Автомобиль в компании: принимаем к учету
Покупка авто в организации
Как новые, так и бывшие в употреблении автомобили приобретают по договору купли-продажи. Если организация покупает транспортное средство у юридического лица, то необходимо оформить счет-фактуру и накладную. Кроме того, нужно оформить акт приема-передачи. Можно использовать форму № ОС-1 или свободную. Кто будет составлять акт (продавец или покупатель) зависит от того, новая машина или нет.
На новые автомобили продавец выписывает накладные, но акт по форме № ОС-1 не составляет, поэтому его нужно будет заполнить самостоятельно.
Если же компания приобрела б/у автомобиль у другой организации, то акт должен составить продавец, включив туда не только данные бухучета, но и сведения, необходимые для расчета амортизации в налоговом учете: амортизационную группу, срок полезного использования и фактический срок эксплуатации.
Вместо отдельного акта продавец вправе выдать УПД. В этом случае нужно попросить дополнительно указать амортизационную группу, срок полезного использования, а также фактический период эксплуатации в универсальном документе. Без них придется устанавливать срок полезного использования, как по новым авто, а это невыгодно.
Далее нужно открыть инвентарную карточку по форме № ОС-6. Образцы бланков ОС-1 и ОС-6 можно найти в Постановлении Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7.
Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие торговлю транспортными средствами в предусмотренном законодательством РФ порядке, не регистрируют транспортные средства, предназначенные для продажи.
Оформление автомобиля
Приобретенное транспортное средство отражается в бухгалтерском учете по первоначальной стоимости, включающей все фактические затраты, связанные с покупкой: сумму, уплаченную поставщику; посреднические вознаграждения; оплату информационных и консультационных услуг; прочие расходы, связанные с приобретением ТС (п. 8 ПБУ 6/01).
Затраты на приобретение ОС отражаются по дебету счета 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчет 08-4 «Приобретение объектов основных средств», в корреспонденции с кредитом счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Сформированная первоначальная стоимость объекта списывается со счета 08, субсчет 08-4, в дебет счета 01 «Основные средства» (Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).
Госпошлину за регистрацию машины в ГИБДД лучше включить в первоначальную стоимость машины как в налоговом, так и в бухгалтерском учете. Такие разъяснения есть в письме Минфина России от 29.09.2009 № 03-05-05-04/61. Если списать пошлину единовременно как прочие расходы, то налоговая может обвинить компанию в занижении налога на прибыль. Так как, включив пошлину в первоначальную стоимость автомобиля, компания списывала бы этот расход дольше, через амортизацию.
В случае, если автомобиль взяли в кредит, то проценты по кредиту не надо включать в первоначальную стоимость. Их можно учесть в расходах отдельно, как проценты по любым другим долговым обязательствам.
Входной НДС, предъявленный продавцом, тоже не входит в первоначальную стоимость машины. Если организация примет к вычету НДС до регистрации авто в ГИБДД, то существует риск того, что налоговые органы откажут в вычете. Судебная практика по данному вопросу сложилась в пользу налогоплательщиков, но во избежание спора с контролирующими органами целесообразно принимать НДС к вычету после регистрации автомобиля в ГИБДД.
Начисление амортизации
Начисление амортизации по приобретенному ТС начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем принятия его к бухгалтерскому учету (п. 21 ПБУ 6/01). В налоговом учете — с 1-го числа месяца, следующего за месяцем ввода машины в эксплуатацию (п. 4 ст. 259 НК РФ). Расчет годовой суммы амортизационных начислений производится линейным способом на основании первоначальной стоимости объектов и нормы амортизации, определенной исходя из срока их полезного использования.
Установленный срок полезного использования для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя свыше 3,5 литра и высшего класса составляет от 7 до 10 лет включительно (коды 15 3410130 — 15 3410141, для остальных легковых автомобилей — от 3 до 5 лет включительно (код 15 3410010).
