Один путевой лист на двух водителей: так можно?
Также см.
Суть вопроса об оформлении одного путевого листа на двух водителей
Водителям нужны перерывы на отдых. Причем не меньше чем на четверть часа. Первый — через четыре часа после начала рейса, последующие — каждые два часа. Как правило, из-за этого при длительных поездках фурой управляют несколько водителей, которые поочередно меняют друг друга (п. 11 Порядка, утв. приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152). Не ясно, как ставить отметки о медосмотре, если путевой лист один на двоих водителей.
Разъяснение Минтранса
Если в течение одного рейса одним и тем же автомобилем управляют разные водители, их всех можно вписать в один путевой лист. Это следует из Письма Минтранса от 08.04.2019 № Д3-531-ПГ; Письмо Минтранса от 04.04.2019 № Д3-514-ПГ.
Но для этого в путевой лист нужно внести дополнительные реквизиты. Дополнительные строки понадобятся для того, чтобы медработник, проводящий предрейсовый и послерейсовый медицинские осмотры, смог поставить отдельные отметки о прохождении медосмотров каждым из водителей.
Отметим, что что путевой лист оформляется до начала выполнения рейса, если его длительность превышает продолжительность смены (рабочего дня), или до начала первого рейса, если в течение смены (рабочего дня) водитель совершает один или несколько рейсов.
Вывод
Вот пример оформления путевого листа на двух водителей:
Путевой лист на двух водителей: образец 2019
Путевой лист — важный первичный документ учета работы водителя, а также пробега, маршрута автомобиля. Можно ли его оформить сразу на нескольких водителей? И как такой путевой лист должен выглядеть?
Предназначение путевого листа
Путевой лист — документ, сопровождающий автомобиль в рейсе или смене (п. 10 Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152). В нем обязательно отражаются сведения о (пп. 3-7 приказа № 152):
Кроме того, в путевой лист попадает информация о фактически выполненных в поездке объемах работ и реальном расходе горючего, позволяющая определить суммы, подлежащие учету в затратах в качестве расходов на зарплату водителю и ГСМ.
Таким образом, путевой лист оказывается востребованным у любой инстанции, которая имеет право проверить транспорт, и у лица, выдавшего задание на поездку.
Какую форму может иметь путевой лист?
Путевые листы имеют разное содержание в силу специфики используемого транспорта. Основные виды разработанных для них форм (унифицированные) содержит постановление Госкомстата России от 28.11.1997 № 78:
Однако применение унифицированных форм не является обязательным. Поэтому на их основе можно разрабатывать собственные бланки используемых в работе документов, исходя при этом из того, что путевой лист, согласно Приказу № 152:
Разработанный самостоятельно бланк путевого листа необходимо утвердить для применения внутренним организационно-распорядительным документом.
Как оформить путевой лист на 2 водителей?
Правила заполнения путевого листа, содержащиеся в приказе № 152 (п. 11), предписывают оформлять эти документы раздельно на каждого из водителей, работающих на транспортном средстве посменно. Однако не являются редкостью ситуации, когда одно и то же авто выполняет длительный рейс и поочередно эксплуатируется 2-мя водителями. Можно ли в этом случае в путевой лист внести данные обоих водителей?
Минтранс России в письме от 04.04.2019 № Д3-514-ПГ отвечает на этот вопрос положительно, указывая, что такое действие не будет противоречить действующему законодательству, поскольку прямого запрета на него приказ № 152 не содержит, а положение о возможности введения в путевой лист дополнительных реквизитов в этом документе имеется.
Что надо сделать, чтобы путевой лист оказался оформленным на 2 водителей одновременно? Нужно отразить в нем обязательные сведения, касающиеся каждого из водителей. К числу таких сведений приказ № 152 (п. 7) относит:
Таким образом, в путевом листе, оформляемом на 2 водителей, должно быть предусмотрено наличие полей для размещения необходимой информации в отношении каждого из них. Достичь этого можно путем введения в унифицированную форму дополнительных строк.
Но в этом случае получившийся бланк перестанет считаться унифицированным, и его придется утверждать внутренним организационно-распорядительным документом лица, имеющего право распоряжаться транспортным средством.
Созданный на базе унифицированного бланка формы № 4-С образец путевого листа для 2-х водителей доступен для скачивания здесь.
Путевой лист грузового автомобиля
Для контроля работы водителя и автомобиля компании обязаны оформлять путевые листы. Это документ первичного учета. На их основании рассчитывают оплату труда водителю, списывают ГСМ, а также предъявляют заказчику сумму к оплате. Разберемся, как заполнить путевой лист грузового автомобиля с учетом новых правил, которые начали действовать 1 января 2021 года.
