Путевой лист грузового автомобиля
Для контроля работы водителя и автомобиля компании обязаны оформлять путевые листы. Это документ первичного учета. На их основании рассчитывают оплату труда водителю, списывают ГСМ, а также предъявляют заказчику сумму к оплате. Разберемся, как заполнить путевой лист грузового автомобиля с учетом новых правил, которые начали действовать 1 января 2021 года.
Как работать с путевым листом
Заполняет бумагу уполномоченный на это сотрудник компании-владельца автомобиля — это может быть сам руководитель, бухгалтер или диспетчер. Делать это нужно до начала осуществления рейса, если его продолжительность больше, чем рабочая смена шофера, или до начала первого рейса, если за смену водитель делает не один рейс.
Если на один автомобиль оформляют несколько путевых листов, то дату, время и показания одометра указывают таким образом:
Важно! С 1 марта 2019 года, согласно приказу Минтранса РФ от 21 декабря 2018 года № 467, начали действовать нововведения. В частности данные с одометра нужно снимать при выезде с «парковки» (а не с «гаража») и въезде на нее. С 2021 года также нужно включать в бланк новые реквизиты: сведения о перевозке, обязательно марку ТС, отметки о предрейсовом и послерейсовом медицинском осмотре водителя и техническом осмотре ТС (приказ Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368).
Формы путевых листов грузовиков содержат отрывные талоны. Часть сведений в них вносит заказчик, часть — исполнитель. Талоны нужны, что выставить заказчику счет за оказанные посредством грузового автомобиля услуги.
Все путевые листы после их закрытия хранятся в бухгалтерии у собственника автомобиля или арендатора. На основании информации из путевого листа бухгалтер рассчитывает заработную плату водителю и списывает затраты на ГСМ и эксплуатацию транспортного средства.
Какой бланк использовать
Существует три формы путевых листов, рекомендованные государством. Это 4-П, 4-С и 4-М. 4-П применяют при повременной оплате труда, 4-С — при сдельной, а 4-М — при междугородних перевозках. Отличий в заполнении этих бланков практически нет.
Формы утверждены постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78, перестали быть обязательными к применению с начала 2013 года. На сегодняшний день эти бланки не содержат все необходимые для путевого листа реквизиты, однако их можно добавить с учетом требований, прописанных в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368 (он заменил ранее действующий приказ от 18 сентября 2008 года № 152, устанавливающий порядок заполнения путевых листов и перечень их реквизитов).
Заполняем путевой лист грузовика с учетом новых реквизитов 2021 года (на примере доработанной 4-П)
Сначала необходимо указать:
Далее нужно указать информацию об автомобиле, водителе грузовика и т.д.:
После этого следует таблица, куда надо вносить данные о выезде с парковки и возвращении на нее. Отмечают число, месяц, время, показания одометра.
Затем располагается таблица с информацией о движении горючего. Записываем: марку и ее код, сколько горючего выдано, сколько осталось по возвращении на парковку, время работы. Заправщик, механик и диспетчер должны расписаться в своих графах.
После этой таблицы механик и водитель расписываются в том, что сдали и приняли автомобиль.
К сведению! В новых правилах заполнения путевых листов указано, что контролер технического состояния грузовика после проверки ТС должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен». Кроме того, нововведения 2021 года прописывают, какую отметку нужно вносить в лист после медицинского осмотра водителя: после осмотра перед выездом — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», по итогам послерейсового осмотра — «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
В задании шоферу отмечают название и адрес заказчика, время прибытия к нему и отбытия от него, сколько часов работал водитель, сколько поездок совершил.
В талонах для предъявления заказчику фирма-исполнитель указывает:
На обороте талона заказчик должен указать:
Отрывной талон должен подписать таксировщик.
На обороте бланка надо отметить сведения о выполнении задания шофером: название фирмы-заказчика, показания приборов, время прибытия к заказчику, маршрут движения.
Также есть таблица для указания, были ли на линии простои, по какой причине и в какое время, какова их продолжительность. Ответственное лицо должно расписаться в подтверждение данных.