Срок полезного использования для грузовиков
| Автомобиль | Срок полезного использования (код ОКОФ) |
|---|---|
| Автомобили грузоподъемностью до 0,5 тонны | Свыше 3 до 5 лет включительно (код 15 3410191) |
| Автомобили грузоподъемностью свыше 0,5 до 5 тонн включительно, дорожные тягачи для полуприцепов (бортовые, фургоны, автомобили-тягачи, автомобили-самосвалы) | Свыше 5 до 7 лет включительно (код 15 3410020) |
| Автомобили грузоподъемностью свыше 5 тонн | Свыше 7 до 10 лет включительно (коды 15 3410195 — 15 3410197) |
| Автомобили-тягачи седельные | Свыше 7 до 10 лет включительно (коды 15 3410210 — 15 3410216) |
Совет: Выберите минимальный срок использования, чтобы не растягивать амортизацию машины, а, наоборот, быстрее списать расходы на ее покупку
Что делать, если вы приобрели б/у авто и в учете продавца он полностью самортизирован?
Тогда срок использования можно установить самостоятельно. Его может определить технический специалист исходя из состояния автомобиля. Не стоит устанавливать короткий срок, чтобы списать стоимость автомобиля быстрее. Если компания будет эксплуатировать машину несколько лет, то при проверке налоговая признает расчет амортизации неверным, а налог заниженным.
Пример
Согласно ОКОФ срок полезного использования автомобиля составляет 5 лет. Первоначальная стоимость легкового автомобиля — 500 650 руб. Годовая норма амортизации равна 20% (100% / 5 лет). Годовая сумма амортизации составляет 100 130 руб. (500 650 руб. x 20%), соответственно месячная — 8344,16 руб. (100 130 руб. / 12 мес.).
В бухгалтерском учете производятся следующие записи:
Если организация приобрела автомобиль, бывший в эксплуатации, то в налоговом учете согласно п. 12 ст. 259 НК РФ срок полезного использования определятся как разность нормативного срока эксплуатации объекта и срока его фактической эксплуатации. В бухгалтерском учете также можно использовать данный метод для определения срока полезного использования автомобиля. Иными словами, организация может учесть срок полезного использования имущества, в течение которого оно принадлежало предыдущему владельцу.
При расчете налога на прибыль перенос расходов на приобретение автомобиля возможен через амортизацию с применением линейного или нелинейного метода (ст. 259 НК РФ). Делая выбор, бухгалтер должен определить, что важнее: уменьшить налоговую базу по прибыли или упростить себе работу.
Как оформить ОСАГО бухгалтеру
Договор обязательного страхования обычно заключается на один год и в дальнейшем продлевается. Поскольку расходы по страхованию относятся к нескольким периодам, то они отражаются в бухгалтерском учете на счете 97 «Расходы будущих периодов» и их равномерно списывают в течение срока действия договора.
Для целей налогообложения расходы на ОСАГО владельцев транспортных средств включаются в состав прочих расходов в пределах утвержденных тарифов (п. 2 ст. 263 НК РФ).
Для организаций, которые применяют метод начисления, порядок списания расходов указан в п. 6 ст. 272 НК РФ. Если договор заключен на срок, равный отчетному периоду или меньше его, затраты признаются в том отчетном периоде, в котором были оплачены страховые взносы. Когда по условиям договора страхования предусмотрена оплата страхового взноса разовым платежом за срок более одного отчетного периода, то он признается в расходах равномерно в течение срока действия договора.
При использовании кассового метода страховые взносы можно исключить из налогооблагаемой прибыли в тот день, когда они перечислены страховщику (п. 3 ст. 273 НК РФ).
Транспортный налог на авто в компании
По транспортному налогу в течение года нужно перечислять авансовые платежи, если они установлены в региональном законе.
Если компания приобрела и поставила на учет в ГИБДД автомобиль в III квартале, то может потребоваться перечислить аванс. Его рассчитывают исходя из мощности двигателя по данным паспорта транспортного средства. Кроме того, нужно учесть коэффициент, равный числу полных месяцев, в течение которых автотранспорт зарегистрирован на компанию, деленному на количество месяцев в отчетном периоде (п. 3 ст. 362 НК РФ). При этом месяц регистрации автотранспорта считается полным месяцем.
