Путевой лист легкового автомобиля бланк 2021
Путевой листок является бланком первичного учета эксплуатации транспортного средства (ТС) и становится основой для начисления зарплаты шоферу. Без оформления такого бланка невозможно будет списать топливо.
С 1.03.2019 года Минтранс своим распоряжением № 467 от 21.12.2018 года изменил требования к оформлению путевок.
Файлы для скачивания:
Форма путевого листа легкового автомобиля
Шаблон, по которому все учреждения оформляют путевку ТС (форма 3), принят решением Госкомстата № 78 от 28.11.1997 года еще 20 лет назад. С тех пор было принято немало исправлений. Последние исправления были приняты 21.12.2018 года распоряжением Минтранса № 467, которые начали действовать с 1.03.2019 года.
Данным Постановлением приняты различные бланки путевок, для каждого вида ТС. При этом, предприятие вправе разработать собственный бланк путевки, однако в нем необходимо отобразить обязательные требования, такие как:
Путевка выписывается в одном экземпляре и вручается шоферу на руки. По завершению задания шофер обязан вернуть заполненную путевку ответственному работнику под роспись.
Для чего необходимо составлять путевые листы
Путевки выписываются для отчета о передвижении ТС, списания израсходованного топлива, начисления шоферу зарплаты, а также начислению бухгалтерией фирмы амортизации и прочих издержек. Кроме этого, если шофера служебного ТС задержит работник ГИБДД, путевка является основанием законности выезда и подтверждением права управления ТС.
При отсутствии путевки, шоферу накладывается штраф согласно ст. 12.13 КоАП РФ.
Для отчета по израсходованному топливу требуются материалы, удостоверяющие заправку, характер маршрута. Если заправка горючего осуществляется по топливным картам, то это отображается в документах поставщика.
Если расчет по топливу осуществляется наличностью, то учет выполняется по чекам АЗС и отчетам шофера. При подключении ТС к электронному контролю, который обеспечивает наблюдение за маршрутом и расходованием ГСМ, то для его списания используются отчеты данной системы (Письмо Минфина № 03-30-06/1/354 от 16.06.2011).
Обязательные реквизиты в путевке
Путевой листок считается бланком строгого учета, поэтому в нем требуется отображать данные, регламентируемые законодательными нормами РФ. Если учреждение желает разработать собственный бланк, необходимо учесть положения по его оформлению.
О том, что автомеханик обязан обеспечить контроль ТО ТС накануне каждого маршрута, регламентировалось Минтрансом РФ еще с 2014 года. Однако требуемого реквизита в путевке не существовало, что позволяло предприятиям безнаказанно не выполнять установленное требование. В настоящее время этот реквизит стал обязательным. Требуется отображать сведения о владельце ТС, с указанием ОГРН, ИП — ОГРИП. На унифицированных бланках (форма 3), которые утверждены уже не обязательно ставить штамп. Предприятия, которые разрабатывают свои путевые бланки, обязаны включить все требуемые реквизиты согласно распоряжению Минтранса № 467 от 21.12.2018 года.
Надо также отметить, что все медосмотры водителей накануне рейса регистрируются в специализированном журнале. Необходимость медосмотра водителей устанавливается приказом начальника предприятия. Кроме того, является обязательным медосмотр после возврата из рейса для шоферов, выполняющих пассажирские перевозки или транспортировку опасных грузов.
В освидетельствование накануне рейса входит:
По итогам освидетельствования доктор выдает заключение и разрешает выезд, подписав путевку, с отображением даты, времени осмотра.
Путевой бланк всегда вручается в одном экземпляре.
(Видео: “Оформление путевого листа”)
Изменился срок выдачи
Согласно последним поправкам в законодательстве РФ, выдавать одну путевку на множество маршрутов в различные рабочие дни не допускается. Новые правила гласят, что путевой бланк требуется выписывать накануне:
Форма отображения в путевке времени действия бланка зависит от длительности маршрута. Если его длительность не более рабочей смены, время действия путевки отображается одной датой. Если же длительность маршрута более одной смены, в графе «срок действия» отображается дата начала маршрута и дата его завершения.
