Как отправить заказное письмо: инструкция
Заказное письмо – почтовое отправления, предназначенное для ведения личной переписки, пересылки документов, открыток, бумаги. В отличие от простого письма заказное вручается лично в руки адресата или его законного представителя. При отправке заказной письменной корреспонденции можно воспользоваться услугой «уведомление о вручении» или «СМС-уведомление», которые проинформируют отправителя о вручении, отправленного им письма.
Заказное письмо в отличие от простого является регистрируемым почтовым отправлением, которому присваивается индивидуальный трек-номер (или по-другому почтовый идентификатор). С помощью трек-номера на сайте Почты России можно производить отслеживание движения письма от момента его приема и первичной обработки до момента выдачи. Информация, а точнее статус состояния письма, при отслеживании может отображаться с некоторой задержкой и неточностями. Поэтому полностью полагаться на эту информацию не стоит.
Письменная корреспонденция, как и другие виды отправлений почтой, имеет ряд ограничений:
Как отправлять
Отправить заказное письмо можно в любом подразделении Почты России. Отправка осуществляется через оператора.
Отправлять заказные письма можно в любом конверте вне зависимости от того, какая литера (буква) на нем нанесена. Литера – это особый знак почтовой оплаты, является аналогом почтовой марки.
Если вы отправляете заказную письменную корреспонденцию тяжелее 20 грамм в конверте с литерой D, либо письмо весом до 20 грамм в конверте с литерой А – то на него оператор доклеит марки на нужную сумму, либо оставшуюся часть суммы занесёт через систему. Производить отправителю какие-то самостоятельные действия по наклеиванию марок не обязательно.
Как отправить заказное письмо с уведомлением о вручении
Уведомление о вручении – это специальный документ, который проинформирует отправителя письма о том, что оно доставлено и вручено адресату или его законному представителю. В документе будет стоять подпись получателя, указано время и дата вручения. Уведомления бывают простые и заказные. Первое будет опущено в почтовый ящик, второе вручается лично в руки.
Уведомление о вручении представляет собой бланк (форма 119), который переправляется вместе с письменной корреспонденцией, а после вручения ее направляется по обратному адресу.
Чтобы отправить заказное письмо с уведомлением, отправителю необходимо самостоятельно заполнить бланк ф 119. Форму можно взять в любом отделении Почты России абсолютно бесплатно и там же ее заполнить. После заполнения документ вместе с письмом передается оператору.
Образец заполнения:
На лицевой стороне формы указываются данные именно отправителя письма, который в последующем станет получателем этого уведомления.
Помимо письменного информирования о вручении у почты есть услуга СМС-информирования. Чтобы воспользоваться данной услугой, необходимо заполнить специальный бланк, который можно спросить на почте. Стоимость одного СМС-сообщения – 10 рублей.
Заказное письмо можно отправить 1 классом – это ускоренный вид доставки (авиапересылка). За ускоренную доставку самолетом необходимо будет доплатить, цена зависит от веса, расстояния пересылки и места (региона РФ) отправки. «Первый класс» наиболее актуален для населенных пунктов, между которыми предусмотрено авиасообщение. Как отправить заказное письмо 1 классом? Сообщите о своем намерении оператору. Дополнительные документы и бланки заполнять не требуется.
Отправка заказного письма с описью вложения
Опись вложения – это специальный документ, в котором указывается перечень вложений в почтовое отправление и их ценность. Письмо или посылка с таким сопроводительным документом по желанию адресата в момент получения может быть вскрыто в присутствии сотрудника почты с целью сверки содержимого с описью. В случае утери или повреждения одного из предметов или почтового отправления в целом – Почта России выплачивает компенсацию, которая напрямую зависит от объявленной ценности.
Отправить заказное письмо с описью вложения – нельзя! Данная услуга доступна только для ценной письменной корреспонденции.
Ценное письмо представляет собой абсолютно тоже самое, что и заказное, с единственным отличием – для ценной письменной корреспонденции указывается объявленная ценность, а стоимость его отправки становится выше.