По итогам года налог надо заплатить в инспекцию за вычетом авансовых платежей. При расчете налога на прибыль авансовые платежи и сумму транспортного налога учитывайте в составе прочих расходов (подп. 1 п. 1 ст. 264 НК РФ).
Авансовые платежи рассчитывают без учета повышающих коэффициентов для дорогостоящих автомобилей (письмо Минфина России от 11.04.2014 № 03-05-04-01/16508). Эти коэффициенты применяют только по итогам года. Отчетность по транспортному налогу сдают не позднее 1 февраля (п. 3 ст. 363.1 НК РФ). Расчеты налога за квартал составлять не нужно.
Если транспорт зарегистрирован на обособленное подразделение, налог необходимо перечислять по местонахождению этого подразделения (п. 5 ст. 83 НК РФ).
Покупка авто премиум-класса: как обосновать расходы?
Налоговый риск дорогостоящих активов — это снятие расходов по налогу на прибыль и отказ в вычетах по НДС.
Как обосновать расходы для избежания претензий проверяющих?
1. Обосновываем деловую цель.
Для этого готовим Локальный нормативный документ (например, положение об использовании служебного транспорта) и Приказ за подписью руководителя, в котором:
о приобретении автомобиля
г. Москва «__» _____ 2020 года
1. В целях поддержания делового имиджа и репутации Компании «Н» приобрести легковой автомобиль бизнес-класса марки _____________.
Автомобиль необходим для поездок генерального директора ___________ на переговоры, деловые встречи и подписание контрактов с заказчиками. Средняя продолжительность поездки составляет ______ часов день. Для обеспечения комфортных условий, автомобиль должен быть оборудован __________________________.
2. Ответственным за приобретение автомобиля назначить ведущего специалиста отдела хозяйственных операций ______________________.
3. После приобретения автомобиль передать в пользование на срок ______ генеральному директору Компании «Н» на основании акта приема-передачи автомобиля.
4. Генеральному директору __________________ обеспечить использование автомобиля исключительно в деловых целях, указанных в настоящем Приказе и в соответствии с Положением «Об использовании служебного автотранспорта».
5. Ответственным за исполнение настоящего Приказа назначить _____________.
6. Контроль за исполнением настоящего Приказа возложить на главного бухгалтера Компании «Н» _________________.
Генеральный директор Компании «Н» _______________
С Приказом ознакомлены:
2.Подписываем с ответственным сотрудником Акт приема-передачи автомобиля
3. Доказываем, что автомобиль используется в производственной деятельности. Для этого:
Как правильно учесть дополнительные расходы на автомобиль?
Многие автомобили, числящиеся на балансе организаций, оборудованы различными полезными устройствами: сигнализация, навигационное оборудование, автомагнитола, видеорегистратор, кондиционер, тонировка стекол и т.д.
Если автомобиль на момент приобретения уже был доукомплектован, то затраты на дополнительное оборудование включаются в его первоначальную стоимость.
Согласно п.7 ПБУ 6/01 «Учёт основных средств» основные средства принимаются к бухгалтерскому учёту по первоначальной стоимости.
А первоначальной стоимостью основных средств, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, сооружение и изготовление, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).
Для налогового учета первоначальная стоимость основного средства определяется как сумма расходов на его приобретение сооружение, изготовление, доставку и доведение до состояния, в котором оно пригодно для использования, за исключением налога на добавленную стоимость и акцизов.
Далее списание на расходы идёт через амортизацию.
Итак, какие доводы и аргументы должна привести компания в случае предъявления претензий налоговым инспектором?
Сигнализация
ГЛОНАСС или GPS навигация
4. Лицензионными требованиями при осуществлении деятельности по перевозке пассажиров являются:
ж) использование лицензиатом транспортных средств, оснащенных в установленном порядке аппаратурой спутниковой навигации ГЛОНАСС или ГЛОНАСС/GPS.
