Образец приказа о закреплении ТС за сотрудником
Приказ о закреплении автомобиля за сотрудником — это распоряжение руководства о возложении на работника ответственности за эксплуатацию и техническое состояние конкретного транспортного средства.
Обязателен ли документ
Кто и как оформляет приказ о закреплении ТС
Оформление доверяют любому работнику, имеющему представление о правилах работы с распорядительной документацией. Закон не регламентирует ни процедуру прикрепления, ни форму документа. Оформляют бумагу по общим правилам. Указывают:
Что касается оформления текста, есть нюансы. Под свою ответственность работник принимает транспортное средство по акту. В нем указывают техническое состояние авто и его содержание (опись) на момент приемки. Отсюда два варианта оформления документа:
И в том, и в другом случае обязательно указывают ответственное лицо за эксплуатацию транспортного средства и идентифицируют авто, чтобы было понятно, о какой машине идет речь. Поскольку оформление документа не регламентировано, допускается добавление и другой информации (о порядке передачи ТС другому лицу, порядке ведения журналов учета, сообщений о неисправностях и др.). Ниже приведены образцы, как это сделать.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, с кого взыскивать убытки по ДТП: с водителя или организации — собственника ТС. Используйте эти инструкции бесплатно.
Образец документа
Вот пример приказа о закреплении автомобилей за сотрудниками организации, когда акт оформляется отдельно:
А вот образец совмещения приказа и акта в одном документе:
Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»
456789, Россия, субъект РФ, просп. Замечательный, д.1
тел./факс (812) 545-2121; 493-0787
ИНН 1234567890; КПП 121001001; ОКПО 90100101; ОГРН 2323454567001
14.01.2021 Субъект РФ
О закреплении транспортного средства за водителями
В целях обеспечения безопасности дорожного движения, соблюдения охраны труда, техники безопасности, контроля за работой автотранспорта ООО «Ppt.ru»
Техническое состояние автомобиля, составленное начальником гаража Зубаревым И.Д. и механиком Андреев И.Ю., находится в следующем состоянии:
Водителям Сидорову А.Г., Иванову А.И., Карпову И.П. передается запасное колесо (R 15), комплект инструментов для ремонта (приложение №1), аптечка (приложение № 2).
Директор Петров /Петров П.П./
Начальник гаража Зубарев Зубарев И.Д.
Механик Андреев Андреев И.Ю.
Ознакомлен, автомобиль принял, с техсостоянием и укомплектованностью согласен:
Водитель Сидоров А.Г. Сидоров А.Г.
Срок хранения
Документ хранится в течение всего срока действия вместе с аналогичными документами. Потом передается в архив на 5 лет, после чего подлежит уничтожению.
Назначение легкового автомобиля для учреждения
(1).jpg "назначение легкового автомобиля для учреждения")
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
Обязана ли организация, использующая легковые автомобили исключительно для перевозки своих сотрудников (менеджеров компании и т.п.) и небольших грузов для собственных нужд, соблюдать все требования, установленные ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»?
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Широков Сергей
Ответ прошел контроль качества
Транспортные средства в организации
Не секрет, что у перевозчиков автотранспорт является главным активом, приносящим прибыль. Поэтому неудивительно, что ему уделяется так много внимания, в том числе и на страницах журнала. Детальное рассмотрение всех нюансов приобретения, эксплуатации и выбытия транспортных средств в организации, конечно, полезно. Но иногда бухгалтеру и не обязательно глубоко копать, а нужно лишь знать, как отразить сущность операции. Поэтому редакция журнала открывает рубрику, посвященную бухгалтерскому учету транспортных средств, в которой будет акцентировано внимание на основных бухгалтерских записях.
Транспортные средства в организации.
Виды приобретения ТС.
Автомобиль для осуществления коммерческой деятельности может быть приобретен (получен) следующими способами:
В каждой из перечисленных ситуаций бухгалтеру нужно решить ключевые (базовые) вопросы: ставить или не ставить на баланс ТС, при положительном ответе – как оценить актив и какие затраты включить в его стоимость. Только после этого операция отражается на счетах бухгалтерского учета в стоимостной оценке. Все это описать сложно и достаточно трудоемко, поэтому сформулируем основные выводы и дадим проводки без цифр.
Приобретение по договору поставки.
