Форма №3 спец. Путевой лист специального автомобиля
К специальным автомобилям относятся автовышки, пожарные машины, автокраны, автобетоносмесители и другие машины для выполнения определенных действий. Для такого транспорта разработан путевой лист по форме №3 спец. Его заполняют организации и предприниматели, деятельность которых связана с эксплуатацией специального автотранспорта. Как правильно оформить путевой лист для спецмашины, разберемся в статье.
Назначение путевого листа
Функции путевого листа следующие:
Таким образом, это многофункциональный документ, наличие которого могут проверить при выездной проверке ФНС или другие ведомства. За отсутствие путевых листов может быть наложена административная ответственность.
Законодательная база
Заполнение путевых листов должно удовлетворять следующим нормативным актам:
Приказ от 2020 года начал действовать с 1 января 2021 года. Он внес новые реквизиты в формы путевых листов. Теперь нужно указывать в дополнение ко всем прежним реквизитам сведения о перевозке, марку транспортного средства (обязательно). Изменился и порядок проставления отметок о пройденном медицинском и техническом контроле.
Какой бланк использовать
Бланк путевого листа №3 спец. разработан Госкомстатом, а утвержден его Постановлением №78 от 28 ноября 1997 года. Использование формы было обязательным до конца 2012 года. С начала 2013 года предприниматели получили право использовать свои бланки. Главное, чтобы было соблюдено необходимое количество реквизитов и применение формы было зафиксировано в учетной политике компании.
Несмотря на такое право, часть компаний по-прежнему верны унифицированным формам, особенно те, кому такие бланки подходят. Они удобны и привычны в использовании, знакомы проверяющим органам.
Какие бланки выбрать, решает руководство компании исходя из собственного удобства.
К сведению! В связи с тем, что добавились новые реквизиты, организациям придется изменять имеющиеся у них формы. Примером является наш образец путевого листа.
Заполняем путевой лист специального автомобиля
Путевой лист оформляют перед выездом на задание. Составляют бумагу в одном экземпляре. Форма №3 спец. используется только для одного или двух заказчиков. Если их в течение рабочего дня или смены больше, то оформляют новый лист.
Заполнение путевого листа ложится на плечи диспетчера или другого назначенного сотрудника. Можно составлять путевой лист на бумаге, а можно на компьютере в специальной программе. Свою часть бланка водитель заполняет, как правило, от руки. Он вносит информацию о совершенной поездке и работе, а также ставит подписи о приеме и сдаче машины.
Лицевая сторона
Итак, диспетчер начинает вносить информацию с шапки документа. Что следует указать:
Далее располагается таблица с данными о работе водителя и автомобиля. При выезде из гаража отмечают время по графику, цифры пробега, показания одометра, время фактическое: число, месяц, часы, минуты. Те же самые данные диспетчер должен указать в конце смены или рабочего дня, но только в графе «Возвращение на парковку».
Справа находится таблица со сведениями о движении горючего. Необходимо указать: марку и код топлива, сколько выдано, сколько было при выезде, сколько осталось по возвращении и сколько сдано, коэффициент изменения нормы. Здесь же указывают время работы двигателя и специального оборудования машины. Под каждым из показателей должны расписаться заправщик, механик, диспетчер.
После этого следует графа, где указывают серии и номера выданных талонов заказчика. Сами талоны расположены на специальной отрывной части документа.
Следующая таблица — с заданием водителю. Ее также заполняет диспетчер. Необходимо указать следующую информацию:
Важно! Каждая подпись ставится в свое время после тщательного осмотра. Допуск к работе невозможен без проверки состояния здоровья водителя и технического состояния машины.
Оборотная сторона
Таблицу с данными о выполнении задания заполняет водитель. Что нужно отметить:
В последнем столбце должен расписаться заказчик работ и поставить печать, если компания продолжает ее использовать.
Далее следует таблица, где нужно указать ответственных за безопасное перемещение груза со стороны исполнителя и заказчика, ФИО стропальщиков и номера их удостоверений.
Следующую часть бланка заполняют уже в бухгалтерии. Данные нужны для расчета заработной платы водителю. Необходимо внести следующую информацию:
Если были простои, то сведения о них заносят в соответствующую таблицу. Указывают наименование, код, время начала и окончания простоя. Ответственное лицо ставит свою подпись.