Срок действия
До 01.03.2019 выдать путевку разрешалось, как на один день, так и на полный месяц. После поправок, отображенных в приказе № 467, путевка выписывается накануне каждой смены или задания. Шоферу вручается путевка накануне выезда. В стандартном бланке имеется возможность изменения времени действия путевки, так как возможна задержка рейса, а передвижение без путевки – это нарушение.
По окончанию времени действия выданной путевки, бланк возвращается под роспись ответственному работнику и далее передается в бухгалтерию для доработки.
Как оформить путевой лист легкового автомобиля
Правила оформления путевки легкового ТС (форма № 3) приняты распоряжением Минтранса РФ от № 152 18.09.2008 года. Оформление осуществляют, в большей части, диспетчеры. На предприятиях, где такой службы в штате нет, а легковое ТС представлено личным автомобилем начальника, заполнять путевку может сам начальник или работающее лицо, назначенное приказом. Если заполнение путевок поручено шоферу (это не запрещается), он обязан заполнять пробег ТС на основании показателей приборов.
Форму № 3 можно оформлять для легковых ТС, как в автотранспортных предприятиях, так и на обыкновенных учреждениях. Особенности оформления данного бланка отображены в письме Росстата № ИУ-09-22/257 от 03.02.2005, где отмечено, что на каждом путевом бланке ставится штамп предприятия (не печать). Также требуется выполнять и прочие нормативы по заполнению путевок.
(Видео: “Как правильно заполнять путевые листы”)
Записывать показания приборов требуется, как накануне выезда, так и при возврате в гараж. Учету подлежат топливный датчик, спидометр и прочие приборы.
Положения по заполнению путевок:
Оформление выписанного бланка осуществляется следующим образом:
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
Ниже предлагается заполненный пример оформленного бланка ф. № 3.
Лицевая часть
Оборотная сторона
Скачать бланк путевого листа
Порядок хранения документа
Сданные путевки хранятся не менее 5 лет (Распоряжение Минтранса РФ №152 от 18.09. 2008 года).
Ответственность за сохранность бланков возлагается:
Проверку путевок вправе проводить:
При отсутствии путевок может накладываться штраф по 200 рублей за каждую неоформленную путевку (ст.12.13 КоАП).
Ответственность за отсутствие путевого листа
Законодательством РФ не разрешается выезд на легковом ТС без путевки. За выезд без данного бланка накладывается штраф в сумме от 500 рублей. Иногда можно ограничится предупреждением. Также, административному штрафу может подвергаться шофер за неправильно заполненную путевку.
Законодательством РФ регламентированы следующие размеры штрафов:
Путевка лист легкового автомобиля
Путевой лист легкового автомобиля 2021 скачать бланк бесплатно
Форма путевого листа легкового автомобиля (унифицированная форма № 3, ОКУД 0345001) утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте».
Начало действия документа: 01.12.1997.
Скачать бланк Путевой лист легкового автомобиля в excel (XLS)
Комментарий: Согласно информация Минфина России № ПЗ-10/2012 с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы).
Обязательные реквизиты и порядок заполнения 2021-2026 года
Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов».
Начало действия документа: 01.01.2021.
Срок действия документа ограничен: до 01.01.2027.
Скачать Приказ Минтранса России от 11.09.2020 № 368 (pdf)
Смотреть список обязательных реквизитов и порядок заполнения (содержание приказа) этой странице.
Об основных изменениях в новом приказе:
• Перечень обязательных реквизитов путевого листа дополнен «сведениями о перевозке», которые должны отражать информацию о видах сообщения и видах перевозок.
• Новые правила отдельно устанавливают, что журнал регистрации путевых листов ведется на бумажном носителе либо в электронной форме. Страницы бумажного журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения заверяются усиленной квалифицированной электронной подписью. Также предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе.
Новости
Новое от 15.03.2021: Минтранс РФ в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ уточнил, какую информацию указать в поле «Вид перевозок» при заполнении путевого листа в случае перевозки группы детей.
