Образец путевого листа грузового автомобиля
Путевой лист грузового автомобиля — это документ, с помощью которого ведется учет работы водителя, маршрута транспортного средства, километража и расхода топлива. Он используется для первичного учета работы транспортного средства и начисления зарплаты водителю.
Форма документа
Формы путевого листа грузового автомобиля (унифицированная форма № 4-С ОКУД 0345004 и форма № 4-П ОКУД 0345005) утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Но с 2013 года они стали рекомендованными, и компаниям разрешено разрабатывать собственные бланки. Единственное требование ко всем — форма путевого листа грузового автомобиля 2021 г. должна содержать обязательные реквизиты, предусмотренные приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368.
Обратите внимание: форма 4-П применяется, когда происходит учет работы транспорта на основании фиксации времени его эксплуатации. Этот документ заполняется, когда за использование ТС плата рассчитывается исходя из повременных расценок. К примеру, когда транспортное средство осуществляет перевозку грузов, а оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения автомобиля в работе. Но при его применении существует ограничение: путевой лист на газель или иную марку грузовика разрешено оформлять, если в один день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения.
Форма 4-С позволяет учесть сдельный показатель применения автомобиля. Такой бланк применяют перевозчики, которые взимают плату за тонна-километры.
Оформление путевок на грузовики
С учетом обязательных для всех норм путевой лист грузового автомобиля индивидуального предпринимателя или юридического лица содержит следующие сведения:
Покажем пример заполнения путевки для грузовика по форме 4-С.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как списать расходы на ГСМ. Используйте эти инструкции бесплатно.
Правила хранения документа
Оформленные путевки на основании приказа Минтранса России от 11.09.2020 № 368 следует регистрировать в специальном журнале (п. 17, 18) на бумажном или электронном носителе.
Сами листы хранят с учетом правил, действующих для первичных учетных документов. Срок хранения регламентируется несколькими НПА, но минимальный составляет 5 лет. Организация вправе продлить этот период на любой срок.
Как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля
Добрый день, уважаемые читатели!
А вы знаете, что для путевых листов грузового транспорта используют несколько форм.
Например 4- С применяют, если оплата происходит сдельно, а форму 4-П — для автомобилей, оплата которых зависит от отработанного времени.
На данный момент, многие водители грузовых средств выходят из подполья и оформляют или ИП или ООО, и для дальнейшей работы им необходимы путевые листы, в этой статье я собрала всю самую важную информацию по этому вопросу. Всем хорошей недели!
Правила заполнения путевого листа грузового автомобиля
Путевой лист грузового автомобиля. Образец заполнения на примере путевого листа формы 4-С.
Путевые листы должны выдаваться водителю любого транспортного средства. Однако особо важны эти документы для организаций предоставляющих услуги по перевозке грузов, или перевозящих собственные грузы.
Путевые листы – документы, для которых предусмотрены типовые формы. Подробнее рассмотрим путеводные листы для грузовых автомобилей.
В этом случае имеется две типовые формы.
1. Форма 4-С – ее применяют, в случае если оплата работы автомобиля производится по сдельно.
2. Форма 4-П – используется при условии работы автомобиля по тарифу, зависящему от отработанного времени.
Заполняются путевые листы диспетчером или уполномоченным на это работником. Водителю выдаются под расписку, на смену, однако только после сдачи документа за предыдущий период.
Путевой лист грузового автомобиля хранятся, в дальнейшем, вместе с остальными товарно-транспортными документами, благодаря чему обеспечивается возможность их одновременной проверки.
Порядок заполнения путевого листа грузового автомобиля. Рассматривается форма 4-С
В первой части путевой лист грузового автомобиля содержит основную информацию:
Заполняется таблица «Работа водителя и автомобиля», в которой указываются такие данные как:
Вторая часть путевого листа представлена таблицей «Последовательность выполнения задания». Эта таблица заполняется непосредственно водителем и содержит данные о всех его передвижениях в течении рабочего времени, а так же отчет о проделанной работе.
Правильное заполнение путевого листа грузового автомобиля
Правила оформления путевого листа грузового автомобиля
Источник: http://bbcont.ru/business_documents/putevoi-list-gruzovogo-avtomobilya—obrazec-zapolneniya.html
Как заполняется путевой лист грузового автомобиля — образец
В типовой форме путевого листа грузового автомобиля есть все необходимые поля для отражения подобной хозяйственной деятельности.
В этом материале речь пойдет о Путевом листе грузового автомобиля форма № 4-П — эта форма применяется при повременной оплате и имеет лицевую и оборотную стороны.
