форму или включить в альбом первичных учетных документов отдельным приказом. Либо подготовить отдельные приказы по видам деятельности. Например, документы по работе на грузовом транспорте, при пассажирских перевозках и т. д.
Итоги
Маршрутный лист отличается от путевого листа и не обязательно дополняет последний. Заменить путевой лист маршрутный лист не может в любом случае.
В этой публикации у вас есть возможность скачать маршрутный лист водителя для использования в работе.
Составление маршрутного листа для водителя
Составление маршрутного листа для водителя и других сотрудников производится в свободной форме, которую разрабатывает сама организация. Примерный бланк этого документа, а также готовый образец, на который можно ориентироваться, инструкция по составлению представлены ниже.
Бланк маршрутного листа (word)
Путевой лист легкового автомобиля — форма 3 (word)
Форма 6 (word)
Образец формы № ПЛ-1 (word)
Назначение документа
Маршрутный лист имеет важное значение не только с точки зрения памятки по схеме движения в ту или иную точку. Этот документ выполняет несколько функций:
Оформляется маршрутный лист не только для водителя, но и для всех остальных штатных и нештатных сотрудников, которые принимают участие в выполнении служебной задачи, связанной с поездкой по городу:
Условно можно выделить также группу командированных работников, которые ездят с определенными задачами, но пользуются при этом собственными автомобилями. В некоторых случаях вся их работа предполагает в основном разъездной характер. Однако форма документа от этого не меняется – для них заводится маршрутный лист точного такого же образца.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Как правило, форма маршрутного листа разрабатывается в учетной политике организации, после чего для удобства все работники пользуются единым образцом.
Бланк маршрутного листа 2021
Вне зависимости от категории служащих форма составления маршрутного листа одинакова как для водителя, так и для всех остальных сотрудников. Единого утвержденного бланка не существует, поэтому каждая организация может разработать собственный шаблон и воспользоваться формой, приведенной ниже в качестве примера.
Документ содержит следующие разделы:
Пример заполненного маршрутного листа
Пример реального документа, составленного на водителя для доставки товаров по заявкам приведен ниже.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поездки оформляются в хронологическом порядке. Сам документ всегда составляется в двух одинаковых экземплярах, на каждом из которых сотрудники ставят рукописные подписи. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а другой остается на руках водителя или другого сотрудника.
Как оформляются
Наряду с заполнением самого документа правильное оформление маршрутных листов состоит из следующих этапов:
Сроки хранения
Обязанность хранить маршрутный лист остается на уполномоченном сотруднике – чаще всего это главный бухгалтер. Что касается сроков хранения, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, требование Министерства транспорта (Приказ №152) гласит, что такой документ организация должна хранить не менее 5 лет, после чего по желанию может продолжать хранение или уничтожить его.
С другой стороны, если документ является единственной бумагой, которая подтверждает факт того, что труда водителя или другого сотрудника характеризуется определенной опасностью, вредностью или тяжестью (например, перевоз опасных грузов), срок его хранения увеличивается как минимум на 70 лет – т.е. оригиналы бумаг нужно хранить в течение 75 лет.
Таким образом, маршрутный лист любого образца должен сохраняться в оригинале в течение минимально 5 лет, а в некоторых случаях срок увеличивается – 75 лет.
На что обратить внимание при оформлении
Поскольку организация сама вправе выбирать, как оформить маршрутный лист, какой применить образец в том или ином случае, то особенных требований к заполнению бланка не предъявляется. Тем не менее, следует обратить внимание на несколько нюансов:
Путевой лист: образец 2021 и правила его заполнения
В отличие от маршрутного, форма путевого листа утверждена официально. Причем существует четкая классификация в зависимости от типа автомобиля, на котором совершается перевозка:
Некоторые наиболее распространенные образцы приводятся ниже.
Форма 3
Это самый распространенный вариант – в этом случае нужно учесть расходы топлива легкового автомобиля (чаще всего служебного, но иногда и личного).
Документ состоит из общей части (сведения об организации, водителе и легковом автомобиле), учет времени выезда из гаража и заезда обратно, отметки в пути и графы, где фиксируется расход топлива.
Форма ПЛ-1
Если же легковой автомобиль находится в собственности индивидуального предпринимателя, и он сам или его сотрудник совершают служебную поездку, форма несколько меняется. Здесь, в частности, включается поле для подписи медработника, который совершил осмотр и разрешил выход водителя в линию.
В поле «гаражный номер» нужно вписать номер только в том случае, если в собственности ИП (служебный парк) содержится одновременно несколько машин. Если же автомобиль один, поле остается пустым.
Форма 3 спец
Эта форма специально разработана для тех случаев, когда водителя работают на легковых или грузовых автомобилях специального назначения, например:
Форма 6
Если требуется отследить перемещение и расход топлива на автобусе, предназначенном для городских или пригородных перевозок, используется форма 6. В данном случае документ приобретает особое значение, поскольку именно он является основой для начисления зарплаты водителю, работающему по сдельной системе.
Таким образом, если маршрутный лист содержит просто указание о точках передвижения водителя и транспортных расходах, то в путевом содержатся сведения о состоянии автомобиля, данные об учете горючего.