Новое от 19.02.2021: Минтранс РФ в письме от 15.01.2021 № ДЗ-66-ПГ уточнил новые правила заполнения путевых листов. Подробнее на этой странице.
Новое от 10.09.2020: Минтранс сообщил, что с 1 по 30 октября 2020 года транспортные компании и операторы электронного документооборота примут участие в эксперименте по внедрению электронной транспортной накладной (ЭТрН) и электронного путевого листа (ЭПЛ) на автомобильном транспорте при перевозке пассажиров и грузов. В ходе эксперимента будут протестированы механизмы оформления первичных перевозочных документов в электронном виде. Пилотной зоной эксперимента выбраны территории Москвы, Татарстана, Московской, Калужской, Рязанской областей и Краснодарского края. Обмен электронными первичными перевозочными документами между участниками транспортно-логистической цепочки и федеральными органами исполнительной власти, осуществляющими контрольно-надзорные, разрешительные и фискальные функции, будет осуществляться в режиме 24/7/365. При этом, учитывая требования российского законодательства, документы в рамках эксперимента будут заполняться как в электронном, так и в бумажном виде.
Замминистра транспорта Алексей Семенов в связи с этим отметил: «Существующий механизм оформления транспортной накладной и путевого листа «на бумаге» требует от всех участников рынка перевозок существенных временных и финансовых затрат. Перевод же их в цифру обеспечит качественно новый уровень документооборота, что для бизнеса означает сокращение затрат, а для государства – прозрачность контроля. Проводимый Минтрансом совместно с ведущими участниками рынка эксперимент призван наглядно доказать работоспособность информационной системы и надежность цифровой платформы».
Новое от 08.08.2020: Митранс РФ опубликовал проект приказа «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов» в котором обновит требования к обязательным реквизитам и порядку заполнения путевых листов. Ссылка на проект приказа: regulation.gov.ru
Согласно проекту путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:
— наименование и номер путевого листа;
— сведения о сроке действия путевого листа;
— сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
— сведения о транспортном средстве;
— сведения о водителе;
— сведения о перевозке.
О новом в проекте приказа:
• Ведомство поясняет, что реализуемый механизм «регулярной гильотины» предполагает отмену с 1 января 2021 года всех нормативных правовых актов, устанавливающих требования, соблюдение которых подлежит проверке при осуществлении государственного контроля (надзора). Соответственно, действующий приказ от 18.09.2008 № 152, утверждающий обязательные реквизиты и порядка заполнения путевых листов, будет упразднен.
• Перечень обязательных реквизитов путевого листа предполагается дополнить «сведениями о перевозке», которые будут отражать информацию о видах сообщения и видах перевозок.
Новое от 21.06.2019: Минтранс РФ в письме от 14.05.2019 № ДЗ/10239-ис уточнил, надо ли в путевом листе отражать детализированный маршрут перевозки для целей подтверждения транспортных расходов (информация о маршруте не является обязательной для путевого листа).
Новое от 27.04.2019: Минтранс России в письме от 04.04.2019 № ДЗ-514-ПГ поясняет, как оформить один путевой лист на нескольких водителей.
Новое от 29.10.2018: Минтранс в письме от 28.09.2018 № 03-01/21740-ИС сообщает, какие отметки должен содержать каждый путевой лист. (Выдержка: Путевой лист должен оформляться каждый раз до выезда транспортного средства в рейс с места его постоянной стоянки. При этом в нем обязательно должны быть проставлены отметки о проведенном предрейсовом медосмотре водителя и предрейсовом контроле технического состояния транспортного средства).
Определение. Выдержка из Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78:
Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте:
Путевой лист легкового автомобиля (форма N 3) является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта и основанием для начисления заработной платы водителю. Выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом. Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.