Законодательство предъявляет довольно строгие требования по заполнению и контролю выдачи путевых листов.
Так например путевой лист считается недействительным если в нем не заполнен хотя бы один из перечисленных ниже реквизитов:
Путевой лист грузового автомобиля форма N 4-П
Что касается выдачи путевого листа водителю. Он выдается водителю под расписку только если он сдал выданный ему ранее путевой лист. Путевой лист выдается на один день или смену.
Если работа транспортного средства связана с перевозкой товарно-материальных ценностей вместе с путевым листом водителю необходимо выдать товарно транспортные накладные, номера которых, а также масса груза должны быть вписаны в него.
В бухгалтерии товарно транспортные накладные и путевые листы должны храниться вместе, для обеспечения возможности их сверки при проведении проверок.
Путевой лист содержит отрывные талоны в количестве 2 шт. Из заполоняет заказчик. В последствии эти отрывные талоны передаются заказчику вместе со счетом на оплату, как доказательство выполненной работы.
Как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля (типовая межотраслевая форма №4-C)
Путевка является важнейшим документом по учету расходов на топливо, зарплату, а также входит в состав обязательных при проверке автомобиля бланков, которые запрашивают автоинспекторы.
Порядок применения путевого листа
Однако существует два его вида: типовая межотраслевая форма 4 с и форма 4-П, которые предприятие может использовать при оформлении первичных документов по работе транспорта.
Они отличаются способом исчисления оплаты за услуги перевозки. Путевой лист грузового автомобиля форма 4-с используется когда для расчета применяются сдельные показатели, второй бланк — при повременной системе оплаты.
В качестве сопроводительного документа помимо путевки водителю вручается товарно-транспортная накладная на груз.
В нем обязательно проставляют свои отметки механик, инспектор по предрейсовому медосмотру, диспетчер, заправщик, водитель машины.
Правильность заполнения — пример
Разберем на пример, как правильно заполнить путевой лист.
Лицевая сторона
Компания ставит на нем свой фирменный штамп. Документ должен иметь номер, который определяется при регистрации его в специальном журнале, а также дату его заполнения.
Далее нужно указать название предприятия, его адрес, номер телефона, а также код ОКПО.
При необходимости заполняются код с режимом работы, колонны, и бригады. Далее указываются марка и тип грузового автомобиля, его государственный номер, гаражный идентификатор.
Если используется при перевозке прицеп, то на него также в соответствующих графах заполняется аналогичная информация, как и на машину.
В первой таблице справа записываются данные по работе шофера и транспорта. Здесь проставляются плановые и фактические дата и время выезда и заезда, показатели спидометра.
В следующих графах указывается вид и код применяемого топлива, количество горючего заправленного, а также на начало и конец дня. В этой же таблице нужно отражать информацию об условиях работы машины (коэффициентах), применяемом спецоборудовании. Эти данные визируются всеми ответственными лицами.
Далее диспетчер заполняет информацию о задании, которое водитель должен выполнить. В него включается указание наименования компании, в распоряжении которой будет находиться автомобиль, адреса и время подачи, вид перевозимого груза, количество ездок, километраж, тоннаж.
После этого ответственное лицо расчетным путем определяет количество необходимого топлива и записывает в соответствующую строку, подтверждая данные своей подписью.
Механик при выезде и возвращении проверяет техническое состояние машины. Передача автомобиля от него к водителю и обратно осуществляется передаточными подписями.
В разделе «Особые отметки» заносится информация о произошедшем ДТП, о проведении инструктажа инспектором по БДД, ремонте и т.д
Оборотная сторона
На оборотной стороне водитель или представитель организации-заказчика делает записи о ходе выполнения задания: во сколько и куда прибыла машина, количество и номера сопроводительных документов.
Все эти данные желательно заверить печатями и подписями ответственных лиц контрагентов. Таблица визируется диспетчером и шофером.
Ниже отмечаются имеющие место простои. Записываются данные о причине, виде, продолжительности его, а также ставятся подписи ответственных лиц.
В следующих столбцах указывается количество ездок и заездов в гараж. Определяется километраж, пройденный машиной, если был прицеп, то и его. Здесь расписывается пробег общий и с грузом.
Заносятся данные по количеству груза, перевезенного машиной и прицепами, и определяется показатель тонна*км, на основе которого выставляются счета заказчикам. Этот раздел визируется таксировщиком.
Ниже справочно записываются данные по кодам марок автомобиля, прицепов и заполняется показатель дни работы автомобиля.
Нюансы
В первую очередь ответственность за правильность оформления путевого листа возлагается на директора фирмы, потом на должностные лица — механика, диспетчера и самого водителя.