Как работать с путевым листом
Заполняет бумагу уполномоченный на это сотрудник компании-владельца автомобиля — это может быть сам руководитель, бухгалтер или диспетчер. Делать это нужно до начала осуществления рейса, если его продолжительность больше, чем рабочая смена шофера, или до начала первого рейса, если за смену водитель делает не один рейс.
Если на один автомобиль оформляют несколько путевых листов, то дату, время и показания одометра указывают таким образом:
Важно! С 1 марта 2019 года, согласно приказу Минтранса РФ от 21 декабря 2018 года № 467, начали действовать нововведения. В частности данные с одометра нужно снимать при выезде с «парковки» (а не с «гаража») и въезде на нее. С 2021 года также нужно включать в бланк новые реквизиты: сведения о перевозке, обязательно марку ТС, отметки о предрейсовом и послерейсовом медицинском осмотре водителя и техническом осмотре ТС (приказ Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368).
Формы путевых листов грузовиков содержат отрывные талоны. Часть сведений в них вносит заказчик, часть — исполнитель. Талоны нужны, что выставить заказчику счет за оказанные посредством грузового автомобиля услуги.
Все путевые листы после их закрытия хранятся в бухгалтерии у собственника автомобиля или арендатора. На основании информации из путевого листа бухгалтер рассчитывает заработную плату водителю и списывает затраты на ГСМ и эксплуатацию транспортного средства.
Какой бланк использовать
Существует три формы путевых листов, рекомендованные государством. Это 4-П, 4-С и 4-М. 4-П применяют при повременной оплате труда, 4-С — при сдельной, а 4-М — при междугородних перевозках. Отличий в заполнении этих бланков практически нет.
Формы утверждены постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 года № 78, перестали быть обязательными к применению с начала 2013 года. На сегодняшний день эти бланки не содержат все необходимые для путевого листа реквизиты, однако их можно добавить с учетом требований, прописанных в приказе Минтранса от 11 сентября 2020 года № 368 (он заменил ранее действующий приказ от 18 сентября 2008 года № 152, устанавливающий порядок заполнения путевых листов и перечень их реквизитов).
Заполняем путевой лист грузовика с учетом новых реквизитов 2021 года (на примере доработанной 4-П)
Сначала необходимо указать:
Далее нужно указать информацию об автомобиле, водителе грузовика и т.д.:
После этого следует таблица, куда надо вносить данные о выезде с парковки и возвращении на нее. Отмечают число, месяц, время, показания одометра.
Затем располагается таблица с информацией о движении горючего. Записываем: марку и ее код, сколько горючего выдано, сколько осталось по возвращении на парковку, время работы. Заправщик, механик и диспетчер должны расписаться в своих графах.
После этой таблицы механик и водитель расписываются в том, что сдали и приняли автомобиль.
К сведению! В новых правилах заполнения путевых листов указано, что контролер технического состояния грузовика после проверки ТС должен проставить отметку «Выпуск на линию разрешен». Кроме того, нововведения 2021 года прописывают, какую отметку нужно вносить в лист после медицинского осмотра водителя: после осмотра перед выездом — «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен», по итогам послерейсового осмотра — «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
В задании шоферу отмечают название и адрес заказчика, время прибытия к нему и отбытия от него, сколько часов работал водитель, сколько поездок совершил.
В талонах для предъявления заказчику фирма-исполнитель указывает:
На обороте талона заказчик должен указать:
Отрывной талон должен подписать таксировщик.
На обороте бланка надо отметить сведения о выполнении задания шофером: название фирмы-заказчика, показания приборов, время прибытия к заказчику, маршрут движения.
Также есть таблица для указания, были ли на линии простои, по какой причине и в какое время, какова их продолжительность. Ответственное лицо должно расписаться в подтверждение данных.
Далее расположены таблички, куда вносят сведения о расходе горючего, заработной плате водителя.
Кроме того, необходимо по каждому заказчику заполнить таблицу с такими сведениями (они повторяют данные на отрывных талонах для заказчиков):
К сведению! Данные бумаги необходимо регистрировать в специальном журнале их учета. Такой журнал с 2021 года разрешено вести в электронном виде, но заверять данные в нем нужно усиленной квалифицированной электронной подписью. После «закрытия» путевого листа его хранят в бухгалтерии компании в течение 5 лет.
Заполняем путевые листы в 2021 году: инструкция и образцы для бухгалтера
В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевых листов. Этот документ — основание для списания горючего в состав расходов для целей бухгалтерского и налогового учета, поэтому важно оформлять его правильно. Мы подготовили обзор внесённых изменений и пример заполнения путевого листа.