Актуальный бланк и образец заполнения путевого листа
Путевой лист является одним из первичных учетных документов, который применяется на предприятиях, работающих в транспортной сфере, а также использующих автомобили для собственных нужд. Транспорт может быть как арендованный, так и личный. Разберемся в тонкостях заполнения путевого листа с учетом изменений 2021 года.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Роль документа
Путевой лист должны оформлять индивидуальные предприниматели и юридические лица. Документ решает сразу несколько задач. Связано это с тем, что в нем фиксируется вся важная информация, касающаяся работы автомобиля, в том числе:
На основе всех этих данных проводится контроль за использованием транспортного средства и эффективностью труда водителя, а также в дальнейшем в бухгалтерии предприятия происходит начисление заработной платы водителю, механику и диспетчеру.
Путевой лист заполняется в отношении различных автомобилей: легковых, грузовых, а также спецтехники, строительной техники.
Что должен иметь при себе водитель
Любой водитель в процессе выполнения своей работы должен иметь при себе несколько документов. К ним относятся:
Кто заполняет бланк
Ведение путевых листов обычно возлагается на руководителя структурного подразделения, бухгалтера, диспетчера или иного сотрудника (иногда эти документы выписывает сам руководитель организации).
Внимание! Водители к заполнению путевых листов допускаться не должны.
Задача водителя для правильного оформления путевого листа заключается только в том, чтобы поставить подпись о приеме и сдаче машины в конце рабочей смены, а также сделать отметки о совершенных переездах.
Путевой лист выдается водителю под расписку, при этом обязательным условием его получения является сдача документа за предыдущий день.
В некоторых случаях путевой лист можно оформлять не на одну рабочую смену, а на более длительный период (например, при междугородних перевозках).
Особенности заполнения листа
С введением новых реквизитов в 2021 году компаниям придется дополнять существующие формы, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78, или разрабатывать собственные. Бланки, которые организация будет использовать, нужно закрепить в учетной политике.
Документ ведется в бумажном (распечатанном) виде, сведения в него вносятся шариковой ручкой любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. применять не стоит).
При заполнении путевого листа следует избегать помарок и ошибок. Если какая-либо оплошность все же произошла, лучше заполнить новый бланк, но если это невозможно, исправлять неправильные данные нужно очень аккуратно. Можно либо замазать их с помощью корректора, либо зачеркнуть и сверху написать верную информацию (сделав рядом отметку «исправленному верить»). Все правки обязательно следует удостоверять подписью лица, их внесшего.
После оформления путевого листа бланк обязательно подписывается ответственными лицами, а также заверяется печатью предприятия (при условии, что использование штемпельных изделий для визирования подобных бумаг закреплено в учетной политике фирмы).
Прежде чем перейти к примеру заполнения документа, скажем несколько слов о порядке внесения в него информации.
Бланк заполняется ответственным лицом перед тем, как автомобиль выедет из гаража. В лист ставят свои подписи: механик, который осуществляет контроль за техническим состоянием транспортного средства, медицинский работник, который удостоверяет физическое состояние водителя, сам водитель и ответственный работник.
Важно! В период, на который выписан путевой лист, автомобиль могут использовать несколько водителей. В этом случае можно открыть несколько листов: для каждого водителя на одно ТС.
Как заполнить путевой лист
Информация по заполнению путевых листов представлена в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368. Документ заменил ранее действующий приказ ведомства от 18 сентября 2008 года № 152.
В качестве примера рассматриваем путевой лист легкового автомобиля (измененная унифицированная форма № 3). Наши бланк и образец уже включают в себя новые обязательные реквизиты 2021 года.
Итак, в лист по порядку вписываются:
Кроме того, вписывают сведения о задании, выданном водителю на текущую смену. Здесь отмечают:
После поездки следует отметить время возвращения на парковку, периоды ожидания, простоя, назначение поездок и пр., а также заверить всю эту информацию подписью водителя.
С правой стороны документа указываются:
На оборотной стороне путевого листа указывается информация о поездках, совершенных в течение рабочей смены (по порядку). Здесь пишется:
В завершение бланк заполняется работником бухгалтерии, который рассчитывает количество реально отработанных часов, пройденный километраж, и, исходя из этого, начисляет заработную плату водителю.