Для отправки ценной письменной корреспонденции с описью вложения необходимо заполнить два бланка ф. 107. Один пересылается вместе с почтовым отправлением, второй остается у отправителя. Бланки выдаются бесплатно в отделениях связи, также их можно заполнить онлайн на официальном сайте Почты России и после этого распечатать.
Образец:
Отправка письменной корреспонденции с объявленной ценностью осуществляется в любом отделении почтовой связи через оператора. На конверте с письмом нужно указать его ценность. Если отправление с описью вложения, то конверт необходимо передавать в открытом виде. Сотрудник должен произвести сверку содержимого с предметами, которые отправитель укажет в форме 107.
Цена на отправку заказного письма и дополнительные услуги
Цена на отправку заказной письменной корреспонденции зависит от веса. Стоимость первых 20 грамм составляет 50 рублей без НДС и 60 рублей с НДС. За каждые последующие полные/неполные 20 грамм веса придется доплатить 3,00 или 3,60 рублей соответственно наличию НДС.
НДС – налог на добавленную стоимость, в России с 1 января 2019 года он равен 20%. Почтовое отправление, оплаченное марками, налогом на добавленную стоимость не облагается. То есть, оплачивая марками, можно сэкономить 20%.
| Вид отправления | Вес/харастеристика | Цена без НДС | Цена с НДС |
|---|---|---|---|
| Заказное письмо | первые 20 грамм | 56 | 67,20 |
| последующие полные/неполные 20 грамм | 3,00 | 3,60 | |
| Ценное письмо | первые 20 грамм | 115 | 138 |
| последующие полные/неполные 20 грамм | 3,00 | 3,60 | |
| Уведомление о вручении | простое | 26,25 | 31,50 |
| заказное | 65 | 78 | |
| Плата за объявленную ценность письма | за каждый полный/неполный 1 рубль | 0,03 | 0,04 |
Марки на конверт можно наклеить самостоятельно или это сделает оператор. Работа последнего платная.
Оплата «уведомлений о вручении» марками с 2019 года отменена. Поэтому для всех категорий пользователей актуальным является тариф с НДС.
Если необходима опись вложения, то в обязательном порядке потребуется «проверка соответствия вложения описи вложения», за что также нужно будет заплатить.
Цена на некоторые дополнительные услуги Почты России зависит от субъекта РФ. Ниже в таблице представлены тарифы, действующие в 2021 году в крупнейших городах нашей страны.
Электронные заказные письма — как и зачем Почта России оцифровала корреспонденцию
Задача заказного письма — передать адресату важные бумаги: договоры, счета, акты или претензии. Заказные письма имеют трек-номер и вручаются лично получателю под подпись или представителю по доверенности. Эти письма часто используются для общения с государственными организациями, судами, Роспатентом.
Мы оцифровали заказные письма: вы можете отправлять и получать их через личный кабинет, без похода в почтовое отделение.
Зачем нужно было оцифровывать заказные письма?
Главная цель перехода на ЭЗП — экономия времени и ресурсов. Замена бумажных заказных писем на электронные помогла снизить нагрузку в почтовых отделениях: не нужно относить письмо на почту, а адресат получает его почти мгновенно.
Оцифровка почты помогает государственным органам и организациям снижать затраты на распечатку и упаковку в конверты бумажных писем. Через сервис ЭЗП приходят штрафы ГИБДД, постановления от Федеральной службы судебных приставов, повестки от мировых судей и других ведомств. Штрафы от ГИБДД сперва попадают в нашу систему, поэтому пользователи zakaznoe.pochta.ru и мобильного приложения Почты узнают о них раньше всех, а значит могут оперативно оплатить штраф со скидкой из электронного письма.
Что это даёт отправителю
До недавнего времени пользоваться этой услугой могли только госорганы и организации. С 2019 года у обычных пользователей Почты тоже появилась возможность отправлять электронные заказные письма в адрес госорганов, других физических лиц и организаций из своего личного кабинета zakaznoe.pochta.ru и мобильного приложения «Почта России».