Приобретение за счет собственных средств. Пожалуй, это самый простой вариант.
Корреспонденция счетов при обычной покупке ТС будет следующей:
Отражено приобретение ТС по договору плюс регистрация
Отражен предъявленный поставщиком НДС*
ТС введено в эксплуатацию в составе ОС
Произведены расчеты с поставщиком и иными контрагентами
* Налог может быть либо поставлен к вычету (Дебет 68 Кредит 19), либо включен в стоимость ТС (Дебет 08 Кредит 19) (по облагаемым либо необлагаемым операциям).
Приобретение по системе trade-in. Данный вариант подразумевает обмен подержанного автомобиля с доплатой на новый автомобиль. Перевозчик как лицо, передающее менее ценное имущество, обязан доплатить разницу в ценах, указанную в договоре с автосалоном, который предлагает данный вид обмена ТС. При обмене автомобиля в бухгалтерском учете транспортных средств нужно отразить доходы и расходы от выбытия старого автомобиля и расходы на приобретение и стоимость нового автомобиля.
Правила определения доходов, расходов при исполнении обязательств неденежными средствами прописаны в п. 6.3 ПБУ 9/99 «Доходы организации», ПБУ 10/99 «Расходы организации», а также в п. 11 ПБУ 6/01. Суть их в рассматриваемой ситуации сводится к тому, что основные стоимостные данные следует взять из договора, в котором должны быть указаны цена нового автомобиля, оценка старого ТС, идущего в зачет, разница, которую нужно доплатить. Не указывается остаточная стоимость прежнего автомобиля, списываемая при обмене ТС, плюс возможные расходы на предпродажный ремонт.
В бухгалтерском учете транспортных средств сделка по обмену автомобилей по схеме trade-in отражается посредством двух встречных реализаций ТС с последующим зачетом взаимных требований и доплатой в цене. Это не противоречит сущности хозяйственной операции и к тому же отвечает оформлению договорных отношений двумя договорами купли-продажи.
Корреспонденция счетов при обмене транспортных средств в организации по системе trade-in будет следующей:
Передача бывшего в употреблении ТС
Отражена передача старого авто как реализация
Начислен НДС с передачи ТС
Списана остаточная стоимость ОС
Приобретение нового автомобиля
Отражено поступление нового ТС
Показан предъявленный НДС
Автомобиль введен в эксплуатацию
Расчеты по обязательствам
Произведен зачет взаимных обязательств сторон
Доплачена разница в цене автомобилей
Автосалон может взять прежнее ТС на комиссию с условием, что если авто будет продано, то часть средств будет возвращена его владельцу. В таком случае сначала придется отразить приобретение нового ТС с уплатой его стоимости, а затем реализацию прежнего автомобиля с последующим получением за него денежных средств.
Приобретение с привлечением бюджетных средств. В таком случае есть два источника финансирования: собственные средства и средства целевого финансирования. Это влияет главным образом на расчеты сторон по договору (перевозчику меньше платить), но не затрагивает квалификацию ТС как объект ОС и его первоначальную стоимость (уплачиваемую по договору с поставщиком сумму плюс иные затраты для приведения автомобиля в состояние, пригодное для использования по назначению).
В отношении целевого финансирования нужно знать несколько основных правил, установленных ПБУ 13/2000 «Учет государственной помощи».
Во-первых, можно выбрать один из двух способов отражения целевого финансирования (п. 7 ПБУ 13/2000):
Во-вторых, целевые средства п. 4 ПБУ 13/2000 разделяются на предназначенные:
В-третьих, целевые средства на капитальные расходы по приобретению внеоборотных активов, включая ТС, списываются систематически на протяжении срока их полезного использования (как правило, в течение срока амортизации) (п. 9 ПБУ 13/2000). При этом само финансирование учитывается в качестве доходов будущих периодов при вводе объектов в эксплуатацию, после чего списывается на прочие доходы в течение срока полезного использования имущества одновременно с начислением амортизации.
Корреспонденция счетов при покупке ТС с использованием бюджетных средств такая:
Получены бюджетные средства для частичного финансирования
НДФЛ при использовании служебного транспорта
Письмо Министерства финансов РФ №03-04-05/80658 от 21.10.2019
Расходы на содержание служебного транспорта при налогообложении прибыли относятся к прочим расходам. Для признания расходов они должны быть (п. 1 ст. 252 НК РФ):
произведены в целях получения дохода.