Подробнее о новых реквизитах 2021 года
Обновленные правила заполнения путевых листов, также содержащие перечень новых реквизитов, закреплены в применении приказом Минтранса РФ от 11 сентября 2020 года № 368. Срок их действия — с 1 января 2021 года по 1 января 2027 года.
Сведения о перевозке
Здесь нужно отметить вид сообщения и вид перевозки. Эта информация представлена в ст. 4 и 5 ФЗ от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ, однако Минтранс прокомментировал ее в своем письме от 3 марта 2021 года № ДЗ-468-ПГ и отметил, что в графе «Вид перевозки» организация должна написать один из ниже представленных видов:
Сведения о транспортном средстве
С начала 2021 года в путевом листе обязательно требуется отмечать марку автомобиля или иного ТС, а также прицепа (если он есть). Ранее обязательно нужно было писать только тип автомобиля и его модель.
Здесь же нужно вносить показания одометра при отправке с парковки и въезде на нее после завершения смены. Писать нужно только полные километры пробега.
Отметки о медосмотре и техническом контроле
Контроллер технического состояния авто при нормальном состоянии должен написать в листе: «Выпуск на линию разрешен» и заверить это своей подписью.
Медик в путевом листе не только должен расписаться в удовлетворительном состоянии водителя, но и прописать:
Если в лист вписаны несколько водителей, то отметку нужно делать для каждого из них.
Можно ли обойтись без путевого листа?
Поскольку путевой лист относится к первичным бухгалтерским документам, его применение обязательно. Если организация пренебрегает заполнением этого документа, в случае выездной налоговой проверки она может быть подвергнута административному наказанию в виде штрафа.
Сколько времени хранить документ
Все первичные документы подлежат достаточно длительному хранению. Путевые листы не исключение. После оформления и проведения по ним всех бухгалтерских операций эти документы необходимо держать в закрытом от доступа посторонних лиц месте не менее пяти лет или период, установленный внутренними нормативными бумагами организации.
О журнале учета путевых листов
С 2021 года такой документ организация имеет право вести как в бумажном, так и в электронном виде. Во втором случае есть одно условие: наличие усиленной квалифицированной подписи.
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
Как заполнять путевой лист легкового автомобиля, который в обиходе называют просто «путевка», должен знать каждый бизнесмен, который эксплуатирует такой транспорт в служебных целях. Эти учетные первичные документы являются обязательными как для собственного, так и для арендованного автотранспорта. При этом хозяйствующие субъекты, которые оказывают услуги по перевозке грузов или людей, обязаны использовать в работе исключительно унифицированные формы этих документов.
Для грузовых автомобилей, в зависимости от того, какие показатели используют для осуществления учета работы автомобиля, существуют две разновидности путевых листов: 4-С и 4П. Когда учет работы автотранспорта происходит на основании фиксации времени его эксплуатации, используют путевой лист 4-П.
Например, транспортное средство перевозит грузы и оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения транспорта в работе. Такой путевой лист может быть оформлен, только если за день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения. Форму 4-С используют чаще всего перевозчики, взимающие плату за тонна-километры.
Что же касается водителей автобусов, которые осуществляют перевозку пассажиров, то они обязаны иметь при себе путевой лист автобуса по форме № 6. Путевка необходима водителю в рейсе для подтверждения сотрудникам ГИБДД законности использования авто, перевозки пассажиров или груза. Правильно заполненная путевка подтверждает, что транспортное средство исправно, прошло технический осмотр, а водитель имеет право управлять машиной (прошел медосмотр). Когда речь идет о путевом листе при перевозке опасных грузов, то, как и при обычной транспортировке, пишут маршрут, а в верхнем поле делают отметку «Опасный груз» красным цветом. В разделе «Особые отметки» указывают номер опасного вещества по списку ООН.
Остальным организациям и ИП можно использовать произвольную форму. Рассмотрим, как должен выглядеть бланк путевого листа легкового автомобиля, и какие существуют особенности его заполнения.