Далее расположены таблички, куда вносят сведения о расходе горючего, заработной плате водителя.
Кроме того, необходимо по каждому заказчику заполнить таблицу с такими сведениями (они повторяют данные на отрывных талонах для заказчиков):
К сведению! Данные бумаги необходимо регистрировать в специальном журнале их учета. Такой журнал с 2021 года разрешено вести в электронном виде, но заверять данные в нем нужно усиленной квалифицированной электронной подписью. После «закрытия» путевого листа его хранят в бухгалтерии компании в течение 5 лет.
Какой путевой лист выбрать для грузовых автомобилей
Путевой лист грузового автомобиля отражает работу транспорта и водителя. Этот документ нужен для начисления заработной платы, расчета за перевозки, подтверждения затрат на ГСМ. Рассказываем, какой путевой лист будет удобно использовать владельцам грузовых автомобилей.
С 2008 года организации и ИП могут разрабатывать свои бланки путевых листов. Однако некоторые компании до сих пор используют стандартную форму этого документа.
Типовая форма путевого листа грузового автомобиля — № 4-П. Обычно ее применяют при оплате труда по повременному тарифу, когда водитель в течение одной смены перевозит грузы для нескольких заказчиков.
Типовая форма путевого листа грузового автомобиля № 4-П
Еще для грузовых перевозок используют бланк формы № 4-С. Его применяют при сдельной оплате.
Форму № 4-С используют при сдельной оплате
Для междугородних перевозок используют форму № 4-М. Ее оформляют сразу на несколько рабочих дней, тогда как остальные виды путевок сдают в конце смены.
Путевой лист формы № 4-М обычно используют для междугородних перевозок
Обратите внимание, что формы путевых листов грузовиков содержат отрывные талоны. С их помощью заказчику выставляют счет за услуги.
Путевой лист выписывают для каждого грузового автомобиля и на всех водителей, которые за ними закреплены. Если на дальних перевозках работают сменщики, то в путевом листе указывают обоих водителей.
Когда несколько шоферов используют один и тот же автомобиль в течение дня, то путевой лист выписывают единый: в нем указывают время, показания счетчиков при первом выезде с места стоянки и возвращении в конце дня.
Путевые листы на грузовые автомобили заполняют практически так же, как и на другие виды транспорта. Делать это следует каждый день, кроме случаев, когда водитель выполняет заказ долгое время. Ответственность за правильное оформление путевого листа несут не только руководители организации и лица, отвечающие за эксплуатацию машин, но и водители на линии.
Если у вас есть вопросы по заполнению формы, рекомендуем ознакомиться со статьей «Заполняем путевые листы в 2021 году: инструкция и образцы для бухгалтера».
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Международный путевой лист
Путевые листы обязательно необходимо составлять для любой организации, которая так или иначе оказывает услуги по перевозкам. В данном обзоре мы рассмотрим этот вид документации. Также обратим внимание на так называемый международный путевой лист и его особенности.
Основные моменты
Составляются эти документы ежедневно (бланк действителен 1 смену), и они обязательны для автотранспортных компаний. Для таких организаций допускается оформление путевого листа более чем на 1 день только при направлении в командировку. Эти требования зафиксированы в ст. 6 № 259-ФЗ.
Для всех остальных организаций допускается оформлять путевой лист на срок от 1 дня до 1 месяца для обоснования затрат ГСМ, но не менее одного бланка в месяц (Приказ № 152 Министерства транспорта).
По ст. 2.1 ППД РФ, водители грузового транспорта в течение смены должны иметь с собой путевые листы. Сотрудники ГАИ и ППС вправе потребовать их для проверки.
Путевой лист для международника
В законодательстве Российской Федерации путевой лист грузового автомобиля на международные перевозки как таковой отсутствует. Исходя из этого, формирование путевых листов для транспорта происходит на основании следующих документов:
Стоит отметить, что с 2013 года организации вправе разрабатывать собственные формы путевых листов, то есть имеют полное право не применять формы из постановления № 78, с последующим введением их в свой документооборот. Без утверждения формы в учетной политике предприятия разработанный бланк будет считаться недействительным, следовательно, невозможно будет списать использованные ГСМ в расходы. Ввод новой формы производится по п. 4 ПБУ 1/2008.