НДФЛ у водителя
Если сотрудник использует автомобиль фирмы для служебных поездок, дохода, облагаемого НДФЛ, у него нет. Ведь он оказывает транспортные услуги организации, а не самому себе.
То, что автомобиль используется в служебных, производственных целях, для управленческих нужд должно следовать из имеющихся в организации документов.
Такими документами могут быть должностная инструкция сотрудника, договоры с поставщиками, покупателями, заказчиками, акты о показаниях спидометров и т.д. (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 30.01.2009 № 19-12/007413@).
Однако главным документом, который подтверждает использование автотранспорта в производственных целях, является путевой лист. Еще в письме от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 Минфин указал, что реквизиты путевого листа являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Это утверждение неоднократно подтверждали суды (см. например, постановление АС Московского округа от 08.04.2015 № Ф05-3450/15 по делу № А40-108772/2014).
Документ двойного назначения
На основании путевого листа предприятие выпускает транспортное средство со своей территории для выполнения работ или оказания транспортных услуг. Одновременно путевой лист является первичным документом, так как содержит учетные данные, необходимые для бухгалтерского и налогового учета.
Это говорит о том, что путевой лист является документом двойного назначения. Поэтому и заполнять этот документ нужно так, чтобы его можно было предъявить:
Таким образом, путевые листы в целом подтверждают экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта. Для этого он должен быть оформлен по всем правилам.
Обязательные реквизиты
Приказом Минтранса РФ № 152 от 18.09.2008 (далее – Приказ № 152) утвержден порядок заполнения и состав реквизитов путевых листов. Форма типового бланка путевого листа этим приказом не установлена. Ее можно разработать и утвердить самостоятельно. Но обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов должны применять все юрлица и ИП, эксплуатирующие транспортные средства.
Документ считается действительным только при наличии обязательных реквизитов, указанных в Приказе № 152.
название путевого листа с указанием на тип автомобиля: «Путевой лист легкового автомобиля», «Путевой лист автобуса» и т.п.;
номер путевого листа и указание на срок его действия. Номер проставляют в заголовке документа и указывают в хронологическом порядке;
сведения о типе (легковой, грузовой и т.д.), марке и модели автомобиля;
государственный номер автомобиля;
показания одометра при выезде и заезде автомобиля, а также дата выезда-заезда;
ФИО и подпись сотрудника, ответственного за указание показаний одометра и даты перемещения транспортного средства;
сведения о водителе транспортного средства. Если водителей в период действия путевого листа несколько, можно оформить на каждого из них отдельный путевой лист. Если в течение смены водитель совершает несколько рейсов, лист нужно оформлять до начала первого рейса;
отметка о предрейсовых и послерейсовых медицинских освидетельствованиях водителя, подпись, штамп и данные медработника, ответственного за их проведение;
информация о предрейсовом техническом осмотре транспортного средства, и сведения о механике (ФИО, подпись, замечания), его осуществившем.
С налоговой точки зрения путевые листы могут подтверждать расходы только в том случае, если они составлены в порядке, установленном приказом № 152.
Соответственно, если в путевом листе не содержатся какой-либо обязательный реквизит, налоговики, скорее всего, сочтут, что путевой лист оформлен с нарушением установленных требований, не отвечает пункту 1 статьи 252 НК РФ и не может являться документальным подтверждением расходов.
Дополнительные реквизиты
Обязательность реквизитов не позволяет исключать их из состава формы.
В то же время дополнительные реквизиты в форму путевого листа можно вносить. Это нужно при расчете налога на прибыль в случаях, если такие сведения необходимы для подтверждения расходов организации (ИП) с учетом специфики перевозок.
Обратимся к письму Министерства транспорта РФ от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ис, посвященному вопросу заполнения путевых листов, а именно к указанию маршрута.
С точки зрения безопасности дорожного движения информация о маршруте в путевом листе не является обязательной. Но она нужна для подтверждения налоговых расходов компании.