Форма путевого листа легкового автомобиля (2020 год)
Форма, по которой ИП и организации должны заполнять путевой лист легкового автомобиля (форма 3), утверждена еще 20 лет назад Постановлением Госкомстата от 28.11.1997 № 78. Именно этот унифицированный бланк действует до сих пор, хотя за эти годы в него было внесено множество различных поправок. Последнюю из них Минтранс России внес Приказом от 21.12.2018 № 467. Чиновники обновили требования к заполнению. Надо отметить, что этим Постановлением утверждены разные формы путевок, которые зависят от вида транспортных средств. В частности, отдельные бланки предусмотрены для:
Поэтому организации и ИП должны выбирать бланк, соответствующий обстоятельствам.
В 2017 году Министерство транспорта РФ внесло изменения в требования по оформлению путевых листов, утвержденные Приказом от 18.09.2008 № 152. Изменения зафиксированы в Приказе № 476 от 07.11.2017 и Приказе № 141 от 06.04.2017 Минтранса РФ.
Приказ № 476 устанавливает, что с 15.12.2017 в реквизитах путевого листа должны быть указаны:
Реквизит необходимо заполнять, если обязательность предрейсового контроля предусмотрена законодательно. Для транспорта, выезжающего с места постоянной стоянки, такой предрейсовый контроль предусмотрен. Его порядок изменен по Приказу № 141, который вступил в силу 24.12.2017. Новые правила установили, в частности:
Бизнесмены также должны знать о последних поправках, предусмотренных Приказом Минтранса от 21.12.2018 № 467, который действует с 01.03.2019. Изменения касаются отметки о прохождении медицинского осмотра. В частности, врачам разрешено не ставить соответствующий штамп, а ограничиться датой проведения осмотра, Ф.И.О., личной подписью. Кроме того, вводятся некоторые новые правила заполнения путевок:
Обязательные реквизиты в путевке
Путевой лист — это документ строгой отчетности. Поэтому в нем должны быть указаны обязательные реквизиты, в том числе предусмотренные статьей 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. С 2017 года таких обязательных реквизитов стало больше — теперь автотранспортные и другие компании должны записывать в бланк информацию о том, что транспортное средство прошло предрейсовый контроль технического состояния. Поэтому если организация хочет разработать бланк самостоятельно, она должна учесть все обязательные требования к его оформлению. Форма должна фигурировать в учетной политике организации, как это предусмотрено пунктом 4 ПБУ 1/2008.
В любой путевке, хоть унифицированной, хоть разработанной самостоятельно, должны быть указаны:
Обязательные реквизиты оборотной стороны типового бланка:
Остановимся подробнее на предрейсовом медосмотре водителей. Основные изменения норм, регулирующих деятельность частных предпринимателей и автотранспортных организаций, произошли в мае 2015 года и по-прежнему имеют законодательную силу. Все предрейсовые (послерейсовые) медицинские осмотры водителей регистрируются в специальном журнале. Приказ предусматривает необходимость прохождения предрейсовых медосмотров для всех водителей, помимо шоферов машин экстренных служб (им нужно проходить только предсменные медосмотры). Кроме того, послерейсовый медосмотр обязателен для водителей, осуществляющих перевозку пассажиров или опасных грузов. В состав предрейсового осмотра входит:
По результатам предрейсового осмотра врач выносит заключение о том, что опасных и вредных факторов или состояния здоровья, которое бы препятствовало выполнению трудовых обязанностей, не выявлено. В противном случае водитель к работе не допускается. Отметка о прохождении медосмотра с указанием даты, времени и подписи медицинского работника должна стоять в путевом листе. Документ должны подписать лицо, которое его заполнило, и руководитель организации. Без круглой печати можно обойтись: ее нужно ставить только тем фирмам, у которых ее применение прописано в Уставе.
Документ всегда оформляется в одном экземпляре.
Срок действия
До 01.03.2019 выписать путевку можно было как на один день, так и на весь месяц, если машина совершает выезды не очень часто. С указанной даты путевка оформляется перед каждой сменой или рейсом. Водитель получает на руки документ перед выездом. В унифицированном бланке предусмотрена возможность продления срока действия, поскольку в рейсе может возникнуть задержка, а движение без путевого листа является нарушением.