Для этого не нужно тратить время на распечатку, поход в отделение или поиск ящика, конвертов и марок. Среднее время доставки электронного заказного письма до адресата всего 3 минуты. Письмо будет храниться в личном кабинете, где можно отслеживать маршрут и статус письма в режиме реального времени по трек-номеру.
Работает это так: отправитель — государственный орган, компания или частное лицо — загружает письма в электронном виде в почтовую систему. Если у получателя включена электронная доставка, то он получит письмо онлайн, если нет — оно будет доставлено в бумажном виде. При этом распечатка, подготовка и франкирование писем (нанесение отметок, заменяющих марки) это наша забота, всё это включено в стоимость услуги.
Для отправки электронного заказного письма из личного кабинета zakaznoe.pochta.ru нужно выполнить следующие шаги:
Так выглядит процесс оформления электронного заказного письма
Что это даёт получателю
Благодаря тому, что письма приходят электронно, вы получите письмо даже при смене места жительства и сможете ответить на него из личного кабинета. Чтобы начать получать юридически значимые письма от государственных органов и организаций в электронном виде, нужно дать на это своё согласие. Сделать это можно на одной из этих площадок:
Оповещения о новых заказных письмах можно получать по электронной почте, СМС и через push-уведомления. Для этого укажите номер мобильного телефона и электронную почту в настройках личного кабинета.
Услугу можно отключить в любой момент, и тогда заказные письма снова будут приходить в бумажном виде.
Сколько стоит отправка и получение ЭЗП
Подключение к сервису и получение писем доступно бесплатно, достаточно зарегистрироваться и дать согласие на доставку корреспонденции в электронном виде. Отправка одного электронного заказного письма стоит 60 рублей.
Это точно надежно?
Переживать не стоит — все работает быстро, безопасно, и отправленные таким образом письма являются юридически значимыми. Заказные письма отличаются от обычных тем, что вручение является официальным подтверждением того, что адресат получил информацию.
У бумажных заказных писем для подтверждения факта доставки есть статусы «доставлено для вручения в отделение» и «вручено». В электронной системе им соответствуют статусы «доставлено для вручения электронно» и «вручено». Для электронных писем статус вручения проставляется в момент, когда пользователь входит в личный кабинет. Зашел в личный кабинет — значит получил письмо. Ваш личный кабинет на сайте zakaznoe.pochta.ru или в мобильном приложении становится аналогом почтового ящика.
Теперь о безопасности. Письма, которые мы принимаем от клиентов-отправителей подписываются усиленной квалифицированной подписью — так мы гарантируем что в них ничего не было изменено и что сообщение было создано именно тем, кто его отправляет.
ЭЗП пересылаются по защищенным каналам передачи данных в соответствии с требованием ФЗ «О персональных данных». Почта России несёт ответственность за конфиденциальность переписки согласно статье 63 о тайне связи Федерального закона (126-ФЗ). Клиенты получают уведомление о письме на той площадке и тем способом, который выбрали при подключении.
Как Электронные заказные письма используются в бизнесе
Крупные юридические лица уже подключают свои информационные системы к сервису ЭЗП и отправляют письма в электронном формате, потому что это существенно экономит бюджет на доставку.
Если вам нужно отправить много писем своим клиентам то вы можете просто загрузить файл с письмами в личный кабинет, а Почта позаботится об отправке. Тем, кто получает письма электронно они придут в личный кабинет, а бумажные письма мы распечатаем, упакуем и доставим вживую.
Бизнес может не только отправлять письма электронно, но и получать их. Например, крупные компании, связанные с логистикой и автобизнесом, получают тысячи писем от ГИБДД ежедневно. Представьте всё это в бумажном виде — печать, доставка, каждое письмо нужно открыть и внести данные в свою систему. А благодаря интеграции с ЭЗП такой объем писем принимается и обрабатывается в электронном виде, что гораздо проще и удобнее.