Минтранс уточнил, что в путевом листе следует отражать детализированный маршрут перевозки для целей подтверждения транспортных расходов. Это подкрепляет позицию налоговиков. Без информации о маршруте следования расходы не подтвердить. Ведь отсутствие маршрута не позволяет доказать использование автомобиля в служебных целях. Это подтверждается многочисленными судебными спорами, проигранными налогоплательщиками (см. постановление АС Московского округа от 08.04.15 № А40-108772/14, постановление АС Поволжского округа от 02.12.16 № Ф06-15152/2016).
А ВАС РФ в определении от 30.08.13 № ВАС-11880/13 был конкретен. Он указал, что в путевом листе необходимо указывать информацию о месте следования автомобиля, а не использовать в путевом листе формулировку «по городу», которую многие нередко используют, в том числе и для экономии времени.
Поделиться
Распечатать
НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
Электронная версия популярного журнала
Новые документы с комментариями экспертов. Журнал помогает бухгалтерам разбираться в значениях и смыслах новых документов по учету и налогам.
Назначение и классификация автомобилей
Автомобили служат для быстрого перемещения грузов, пассажиров, установленного оборудования по различным типам дорог и участкам местности. Для удовлетворения разнообразных транспортных и производственных потребностей заводы автомобильной промышленности выпускают различные типы автомобилей, которые можно классифицировать по двум основным признакам: назначению и проходимостью. По назначению автомобили делятся на грузовые, пассажирские и специальные.
Грузовые автомобили, в свою очередь, подразделяются на автомобили общего назначения и специализированные. Автомобили общего назначения применяются для перевозки всех видов грузов, кроме жидких, они имеют грузовую платформу с откидывающимися одним или несколькими бортами. Такие автомобили, поставляемые в армию, приспособлены также для перевозки людей (имеют на платформе скамейки, тент) и буксировки прицепов; в таком случае они называются грузовыми автомобилями многоцелевого назначения.
Специализированные грузовые автомобили приспособлены для перевозки определенного вида грузов. К ним относятся автомобили-самосвалы, автомобили-цистерны, контейнеровозы, панелевозы, автомобили для перевозки скота и т.п.
В зависимости от полной массы, т.е. массы самого автомобиля и массы перевозимого груза, все грузовые автомобили делятся на семь классов (см. табл. 1).
Пассажирские автомобили подразделяются на легковые и автобусы. Легковыми называют автомобили, вмещающие не более 8 человек, включая водителя; автобусами называют пассажирские автомобили, вмещающие более 8 человек.
Легковые автомобили по рабочему объему двигателя в литрах делятся на четыре класса (см. табл. 1). Каждый класс имеет свое наименование: особо малый, малый, средний и большой. Выпускаются также автомобили высшего (пятого) класса, для которых рабочий объем двигателя не регламентируется.
По проходимости автомобили делятся на три группы; обычной (дорожной) проходимости, повышенной и высокой проходимости. Первые из них предназначены для движения, главным образом по дорогам. Автомобили повышенной проходимости могут двигаться по дорогам и отдельным участкам местности. Автомобили высокой проходимости способны перемещаться по дорогам и вне дорог.
Основным оценочным параметром проходимости автомобиля является его колесная формула (4×2,4×4,6×4,6×6,8×8), в которой первая цифра показывает общее число колес (не считая запасного), а вторая-сколько из них ведущих. Ведущим называется колесо, к которому подводится крутящий момент от двигателя.
Автомобили со всеми ведущими колесами называются полно приводными, к ним относятся автомобили повышенной и высокой проходимости.
Кроме деления автомобилей по назначению и проходимости различают также одиночные автомобили и автопоезда, состоящие из автомобиля-тягача и прицепа (прицепов) или полуприцепа. Автопоезда могут быть прицепные и седельные. Последние состоят из седельного автомобиля-тягача и полуприцепа.
Большинство автомобилей создаются для эксплуатации в районах умеренного климата. На их базе могут выпускаться автомобили, приспособленные к эксплуатации в условиях холодного (северного) или жаркого (тропического) климата.
Таким образом, обозначение Урал-4320 означает, что это двадцатая модель грузового бортового автомобиля четвертого класса общей массой до 14 т, выпускается Уральским автомобильным заводом.
Некоторые автомобили, например ЗИЛ-131, выпуск которых начался еще до введения принятого сейчас обозначения, имеют свое цифровое обозначение, принятое самим заводом-изготовителем.