После окончания срока действия путевки ее следует вернуть под подпись уполномоченному лицу. Такой документ считается закрытым и должен быть передан на обработку в бухгалтерию.
Для чего нужны путевки на легковой транспорт
Путевые листы нужны в первую очередь самой организации. С их помощью бухгалтерия рассчитывает заработную плату водителей, фиксирует расход ГСМ, начисляет амортизацию и учитывает общие затраты на транспорт. Другим отделам фирмы путевка нужна для контроля использования автотранспорта и планирования его работы. Кроме того, если водителя на такой служебной машине остановит инспектор ГИБДД, именно на основании путевки можно будет подтвердить законность и обоснованность рейса, а также право управления автомобилем. Отсутствие путевки является нарушением, за которое, по статье 12.13 КоАП РФ, положен административный штраф.
Для многих организаций ГСМ — значимая статья расходов. И использование путевых листов — это один из способов определения, сколько же использовано ГСМ. Путевой лист позволяет подтвердить необходимость расходов, зафиксировать расстояние, пройденное автотранспортом, определить показатели для расчета объема использования ГСМ. После того как будет определен фактический или нормативный объем использования, можно рассчитать сумму списания. Для этого умножают стоимость единицы на объем. Однако для того чтобы списать ГСМ, недостаточно путевого листа, необходим приказ руководителя предприятия, в котором утверждено такое списание. Путевые листы используют для списания ГСМ в том случае, если нет электронной системы контроля. Или она недостаточна. Например, возможен контроль за расходом топлива, а маршрут транспортного средства не отслеживается.
Для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие приобретение, расход и характер поездок. Если ГСМ приобретается по топливным картам, то это отражается по накладной поставщика, карты учитываются на забалансовом счете. Если ГСМ оплачивается наличными, то оприходование происходит по чекам, выданным АЗС, и авансовым отчетам водителей. Если автомобиль подключен к электронной системе, контролирующей маршрут и расход топлива, то, согласно Письму Минфина от 16.06.2011 № 03-30-06/1/354, для списания ГСМ достаточно отчетов этой системы.
Порядок оформления и образец заполнения путевого листа легкового автомобиля
Правила заполнения путевого листа легкового автомобиля утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152. Оформлением формы 3 в специализированных автотранспортных компаниях обычно занимаются диспетчеры. В организациях, где такая служба не предусмотрена, а весь легковой транспорт представлен личной машиной руководителя, заполнять форму 3 может непосредственно директор или любой уполномоченный на это работник. Делегировать обязанности необходимо приказом по организации, ведь уполномоченное лицо несет ответственность за наличие путевого листа, а также за все неточности и ошибки, допущенные при его заполнении. Если оформлением путевых листов занимается сам водитель (это не запрещено), он также должен заполнять свою часть документа: вписывать сведения о пробеге автомобиля в соответствии с показателями приборов.
Унифицированную форму № 3 можно применять для оформления рейсов легковых ТС как в специализированных организациях, так и обычных компаниях. Особенности заполнения этой формы приведены в Письме Росстата от 03.02.2005 № ИУ-09-22/257. В частности, там сказано, что на каждом учетном документе должен стоять штамп организации-владельца или арендатора ТС (не путать с круглой печатью). Кроме того, нужно принимать во внимание и другие требования к оформлению формы.
Указывать показания приборов необходимо как перед выездом с парковочного места, так и при возвращении на него. Учитываются такие приборы, как датчик топлива, одометр и другие.
Требования к заполнению путевки:
Остановимся подробнее на заполнении путевого листа.
Левая верхняя часть листа:
Правая часть бланка:
Нижняя часть бланка:
Путевой лист легкового автомобиля (форма 3), титульный лист
Обратная сторона заполняется лицом, принявшим автомобиль после рейса:
Ответственность за отсутствие путевого листа
Штрафы за отсутствие путевого листа прописаны в КоАП РФ :
Для грузового автомобиля наличие путевого листа в поездке обязательно.