Путевой лист грузового автомобиля. Форма 4-П
Одним из принципиальных отличий формы № 4-П от 4-С (сдельная перевозка) является необходимость прикладывания товарно-транспортных накладных при осуществлении перевозок товарно-материальных ценностей.
Номера таких документов вписываются в путевой лист, а сами накладные прилагаются в одном экземпляре и служат для подведения итогов о количестве перевезенного груза и других показателях работы грузового автомобиля и его водителя.
Выдача формы 4-П водителю должна осуществляться перед началом смены и с учетом сдачи путевого листа за прошедшую смену. В получении листа водитель расписывается, проверяет наличие в нем штампа, печати организации и даты выдачи. Без этих реквизитов лист не может иметь юридической силы.
При передаче счета заказчику прикладывают предусмотренный отрывной талон. В него включают следующую информацию:
Отрывной талон подписывается таксировщиком и начальником эксплуатации.
Выписку путевых листов целесообразно вести в учетной программе. В письме Минфина РФ от 25.08.2009 за номером N 03-03-06/2/161 разъясняется, что форма путевого листа, самостоятельно разработанная организацией, является одним из документов, подтверждающих факт расходов на приобретение горюче-смазочных материалов, при наличии в нем обязательных полей, утвержденных Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152.
Как оформить путевой лист грузового автомобиля
Это может быть специальный диспетчер, бухгалтер или даже руководитель. Получить этот документ водитель может только после того, как сдал предыдущий, строго под расписку.
Для учета выданных и сданных первичных документов используется специальный журнал.
При заполнении, как правило, унифицированной формы путевки, так и самостоятельно разработанного бланка, необходимо учитывать, что он будет полноценным документом первичного учета только в том случае, если в нем будут присутствовать реквизиты, предусмотренный в пункте 3 приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.
Порядок оформления путевого листа, довольно прост. Обязательные реквизиты, к ним, в частности, относятся:
При оформлении любой из форм путевки нужно учитывать, что в феврале 217 года вступили в силу поправки, внесенные приказом Министерства транспорта РФ от 18.01.2017 № 17 года.
Кроме того, был введен новый пункт об обязательном указании даты и времени проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства, а не только медосмотра его водителя.
Эти данные проставляет специалист, который непосредственно провел контроль и заверяет их своей подписью с указанием фамилии, имени и отчества.
Итак, любая из трех вышеперечисленных форм путевого листа грузового автомобиля состоит из двух листов, а также отрывных талонов.
В частности, бланк содержит такие разделы:
Отрывные талоны подлежат заполнению заказчиком и являются основанием для выставлением владельцем ТС счета за оказанные услуги. К счету прикладываются такие отрывные талоны.
Путевой лист грузового автомобиля: для чего он применяется, виды, образец заполнения 2021 года
Работа многих субъектов бизнеса связана с использованием в их деятельности транспортных средств. Законодательством устанавливается, что использование автотранспорта, независимо будь то собственного или привлеченного по договорам аренды, требует специального документального оформления. Рассмотрим каким образом составляется путевой лист грузового автомобиля в 2019 году.
Для чего необходимо составлять путевые листы
Если компания использует транспортные средства, то она должна организовать правильный учет показателей его работы.
Это необходимо не только для осуществления планирования затрат на его эксплуатацию, обоснованности налоговых расходов, но и для обеспечения безопасности машин как для работников компании, так и для третьих лиц.
Для этих целей субъекты могут разрабатывать и применять путевые листы, в которых отражается время работы транспорта, километраж, время простоев, количество перевезенного груза и т.д. Существуют рекомендованные Росстатом формы документов, которые подразделяются на два вида — 4-С и 4-П.
В путевом листе производятся отметки всех ответственных лиц, отвечающих за его безопасность, о допуске как самого автомобиля, так и водителя к работе. В данном бланке заправщик отражает количество топлива выданного на данную машину, а расчетчик определяет плановый и фактический его расход.
Путевой лист может оформляться на каждый день, а при необходимости на рабочую смену. При осуществлении перевозок груза и пассажиров, путевой лист является одним из наиважнейших документов.
Виды путевых листов для грузовых автомобилей
В зависимости от того, какие используются показатели для осуществления учета работы автомобиля, выделяют две разновидности путевых листов – 4-С и 4-П.
Форма 4-П
Путевой лист 4-П применяется в случаях, когда происходит учет работы транспорта на основании фиксации времени его эксплуатации. Этот документ заполняется, когда за использование автомобиля плата рассчитывается исходя из повременных расценок.