Организации, которые не обязаны быть укомплектованы навигационным оборудованием, могут аргументировать свои расходы тем, что данное оборудование помогает водителю правильно построить маршрут, быстрее доехать до пункта назначения, тем самым сэкономив и время, и топливо.
Автомагнитола
ФАС Московского округа в Постановлении от 10.10.2008г. №КА-А40/8775-08 установил, что оборудование автомобилей автомагнитолами с колонками направлено на психологическую разгрузку водителей общества, и повышает их работоспособность и производительность труда.
ФАС Северо-Кавказского округа в Постановлении от 01.06.2011г. №А53-15050/2010 применив статьи 250, 252 НК РФ, посчитал, что расходы на приобретение автомагнитол и автоколонок являются расходами, связанными с охраной труда, и подлежат учету при исчислении налога на прибыль на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Следовательно, расходы на приобретение автомагнитол, автоколонок связаны с производственной деятельностью налогоплательщика и отвечают критериям, определенным статьей 252 НК РФ.
Кондиционер
Тонировка стекол
При тонировке стекол автомобиля надо помнить, что светопропускание ветрового стекла и стекол, через которые обеспечивается передняя обзорность для водителя, должно составлять не менее 70%.
За данное нарушение предусмотрен штраф в размере 500,00 рублей (ст.12.5 КоАП РФ).
Газобалонное оборудование
Видеорегистратор
Уменьшая налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на затраты по установке дополнительного оборудования в автомобиль, организация должна умело привести доводы, обосновывающие данные расходы.
Алгоритм покупки автомобиля в организацию
Организации не всегда приобретают автомобили в автосалонах. Нередко продавцами выступают другие организации или физлица. При совершении такой сделки рекомендуем действовать по алгоритму.
Шаг 1. Проверяем продавца
Заключение договора с ненадежным продавцом может повлечь ряд негативных последствий. Например, получив деньги он может не передать или передать не в срок автомобиль, неправильно оформить первичные учетные документы. Чтобы минимизировать риски в отношении продавца-юрлица или ИП, проверьте:
Если продавец не зарегистрирован в ЕГРЮЛ или находится в стадии ликвидации, заключенные с ним сделки ничтожны. Такие сделки не влекут никаких последствий для сторон ;
Проверить будущего партнера можно с помощью Единого государственного реестра сведений о банкротстве.
Шаг 2. Проверяем автомобиль
Чтобы не приобрести автомобиль, который, например, находится в угоне, целесообразно попросить у продавца свидетельство о регистрации. Указанные в нем данные важно сверить с фактическими. Должны совпадать цвет, номер кузова (рамы), а также данные о собственнике автомобиля.
Обратите внимание!
Полученный в лизинг автомобиль лизингополучатель продать не вправе. Собственником такого автомобиля является лизингодатель. Информация о нем указывается в графе «Особые отметки» свидетельства о регистрации .
Проверить, не заложен ли автомобиль, можно в Реестре движимого имущества, обремененного залогом. Эта услуга платная, минимальная стоимость — 16,8 бел. руб.
Шаг 3. Проверяем наличие необходимых документов
Для продажи автомобиля продавцу могут быть нужны дополнительные документы. Например:
Обратите внимание!
Если крупная сделка заключена без решения уполномоченного органа, она является оспоримой. Суд может признать такую сделку недействительной.
В результате стороны должны будут вернуть друг другу все полученное
по сделке ;
На заметку
Информация о сособственниках транспортного средства указана в свидетельстве о его регистрации в графе «Особые отметки» .
Шаг 4. Готовим и подписываем договор и акт приема-передачи
Обратите внимание!
При покупке автомобиля у физлица нужно использовать типовую форму договора купли-продажи.
До подписания договора нужно проверить:
Для проверки можно, например, затребовать и приобщить к договору заверенную копию доверенности представителя. Также рекомендуем проверить, не истек ли ее срок, предусмотрено ли право на подписание договоров купли-продажи и т.д.;
Обратите внимание!