Благодаря тому, что такие письма приходят быстрее, компании успевают оплачивать штрафы со скидкой, вовремя обжаловать постановления о нарушениях, если не считают себя виноватыми, а также хранить копии заказных писем.
Статистика использования
В 2018 году услуга была доступна только в 5 регионах, в 2019 году добавилось еще 46, а на 1 марта 2020 электронные заказные письма доступны уже в 58 регионах.
Только за прошлый год число электронных отправлений выросло на 48% — с 50 до 74 миллионов. Подключение к сервису ЭЗП даёт возможность получать и отправлять юридически значимые письма даже из самых отдаленных точек страны.
Карта охвата сервиса электронных заказных писем
Отслеживание посылки Почты России
Онлайн-сервис отслеживания почтовых отправлений 1Track.ru поможет Вам отследить статус и местонахождение вашей посылки доставляемой Почтой России.
Национальный почтовый оператор РФ «Почта России» осуществляет прием, отправку и доставку почтовых отправлений на территории Российской Федерации и других государств. В отделениях этого национального почтового оператора оформляется отправление и получение как внутренних, так и международных посылок. Если отправка посылок и почтовых отправлений производиться в пределах России, то посылке присваивается уникальный 14-значный номер-идентификатор состоящий из цифр, а при международной отправке присваивается идентификационный номер из 13 символов (цифры и буквы латинского алфавита).
Оба номера соответствуют стандарту S10 Всемирного почтового союза и отследить посылки Почты России по ним могут осуществлять как отправитель, так и получатель почтового отправления.
Особенности номеров отслеживания посылок Почты России
Трек-номер Почты России отличаются по типам посылки и отличаются своим видом.
Отслеживание Почты России по типу отправления ZA..HK,ZA..LV (Aliexpress)
Благодаря сотрудничеству Почты России данный тип посылок с Алиэкспресс отличается упрощенной системой оформления, что позволяет делать пересылку еще быстрее и дешевле. Стоит учесть, что данный тип доставки возможно отслеживать только на территории страны отправителя, при поступлении посылки на территорию отправление перестанет отслеживаться, но после прибытия посылки в место вручения получателя появится аналогичный статус. Примерный срок доставки составляет 25-30 суток с момента отправления.
Отслеживание посылок ZJ..HK (JOOM)
То есть вашу посылку не удаться отследить на всех этапах доставки, но важная информация, о том что товар был отправлен или уже пришел в почтовое отделение будет известно.
Проблемы отслеживания посылок почты России?
Иногда возникают проблемы с отслеживанием посылок Почты России по номеру трека. Чаще всего это случается по причинам:
Как отследить посылку Почты России?
Отследить статус и местоположение посылки почтовой компании «Почта России» предельно просто: для этого вам необходимо ввести в строке отслеживания уникальный трек-код посылки. После указания номера нажмите на кнопку «Отследить» и узнайте самую актуальную информацию о статусе вашего отправления Почтой России.
Если вам необходимо сохранить данные сразу о нескольких отправлениях Почты России, то зарегистрируйтесь в личном кабинете сервиса онлайн-отслеживания посылок 1Track.ru, и отслеживайте сразу несколько отправлений и получайте точную информацию по каждой посылке.
Для того, чтобы определить в каком почтовом отделении находится Ваша посылка, воспользуйтесь нашим справочником почтовых отделений Почты России
Как отправлять почту юридически грамотно?
Многие люди отправляют по «Почте России» юридически значимые для них письма. К сожалению, не всегда делают это юридически верно, что порождает для них различные негативные правовые последствия.
Письма часто направляются в различные органы государственной власти, например, в ГИБДД, суд или ФНС. Также особую важность это приобретает в связи изменениями в гражданско-процессуальное законодательство – теперь истец, подавая исковое заявление, должен самостоятельно отправлять копии искового заявления другим лицам, участвующим в деле, а в суд он должен приложить документы, подтверждающие отправку этих документов.