К примеру, когда транспортное средство осуществляет перевозку грузов, а оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения автомобиля в работе. Однако, при его применении существует ограничение. Такой путевой лист может оформляться, если за день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения.
Форма 4-С
Используется для оформления работы транспортных средств чаще всего именно данная форма 4-С. Она позволяет учесть сдельные показатели применения автомобиля.
Такой путевой лист применяют перевозчики, которые взимают плату за тонна-километры.
Путевой лист грузового автомобиля бланк 2021 скачать бесплатно
Скачать бланк путевого листа грузового автомобиля по форме 4-П в формате Excel.
Скачать бланк путевого листа грузового автомобиля по форме 4-C в формате Excel.
Образец заполнения формы 4-С в формате Excel.
Образец заполнения формы 4-П в формате Excel.
Образец заполнения путевого листа в 2021 году
По форме 4-П
Лицевая сторона
Такой путевой лист используется, если водителю начисляется зарплата согласно почасовой системы оплаты. Он предназначен только для двух рейсов, и для их фиксации на бланке находятся два отрывных купона, которые оформляются и передаются заказчикам.
Заполнение бланка необходимо начинать с верхней части. В правом углу проставляется штамп компании. Далее, необходимо указать серию и номер документа, и дату когда он составлялся.
На строке далее указываются данные об организации. По новым правилам здесь теперь необходимо кроме наименования, адреса и телефона также вписывать номер ОГРН. Справа в таблице нужно поставить код ОКПО.
В графах левой части бланка записываются данные об автомобиле и водителе. Сюда необходимо внести марку машины, ее гаражный и госномер, Ф.И.О. водителя и данные его водительского удостоверения. Следом располагаются графы, где можно указать данные о прицепах, работающих вместе с машиной — их марку, госномер и гаражный.
В следующую таблицу записывается задание водителю — название компании, в чье распоряжение он поступает, время прибытия и отъезда, количество часов работы и рейсов. Всего можно внести сведения о двух маршрутах.
Под таблицей диспетчер указывает количество топлива, которое нужно заправить в автомобиль, и подписью подтверждает допуск к рейсу. Ниже отметку о допуске делает врач.
Справа сведения в таблицы вносит диспетчер. В верхней он должен проставить данные о дне, месяце, часах и минутах по графику, километраж по спидометру, фактические показатели времени. Эти показатели нужно указать как о выезде, так и о возвращении.
В следующей таблице проставляются данные о движении горючего. Здесь необходимо записать его название, сколько было заправлено, остаток в баке при выезде и возвращении в гараж. Также здесь могут указываться данные о времени работы спецоборудования и двигателя в холостую.
Под табличкой подтверждающие подписи ставят заправщик, механик и диспетчер.
Далее поочередно ставят подписи о приеме и сдаче транспортного средства механик и водитель.
В нижней части расположены два отрезных купона. С этой стороны бланка их заполняет собственник транспорта. Здесь проставляются сведения о путевом листе, к которому они выписываются, показатели для расчета и их тарифные ставки. Внизу отрывного талона подводится стоимость оказанных услуг, после чего подписи ставят расчетчик и ответственное лицо.
Оборотная сторона
Оборотная сторона частично заполняется заказчиком перевозки. Она состоит из двух частей, заполнение каждой производится аналогично.
Сначала нужно указать название заказчика, дату и время прибытия и убытия, показатели спидометра в этот момент. Затем нужно проставить сведения о накладных, по которым перевозились грузы, количество рейсов, пункты маршрута.
Если были простои на линии, то их нужно занести в специальную таблицу, указав причины и даты начала и завершения.
В таблицу в нижней части заносятся показатели, используемые для расчета работы, и подводится общая стоимость по заказчику.
Под каждым расчетом ставят подписи расчетчик и лицо, отвечавшее за получение услуги.
Ниже находится вторая сторона отрезных талонов. Здесь данные также вносит заказчик услуги. Сюда нужно внести название владельца автомобиля, его марку и госномер, название заказчика, дату и время прибытия и убытия автомобиля, показания спидометра в каждый из этих моментов.
Ниже дублируются сведения о накладных. В завершение необходимо подвести итог числу накладных, числу рейсов, указать был ли задействован экспедитор при поездке.
По форме 4-С
Лицевая сторона
Этот путевой лист должен применяться при использовании сдельных показателей работы.
Несмотря на нововведения, они не потребовали изменения формы старого бланка. Его заполнение начинается с верхней части. В левом углу нужно поставить штампик организации, далее посередине записывается серия, номер документа и дата его оформления.
На следующей строке записываются сведения о компании. Помимо названия, адреса и контактного телефона, здесь также нужно записывать и номер ОГРН. Справа в таблицу вносится номер ОКПО.