Ведение путевых листов
Этот тип документации необходимо заполнять в соответствии с перечисленными выше приказами Минтранса и постановлением Госкомстата. Особое внимание рекомендуем обратить на приказ № 17, т.к. были введены обязательные графы о проведении предрейсового и послерейсового контроля над техническим состоянием авто, упразднено обязательное проставление печати в верхнем левом углу бланка.
Если образец путевого листа для легкового автомобиля будет заполнен с ошибками, то, по ст. 12.31.1 КоАП РФ, компании грозит штрафная санкция до 30 000 рублей. Кроме этого, списанные на основании неправильно заполненных документов ГСМ не будут учтены налоговой инспекцией в расходах.
Путевые в бухгалтерском учете
В бухучете путевой лист может исполнять роль первичной документации. Исходя из информации, содержащейся в бланке, бухгалтерия может:
Формы путевых листов для грузового транспорта
Как уже было сказано, Постановлением № 78 введены две формы: 4-П и 4-С.
Форма 4-П оформляется для водителей, работающих по временной оплате труда. На основе этих листов начисляется заработная плата. В обычных случаях этот бланк заполняется при работе на 1 или 2 заказчиков за рабочий день.
Форма 4-С выписывается на водителя со сдельной оплатой труда.
Как отмечалось выше, использование этих бланков не является обязанностью организаций. Они удобны тем, что в них включены практически все реквизиты, которые должны быть в этой документации. Даже с учетом нововведений, унифицированные бланки можно не менять по двум причинам. Печать, проставление которой упразднено, в левом углу разрешено не ставить, оставив графу «Место для штампа организации» пустой. Информация о технической исправности автомобиля вносится в предусмотренную для этого графу. В дополнение к этому необходимо будет всего лишь записать дату и время проведения оценки транспортного средства.
Таким образом, доработки существующие бланки не требуют и могут быть использованы без изменений.
По ссылкам вы также сможете скачать образец заполнения форм 4-П и 4-С.
Итак, что мы имеем на сегодняшний день? Особой формы путевого листа для автомобиля, выполняющего грузоперевозки в международном сообщении, не существует, что несколько упрощает рассматриваемый вопрос. Оформление происходит согласно действующему законодательству (Постановление № 78, Приказы № 17 и № 152 Минтранса, п. 4 ПБУ 1/2008). За сроком хранения документации придется следить, так как он, в зависимости от определенных факторов, находится в промежутке от 5 до 75 лет. Если по какой-то причине унифицированные формы не нравятся, то никто не запрещает разрабатывать свои и утверждать согласно правилам в документообороте компании.
Особенности оформления путевого листа форма 4-М
Назначение путевого листа форма 4-М
Путевка предназначена, в основном, для учета расхода топлива и последующего расчета зарплаты шофера. Для документа не установлен специальный бланк государственного образца, каждая организация может разработать свой и использовать его, утвердив соответствующий приказ об этом. Однако перечень информации, которая там должна быть, строго регламентирован законодательством и включает в себя:
Заполнение лицевой стороны
Порядок заполнения путевого листа унифицирован. Междугородний путевой лист должен содержать в себе все сведенья о рейсе. Это большой объем информации, для удобства разбитый по графам. На лицевой стороне вверху указывают номер и серию документа. Также здесь размещают информацию о расходе горючего, как номинальном, которое рассчитывают на основе справочных данных и километража рейса, так и фактическом, израсходованном в пути. Если по факту топлива потрачено больше, следует указать причину этого. В итоге, сопоставляя номинальный и фактический расход топлива, делают вывод относительно его перерасхода либо экономии. Кроме того, на лицевой стороне пишут такую информацию о поездке:
Оформление оборотной стороны листа
Основные сведенья о самом рейсе указывают на обратной стороне бланка путевки. Здесь пишут номер, который присваивается каждому рейсу. Его также дублируют и в журнале путевых заметок. Подробно расписывают маршрут следования грузового автомобиля от начальной до конечной точки прибытия и фактическая протяженность пути. Под этими сведеньями ставит свою подпись шофер.