Все письма, которые можно отправить по почте, можно условно разделить на следующие виды:
-без уведомления и описи,
-с уведомлением и описью
Простое и заказное письмо
Простое письмо – это обычный конверт, который вы просто отдадите на почту, и которое сотрудник Почты России просто бросит в ящик вашему адресату. Понятно, наверное, всем, что с таким письмом не доказать, кому и что вы отправляли.
Если вы отправляете письмо, которое имеет для вас юридическое значение, то простое письмо не подойдёт.
Заказное письмо, по сути, это такое же письмо в конверте, которое вы отправляете определенному адресату, но вам выдадут чек, где будет трек-номер, по которому через Интернет можно отследить, где находится это письмо, вручено оно или не вручено.
Заказное письмо может быть в двух вариантах – с уведомлением и без него. Возьмем вариант без уведомления, тогда у вас на руках будет только чек, где указан трек-номер, который подтверждает, что вы в такое-то время в таком-то месте отправили по такому-то адресу письмо. В принципе, вы сможете даже в суде доказать, что отправляли письмо по такому-то адресу.
Если брать вариант с уведомлением, тогда у вас будет на руках еще и бумажка, которая (возможно) вернется к вам с подписью адресата.
Не факт, что уведомление к вам вернется, возможно, адресат откажется от получения, но это уже неважно, у вас в любом случае будет квиток. Отказ в получении является равнозначным получению, главное, что документ вы направили по верному адресу. Кстати, суды выбирают именно такой вариант отправки писем.
Если подумать, – а как мы вообще докажем, что именно находилось в этом конверте?
К примеру, ваш адресат может элементарно возразить в суде или где-то еще, что в письме, которое вы ему направили, не было того документа, на который вы ссылаетесь. Он может сказать, что письмо он получил, но там лежало два чистых листочка или открытка.
И все подтверждения, все уведомления и чеки, которые у вас будут на руках, превратятся просто в бумажки, которые не будут иметь вообще никакого юридического значения.
Ценное письмо
Ценное письмо – это письмо с трек-номером и объявленной ценностью. Объявленная ценность – это сумма денег, которую возместит вам «Почта России» в случае утери, повреждения или нарушения сроков доставки письма.
Ценное письмо без уведомления и описи, или с одним только уведомлением, по сути, то же самое заказное письмо. У вас будет трек-номер и квитанция, но вы не сможете подтвердить, что было в письме. Только в случае утери вашего письма вам возместят какие-то деньги, поэтому эти варианты нам также не подходит.
Вот ценное письмо с описью – это уже совсем другое дело. В описи будет указан документ, который вы положили в конверт, и этот факт будет иметь юридическое значение.
Если вы отправляете какой-то важный документ, обязательно заполняйте опись к письму и указывайте этот документ.
Если вы отправляете жалобу, например, на постановление по делу об административном правонарушении, тогда в описи пишем: Жалоба на постановление № 123/45 от 02.02.2020 г. по делу об административном правонарушении в отношении Иванова И.И.
Если направляется копия иска сторонам, участвующим в деле, то пишем: Копия искового заявления ответчику Иванову Ивану Ивановичу.
Опишите документ максимально подробно, чтобы ни у кого не осталось сомнений, что за документ был положен в конверт. Указывайте, на скольких листах тот или иной документ.
При приеме отправления с описью вложения сотрудник Почты России сличает содержимое с описью, после чего ставит печать с датой, индексом отделения и свою подпись.
Имея на руках квитанцию с трек-номером, а также опись вложения, вы в любой инстанции сможете подтвердить отправку документа адресату. Если хотите «программу максимум», то в дополнение к ценному письму с описью вложения можно добавить еще и уведомление.
Подробно об отправке заказных писем по Почте России
Почта России, являющаяся крупнейшим отечественным почтовым оператором, предлагает своим клиентам возможность посылать и получать заказные письма. Людям, заинтересованным в этой услуге, будет полезно ознакомиться с существующим порядком того, как отправить заказное письмо по Почте России, а также с тем, сколько стоит отправить письмо с уведомлением о вручении.