Далее нужно занести сведения в левый блок граф. Здесь указываются марка автомобиля, госзнак и гаражный номер, Ф.И.О. водителя, его табельный номер и сведения о водительском удостоверении.
Далее расположены 4 блока граф, в которых можно проставить сведения о прицепах — марку, госномер, гаражный номер.
Далее можно записать сведения о лицах, которые находятся в поездке вместе с автомобилем.
Правый блок граф заполняет диспетчер. Он записывает данные о запланированных дне, месяце, часах и минутах работы, показания спидометра, фактические данные о выезде. Все эти показатели указываются сначала на момент выезда из гаража, а затем на возвращение.
Далее идет таблица со сведения о движении горючего. Здесь нужно проставить марку горючего, сколько его было в баке при выезде и возвращении, сколько заправлено. Для корректного расчета расхода здесь также можно указать время, в течение которого двигатель работал на холостом ходу, либо было задействовано спецоборудование.
Под данными о движении горючего проставляют свои подписи заправщик, механик и диспетчер, подтверждая внесенные данные.
Следующая таблица занимает всю ширину документа. Здесь нужно указать куда отправляется автомобиль, время погрузки и разгрузки, название груза, километраж и тоннаж поездки и другие данные. Если планируется несколько рейсов за рабочий день, их все можно указать здесь в разных строках.
Нижняя часть предназначена для проставления подписей ответственными лицами. В левой части диспетчер указывает сколько нужно залить топлива автомобиль, подтверждает готовность автомобиля и водителя к работе. Ниже допуск к поездке ставит штатный медик.
Далее, посередине листа отметку об исправности автомобиля проставляет механик. Он и водитель поочередно ставят подписи о приеме и передаче автомобиля при отъезде из гаража и при возвращении.
В правой части есть пустые графы для прочих отметок ответственных лиц организации.
Оборотная сторона
Далее заполняется оборотная часть. В верхней части располагается таблица, в которую вносится процесс выполнения задания.
Здесь должно быть указано:
Если за день было выполнено несколько рейсов, то каждый нужно вносить в таблицу отдельной строкой.
Далее подписи о сдаче и приеме путевки ставят водитель и диспетчер.
Следующая таблица заполняется в случае, если по время рабочего дня были простои. Указываются причина, время начала и окончания, подпись ответственного лица.
Последняя таблица на этой стороне обобщает сведения о работе автомобиля и может использоваться для начисления зарплаты.
Под таблицей ставится подпись ответственного лица.
Порядок хранения документа
Хранение путевых листов регламентируется сразу несколькими документами — приказом Минтранса №152 и приказом Минкультуры №558. При этом в сведениях этих документов есть некоторая несогласованность.
Так, приказ Минтранса устанавливает, что хранить бланки путевой необходимо минимально 5 лет. Организация по своему желанию может продлить этот период на любой срок.
А вот в приказе Минкультуры указано, что срок хранения путевки составляет 5 лет, но при условии, что в течение этого времени она была проверена контролирующими органами.
Отсюда следует, что если в течение 5 лет данная область не подвергалась проверкам, то уничтожать документы компания не вправе. Отдельно в приказе упомянуто, что если путевка является единственным документом, который может подтвердить вредность труда работника, то срок ее хранения должен составлять минимум 75 лет.
Ответственность и штрафные санкции
За неправильное оформление либо отсутствие путевого листа штраф могут налагать как ФНС, так и сотрудники ДПС.
Санкции за отсутствие у водителя документа указаны в КОАП. Поскольку за свой транспорт отвечает сам водитель, то за езду без путевки на него может быть выписан штраф 500 рублей.
Кроме этого, к ответственности могут привлечь должностное лицо компании, поскольку оно не обеспечило водителя документом. За это выписывается штраф в 20 тысяч руб. Если же наказание налагается непосредственно на организацию, то размер штрафа будет установлен в размере 100 тысяч руб.
Также штраф может быть выписан за неверное оформление бланка путевки. Если на нем нет отметки о проведении медосмотра, то выписывается штраф 30 тысяч руб. на саму компанию, и 5 тысяч руб. – на ответственное лицо. Такой же размер санкций накладывается и если не были соблюдены правила техосмотра.
В Кодексе оговаривается, что предприниматели несут равную с фирмами ответственность за нарушения с путевыми листами.
Помимо штрафов от ДПС, наличие путевых листов в составе документации компании будет проверять и налоговый орган. Их отсутствие либо потеря будет считаться нарушением правил учета доходов и расходов, с наложением штрафа в 10 тысяч руб.