При покупке автомобиля у физлица договор купли-продажи нужно составить в трех экземплярах и зарегистрировать в ГАИ. Регистрация проводится
бесплатно .
Передачу автомобиля продавцом покупателю, как правило, оформляют актом приема-передачи. Его можно составить в произвольной форме. Обычно в акте приема-передачи указывают, что продавец передал, а покупатель принял транспортное средство. Целесообразно также указать идентификационные признаки автомобиля, его комплектацию, документы, которые переданы вместе с автомобилем (свидетельство о регистрации, руководство по эксплуатации и др.).
Шаг 5. Регистрируем автомобиль
На заметку
Организация вправе зарегистрировать приобретенный автомобиль по месту регистрации этой организации либо по месту нахождения ее филиалов или других обособленных подразделений .
Для регистрации автомобиля нужно заполнить заявление.
К заявлению нужно приложить в том числе :
— документ, удостоверяющий личность представителя юрлица или ИП;
— доверенность представителя на совершение регистрационных действий;
— свидетельство о регистрации автомобиля с отметкой о снятии его с учета;
— договор купли-продажи автомобиля;
— акт приема-передачи транспортного средства;
— регистрационные знаки автомобиля;
— документ, подтверждающий оплату регистрации автомобиля.
На заметку
При регистрации автомобиля нужно оплатить: 2 БВ за регистрацию, 1 БВ за выдачу свидетельство о регистрации, 0,08 БВ за оформление заявления на регистрацию автомобиля, 0,04 БВ за компьютерные услуги .
«Из старого можно собрать только старое»: как автопарки разоряют предприятия 16:17, 2 апреля 2019 Версия для печати
Эксперт по логистике Евгений Дмитриев продолжает рассказ о борьбе с издержками при управлении автопарком на промышленном предприятии
В предыдущей статье мы узнали, что может случиться, если на производстве не следят за расходами на содержание автопарка. В новом материале мы вместе с его автором рассмотрим основные статьи расходов, по которым чаще всего возникают издержки.
Недостатки технического оснащения
В современных условиях без использования IT-продуктов, современного технического обеспечения и определенной подготовки персонала невозможно получить управляемую, прозрачную структуру транспортного подразделения. Если все данные обрабатываются в ручном режиме (например, в формате таблиц Excel), предприятию приходится содержать штат специалистов низкой квалификации. Это не позволяет принимать своевременные управленческие решения из-за недостатка и искажения информации, мешает видеть истинное положение дел и своевременно корректировать ситуацию.
Внедрение необходимого программного обеспечения и технических средств, безусловно, требует определенной подготовки персонала и его постоянного обучения. Однако затраты по этим статьям окупаются экономической и управленческой эффективностью.
Хочу отметить, что проведение данного комплекса мероприятий требует от компании немалых инвестиций, но они быстро окупаются в процессе эксплуатации (по моей практике – от 12 до 18 месяцев).
Затраты на ремонт
Если техника крайне изношена, то для её обслуживания необходимы соответствующие ремонтные подразделения, склады запчастей и оборотных агрегатов, специалисты (агрегатчики, «двигателисты», станочники и прочий вспомогательный персонал). Зачастую никто не считает, во сколько обходится их содержание и обеспечение.
Реальный «срок жизни» ТС
Анализ показывает, что реальный срок жизни промышленного автомобиля при ежедневном использовании составляет 4-5 лет, при пробеге 300-400 тыс. км. По истечении этого срока содержание автомобиля становится нерентабельным.
Отсутствие планирования обновления и замены автопарков
Если на предприятии не составляется план-график своевременной замены автомобилей, это, как правило, приводит к незапланированным расходам, и зачастую – достаточно большим. Соответственно, средства, предназначенные для других целей, руководители вынуждены расходовать на срочную покупку новых автомобилей. Кроме этого имеются серьезные риски по срыву производственных процессов из-за «лавинного» выхода из строя подвижного состава, низкого коэффициента технической готовности (КТГ). Возникает необходимость увеличения ремонтных подразделений и ресурсов.