Заказное письмо − что за письмо и чем оно отличается от других писем
Прежде чем отправить записку с вручением уведомления о ее прибытии адресату, важно разобраться в том, что такое заказное письмо и как работает эта услуга от Почты России.
Заказная записка – это особый тип отправления, использующийся не только для ведения приватной почтовой переписки, но и для пересылки документов или поздравительных открыток. Такие письма, в отличие от обычных, вручаются лично адресату или лицу, которое является его законным представителем. При выборе этой услуги отправитель может заказать вручение получателю уведомления о прибытии письма. Такое уведомление может выглядеть как небольшая бумажка, положенная в почтовый ящик получателя, или быть выслано в формате СМС-сообщения на номер телефона получателя.
Заказные письма автоматически регистрируются оператором. Также они имеют индивидуальный трек-номер, позволяющий отследить их текущее местоположение. Отследить, где на текущий момент находится конверт с заказным сообщением, можно на сайте почтового оператора (Почты России, DHL) или с помощью его мобильного приложения, заполнив соответствующее поле для ввода трек-номера отправления. Важно отметить, что не стоит полностью полагаться на информацию о местонахождении отправления, полученную на сайте почтового оператора, так как она нередко оказывается неточной.
Заказные письма не выйдет отправить анонимно, так как при их оформлении человек оставляет свои паспортные данные.
Что нужно знать для отправки заказного письма Почтой России
Лицо, выступающее в качестве отправителя заказного письма, должно знать адрес получателя, куда будет доставляться отправление. Кроме того, при выборе платной услуги СМС-информирования получателя о прибытии письма в почтовое отделение отправителю также при оформлении и составлении заказного письма потребуется указать контактный номер телефона получателя для того, чтобы оператор смог прислать ему уведомление в формате СМС.
Нужно отметить, что такие сообщения могут отправляться как физическими, так и юридическими лицами, а также быть адресованы не только конкретному человеку, но и целой организации.
Алгоритм действий при отправке заказного письма
Согласно действующим правилам Почты России, присылать заказные письма можно из любого отделения этого оператора. При этом сама отправка будет осуществляться самой Почтой России.
Для того чтобы правильно отправить заказное известие, достаточно просто следовать следующей инструкции:
Важно! Написать и отправить срочные заказные письма можно с использованием любого конверта, так как услуга доставки таких отправлений оплачивается отправителем отдельно.
Пример оформления
Для быстрого самостоятельного оформления формы отправки заказного письма достаточно просто ее заполнить с помощью образца, который можно найти в любом отделении Почты России.
На бланке отправителем указывается его контактная информация и паспортные данные, так как он тоже получит уведомление о факте вручения получателю письма.
Если человек желает, чтобы получателю пришло уведомление о прибытии письма в виде СМС-сообщения, то ему потребуется дополнительно заполнить отдельный бланк. Стоимость этой допуслуги составляет 10 рублей.
Заказные письма могут отправляться первым классом, предполагающим существенное ускорение их доставки, так как их транспортировка осуществляется с помощью авиапочты. Итоговая стоимость этой дополнительной услуги будет прямо зависеть от веса отправления, а также от удаленности адреса получателя.
Как работает уведомление
После того как письмо прибудет в почтовое отделение адресата, ему будет направлено письменное извещение в почтовый ящик о его поступлении. В этом извещении можно найти информацию о точном адресе почтового отделения и графике его работы, где находится это письмо.
Стоимость и сроки доставки
Перед тем как начать писать заказную записку, нужно учесть стоимость этой услуги и сроки доставки отправления адресату.
Стоимость услуги будет напрямую зависеть от веса отправления, выбранного тарифа, дополнительных услуг, а также от того, насколько далеко проживает получатель от места отправки письма.
Что же касаемо сроков доставки, то тут тоже все зависит от удаленности населенного пункта, где проживает адресат, и выбранного отправителем тарифа. В среднем такие письма доставляться по стране в течение одной-двух недель.