Кто должен составлять путевой лист
Путевой лист — это документ для учёта и контроля работы водителя и транспортного средства (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В нём прописывается маршрут и техническое состояние машины, информация о проведённом медосмотре водителя и пр. Путевые листы нужны, чтобы обосновать необходимость аренды или лизинга, а также подтвердить расходы, связанные с использованием транспортных средств:
Путевые листы составляют индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности или для собственных нужд.
В новых правилах заполнения путевых листов убрали оговорку о том, что путевой лист оформляется только при перевозке пассажиров, багажа и грузов (Приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368). Поэтому может показаться, что теперь даже на пустые транспортные средства надо будет оформлять документ. Но оговорка осталась в ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Так как юридическая сила ФЗ № 259-ФЗ выше, чем у Приказа Минтранса, полагаем, что оформлять путевые листы по-прежнему надо только для перевозки грузов, багажа и пассажиров.
Когда составлять путевой лист и сколько он действует
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов. Мы собрали информацию в таблицу.
| Время оформления | Срок действия | |
|---|---|---|
| Один или несколько рейсов в течение смены в пределах одного дня | До начала первого рейса | На один день |
| Рейс превышает продолжительность смены | До начала рейса | На срок, соответствующий длительности рейса или На срок, соответствующий количеству календарных дней, к которым относится смена (рабочий день), приходящаяся более чем на один календарный день |
Если во время действия путевого листа транспортным средством посменно пользуется несколько водителей, то можно оформить несколько путевых листов для каждого водителя на один автомобиль.
Вести учет путевых листов и ГМС по правилам — это просто.
Новые правила оформления путевых листов с 1 января 2021 года
Новые правила утверждены Приказом Минтранса РФ от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», который действует с 1 января 2021 по 1 января 2027 года.
Новый порядок составления путевых листов обязаны применять юрлица и ИП, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Рассмотрим важные изменения подробнее.
Изменение 1 — новый обязательный реквизит «Сведения о перевозке»
В путевой лист добавился обязательный реквизит «Сведения о перевозке». В нём надо указывать вид сообщения и вид перевозки из ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ.
Видов перевозок пассажиров и багажа в ФЗ предусмотрели всего три: регулярные, по заказам и на легковых такси. Этого точно недостаточно, поэтому в письме от 03.03.2021 № Д3-468-ПГ Минтранс уточнил порядок заполнения этого реквизита. В графе «Вид перевозки» надо указывать один из следующих видов:
Изменение 2 — «Сведения о транспортном средстве»
Теперь в сведениях о транспортном средстве надо указывать марку транспортного средства и прицепа (при наличии). Раньше указывали только тип и модель.
Тут же будем указывать показания одометра при выезде с парковки и заезде на неё после окончания смены. Показания, как и раньше, включают полные километры пробега. Но в старой редакции заносить данные одометра при заезде на парковку не требовалось.
Изменение 3 — порядок проставления отметки о медосмотре и техконтроле
В новых правилах указали, что за контроль технического состояния отвечает должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспорта. Сейчас указано, что это делает контроллёр технического состояния. Если всё в порядке, нужно проставить отметку «Выпуск на линию разрешён».
Также в правилах прописали, какую отметку ставить в путевом листе после медосмотра водителя:
Изменение 4 — электронная форма журнала регистрации путевых листов
Теперь журнал можно вести на бумаге или в электронной форме на выбор. Если будете вести электронно, заверяйте внесённые в него сведения усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). А также обязательно предусмотрите возможность печати журнала на бумаге.
Если ведёте бумажный журнал, учитывайте, что все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году
Обязательные реквизиты путевого листа перечислены в Приказе Минтранса от 11.09.2020 № 368 и ч. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Первая группа даёт право на допуск транспорта к эксплуатации, а вторая — даёт право принять путевой лист к учёту.
Для допуска к эксплуатации
Чтобы на основании путевого листа списать ГСМ, в нём необходимо указать следующие реквизиты (разд. I Приказа № 368):
Наименование и номер. Укажите в бланке название документа и тип транспорта, для которого он составлен. Например, «Путевой лист легкового автомобиля». Нумеруйте путевые листы в хронологическом порядке.
Сведения о сроке действия. Сюда включите срок (число, месяц, год), в течение которого можно совершать поездки по выданному путевому листу. Документ может быть выдан и на несколько дней — в таком случае нужно указать даты начала и окончания срока, когда путевой лист может быть использован.
Сведения о перевозке. Это новый обязательный реквизит с 2021 года. В нём нужно указывать сведения о виде перевозки и сообщения. Эти данные приведены в ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Мы рассказали о них подробнее в разделе с изменениями 2021 года.
Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства. Тут нужно указать:
Сведения о транспортном средстве. В путевой лист нужно включить информацию о транспортном средстве:
Сведения о водителе. Эта часть должна содержать:
Если одно транспортное средство используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину. В нём нужно указывать данные водителей, которые первыми выезжают с парковки и последними заезжают. Если путевой лист выписан на нескольких водителей, отметки о предрейсовом медосмотре должны быть в отношении каждого из них.
Для принятия к учёту
Помимо указанных реквизитов, путевой лист, как первичный документ, должен содержать обязательные реквизиты, установленные для всех первичных документов п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Обязательные реквизиты, согласно Закону № 402-ФЗ:
Часто для служебных поездок работники компании используют личные автомобили. Например, директор использует автомобиль для поездок в командировку, а менеджер может ездить на личном автомобиле на встречи с партнерами.
Чтобы подтвердить расходы на ГСМ, каждую поездку нужно отразить в путевом листе.
Дополнительные реквизиты путевого листа
Организации и ИП могут указать в путевом листе дополнительные реквизиты, учитывающие особенности их деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа различными видами транспорта (п. 7 разд. I Приказа № 368).
Такими дополнительными реквизитами, по мнению автора, могут быть:
Данные реквизиты позволяют организации осуществлять внутренний контроль над обоснованностью списания горючего.
Нормативная база, справочники ОКВЭД, ОКОФ, проводок, актуальные показатели. Чтобы получить доступ к материалам, просто зарегистрируйтесь
Форма и порядок заполнения путевого листа
Обязательного для всех бланка путевого листа по-прежнему нет. Вы можете разработать его самостоятельно или доработать и использовать унифицированные формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78. Доработка включает добавление всех обязательных реквизитов и исключение ненужных граф.
Бланк, который будете применять, закрепите в учётной политике. Перед этим проверьте, чтобы путевой лист соответствовал всем требованиям к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а не только к обязательным реквизитам листа. Если у вас уже есть утверждённая форма путевого листа, не забудьте доработать её под новые требования 2021 года.
Мы подготовили несколько образцов путевых листов, оформленных по новым правилам.
Образец путевого листа легкового автомобиля на основе типовой формы № 3
Образец путевого листа грузового автомобиля на основе типовой формы № 4-П
Нормы расхода топлива
Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте введены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций “Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте”».
В соответствии с п. 1 данных Методических рекомендаций они предназначены для автотранспортных предприятий, организаций, занятых в системе управления и контроля, предпринимателей и др., независимо от форм собственности, эксплуатирующих автомобильную технику и специальный подвижной состав на шасси автомобилей на территории Российской Федерации.
На основании Методических рекомендаций в организациях утверждаются нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.
НК РФ не содержит условия о нормировании расходов на горюче-смазочные материалы. Но если компания применяет эти нормы, она может подтвердить экономическую оправданность расходов в случае разногласий с налоговой (ст. 252 НК РФ).
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Один путевой лист на несколько водителей: это законно?
С 2019 года произошло множество изменений в отношении формы порядка оформления (выдачи) водителям путевых листов. Рассказываем на основе разъяснений Минтранса России, допустимо ли выдать один путевой лист на двух водителей и более.
Позиция чиновников
Согласно письму Минтранса России от 4 апреля 2019 года № ДЗ-514-ПГ, действующие законодательные нормы не запрещают оформлять один путевой лист на несколько водителей.
Напомним, что порядок заполнения путевых листов, а также состав обязательных реквизитов этих документов утвержден приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152).
Данным приказом не установлен запрет на оформление одного путевого листа на нескольких водителей.
Основное требование
По мнению Минтранса, в данном случае при оформлении путевого листа должна быть обеспечена идентификация отметок медицинского работника, проводившего предрейсовый (послерейсовый) медицинский осмотр – в части их отнесения к каждому водителю транспортного средства.
Проще говоря, путевой лист на 2-х водителей и более должен содержать, например, таблицу, из которой чётко видно Ф.И.О. водителя и рядом отметка медика в отношении именно него (либо её отсутствие).
В соответствии с Порядком проведения медосмотров (приказ Минздрава от 15.12.2014 № 835н) по результатам прохождения предрейсового медицинского осмотра на путевых листах ставят:
Состав путевого листа
Как раз для случаев одного путевого листа на двух водителей законодательство разрешает самостоятельно разработать его форму. Однако в ней должны присутствовать обязательные реквизиты, которые приведены в Приказе № 152. К ним отнесены:
Также Минтранс разъясняет, что на путевом листе допустимо размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности ведения деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом или городским наземным электрическим транспортом.