Требования к оформлению листа
В случае, если во время рейса перевозятся материальные ценности, в путевой лист формы 4-М следует вписать реквизиты товарно-транспортной накладной и прикрепить ее копию к листу. Это необходимо для последующего расчета заработной платы водителя на основе перевезенного тоннажа груза. Отрывной талон, содержащийся в путевом листе, используют для предъявления счета для оплаты оказанных услуг заказчику. Представитель заказчика вносит в путевой лист и в отрывной талон информацию, на основе которой оформляется счет на оплату услуг перевозки. Запрещается корректировать либо изменять информацию, внесенную в путевку, чтобы не создать проблемы при пересечении международных границ, так как в ходе таможенной проверки производят досмотр фактического содержимого груза, сравнивая его с заявленным в документах.
Согласно Приказу Минтранса РФ от 21 декабря 2018 г. теперь не требуется ставить штамп в ходе добавления в путевой лист на междугородние перевозки данных медосмотра, произведенного перед и после поездки. Достаточно того, чтобы уполномоченные лица расписались под ними и указали свои ФИО. Вместо термина «постоянная стоянка» теперь следует использовать формулировку «парковка». А в случае, если нужно оформить путевые листы на нескольких водителей одного автомобиля, то данные выезда указываются в путевке того шофера, который выезжает с парковки первый, а данные заезда машины – в листе водителя, заезжающего на парковку последним.
Путевой лист 4-М скачать бланк и образец
Внимание! Минтранс, приказом № 368 от 11.09.2020 г., добавил новые требования к заполнению путевых листов. Документ вступил в силу с 01.01.2021 г. и действует до 01.01.2027 г.
Образец заполнения путевого листа
В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевого листа — это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Он нужен, чтобы списывать топливо в состав расходов. Скачайте на этой странице образец заполнения путевого листа, а также — прочитайте про все изменения.
Форма путевого листа в 2021 году
Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.
Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.
Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике. Если вы уже используете какую-либо форму, доработайте ее под новые требования. О них ниже.
После регистрации в сервисе МойСклад вы бесплатно получите:
Путевые листы 2021: изменения
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.
По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2021 года можно здесь.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2021 год в приказе от 11.09.2020 № 368.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:
Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля
Для легковушек в основном используется путевой лист по форме № 3. В документе надо указать все обязательные в 2021 реквизиты.
Образец заполнения путевого листа для грузового автомобиля
Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:
Срок действия путевого листа в 2021 году
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
В день делается один или несколько рейсов в течение смены
До старта первого рейса
Рейс продолжается больше одной смены
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена
Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.
Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. В 2021 нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Журнал учета путевых листов в 2021 году
ИП и компании могут в 2021 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.
Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:
Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.
Таблица, в которой указывают:
Хранить журнал выдачи путевых листов, их учета и регистрации путевых листов надо пять лет. Если журнал ведется в бумажной форме, страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если в электронной — подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.
Часто задаваемые вопросы
Нужен ли путевой лист для ИП?
Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.
Можно ли использовать электронный путевой лист?
Пока нет. Эксперимент с электронными путевыми листами проходил Москве, Московской, Калужской, Рязанской областях, Республике Татарстан и Краснодарском крае. По всей стране такой формат планируют ввести в июля 2022 года.
Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?
Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.
Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля?
Для грузовиков порядок заполнения путевых листов в 2021 году мы разобрали в этом разделе.
Какой бланк путевого листа легкового автомобиля лучше использовать?
Лучше взять путевой лист по форме 3. Сегодня эту форму используют чаще всего и дорабатывают при необходимости. Скачать образец путевого листа 2021 года можно здесь.
Кто имеет право подписывать путевые листы?
Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.
На какой срок выдается путевой лист?
Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одной смены.