Плановая замена
При плановой замене подвижного состава затраты на его содержание будут сводиться только к плановому техническому обслуживанию и мелкому ремонту — отпадет надобность в крупных ремонтных подразделениях, помещениях, оборудовании и, соответственно, кардинально снизятся затраты на автотранспорт в целом. При планировании замены транспорта в настоящее время имеются большие возможности выбора по маркам, условиям продажи и обслуживания.
Эксплуатация новой машины обходится существенно дешевле, при этом эффективность использования и содержания ощутимо возрастает.
Склады, забитые запчастями
Наличие на складах большинства транспортных цехов огромного количества запчастей — старых, закупленных в прошлом, отсутствие возможностей для списания (их некуда ставить, плохое качество, износ и т.п.) — приводит к резкому увеличению их стоимости и затрат на транспорт в целом. Финансовые ресурсы в буквальном смысле «закопаны». Возможность оперативного реагирования на ухудшение техсостояния, планирования на длительный период в таком случае минимальна. Руководители подразделений не имеют возможности осуществлять необходимый быстрый ремонт и выпуск на линию, а также заявочный ремонт.
Склады «подменного фонда»
В большинстве транспортных структур имеются так называемые склады «подменного фонда», в которых собирают вышедшие из строя узлы и агрегаты — для последующего их восстановления и использования. Эта практика существует давно, еще со времен СССР; её появление было связано с дефицитом запчастей и лимитированием расходов на них.
Сегодня проблем с поставками не существует. Кроме того, известно, что из старого можно собрать только старое.
Большие склады и запасы запчастей вынуждают содержать необходимый для их обслуживания персонал, усложняют учет и пополнение номенклатур, создают возможность злоупотреблений и хищений. Также за счет транспортно-складских затрат происходит увеличение общих транспортных расходов.
Затраты на вспомогательный персонал транспортного отдела
Службы технического обслуживания и ремонта в большинстве компаний «раздуты»; в их штате может находиться множество специалистов, которые были необходимы во времена СССР, количество и специальности которых регламентировались руководящими документами и нормативами.
Кадровая политика
На большинстве крупных предприятий имеются токари, агрегатчики, «двигателисты», специалисты по топливной аппаратуре, различные мастера и бригадиры. Однако, как указывалось выше, объем выполняемых ими работ, качество, необходимость этих работ в каждом конкретном случае — большой вопрос. Мало кто просчитывал экономику содержания и обеспечения этой «армии» по сравнению с передачей части или всех этих функций сторонним специализированным предприятиям. Это также связано с распространенной в прошлом практикой содержания подменных фондов, когда использованные агрегаты собирались, восстанавливались — и снова использовались при ремонте машин. Эффективность подобных действий в советские времена была в чем-то оправдана из-за низкого качества автотехники, дефицита запасных частей, социальной политики.
В настоящее время, когда качество даже отечественной продукции возросло, когда предоставляются гарантии на определенный срок и пробег, когда в большинстве случаев приобретается импортная качественная техника, — необходимость в содержании такого количества ремонтных служб отпадает.
Не проще ли и дешевле, при грамотно составленном плане обновления подвижного состава, постоянно эксплуатировать свежую и эффективную автотехнику, своевременно осуществляя ее замену? С точки зрения снижения затрат, в том числе с применением лизинговых схем, себестоимость транспортной услуги в таком случае снижается на 7-15%.
В заключении несколько слов о себестоимости транспортной услуги.
Себестоимость транспортной услуги в общем случае включает следующие составляющие (согласно Приказу Минтранса РФ №153 от 24.06.2003 «Об утверждении инструкции по учету доходов и расходов по обычным видам деятельности на автомобильном транспорте»):
Стоимость технического обслуживания и ремонта включается в затраты предприятия в полном размере.
Очевидно, что чем старше техника, тем больше расходов несет предприятие по вышеперечисленным статьям.
Если же следовать принципу своевременного обновления парка, то получить экономию в указанном интервале не составит труда.