В последней табличке отмечают сумму заработной платы за смену, расписывается бухгалтер.
Талоны для заказчиков
Путевой лист содержит отрывные талоны для заказчиков. Они нужны для выставления счета данной организации. Что должно быть указано в таком талоне:
Талон заполняет организация-владелец транспортного средства.
Регистрация и хранение путевых листов
Путевой лист после открытия регистрируют в журнале учета движения путевых листов. С 1 января 2021 года такой журнал разрешено вести и в электронной форме. Записи в нем нужно заверять усиленной квалифицированной электронной подписью.
Образец заполнения путевого листа
В 2021 году изменились форма и порядок заполнения путевого листа — это документ для учета и контроля работы водителя и транспортного средства. Он нужен, чтобы списывать топливо в состав расходов. Скачайте на этой странице образец заполнения путевого листа, а также — прочитайте про все изменения.
Форма путевого листа в 2021 году
Обязательного бланка путевого листа нет. Есть форма, которую можно самостоятельно доработать: добавить или убрать ненужные поля.
Составлять путевые листы должны индивидуальные предприниматели и организации всех форм собственности, которые используют транспорт в своей деятельности.
Бланк путевого листа надо закрепить в учетной политике. Если вы уже используете какую-либо форму, доработайте ее под новые требования. О них ниже.
После регистрации в сервисе МойСклад вы бесплатно получите:
Путевые листы 2021: изменения
Новые правила оформления путевых листов в 2021 году утвердил Минтранс. Им обязаны следовать юрлица и ИП, которые используют легковые машины, грузовики, автобусы, троллейбусы и трамваи.
Сведения о транспортном средстве — надо указать марку транспорта и прицепа. Раньше указывали только тип и модель. В этой же графе надо вписать показания одометра при выезде с парковки и заезде на нее после смены. Раньше эти данные были не нужны.
По новым правилам заполнения путевого листа после медосмотра водителя надо поставить отметки «прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен» или «прошел послерейсовый медицинский осмотр».
Электронная форма журнала регистрации путевых листов — с 2021 года этот документ можно вести в электронном формате. Для этого потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись. В бумажном варианте не забудьте пронумеровать и прошнуровать все страницы. Скачать журнал учета путевых листов 2021 года можно здесь.
Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 году
Минтранс перечислил обязательные реквизиты путевого листа на 2021 год в приказе от 11.09.2020 № 368.
Чтобы получить допуск к эксплуатации транспортного средства, а потом списать топливо в расходы, надо указать:
Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля
Для легковушек в основном используется путевой лист по форме № 3. В документе надо указать все обязательные в 2021 реквизиты.
Образец заполнения путевого листа для грузового автомобиля
Форму бланка путевого листа грузового автомобиля выбирают в зависимости от того, как работает компания. Унифицированного варианта нет. Можно выбрать:
Срок действия путевого листа в 2021 году
Срок действия и время оформления путевого листа зависит от продолжительности и количества рейсов.
В день делается один или несколько рейсов в течение смены
До старта первого рейса
Рейс продолжается больше одной смены
На срок рейса или на число календарных дней, на которые приходится смена
Если одно ТС используют посменно несколько водителей, для каждого водителя можно оформить свой путевой лист на одну машину.
Путевой лист для ИП нужно составлять перед каждой поездкой. В 2021 нельзя оформлять путевой лист на месяц. Образец используется тот же, что и выше.
Штраф за отсутствие путевого листа
Путевой лист подтверждает маршрут следования ТС, его техническую исправность, способность водителя управлять авто.
Документ могут проверить представители Минтранса, ГИБДД, Роструда и Росздравнадзора. Если его нет — штраф за отсутствие путевого листа грозит как водителю, так и организации. Его размер варьируется от 500 до 30 000 рублей.
Кроме того, путевые листы проверяют сотрудники трудовой инспекции и ИФНС, по ним они отслеживают соблюдение работодателем норм трудового законодательства, правильность начисления зарплаты и соблюдение норм списания ГСМ.
На практике получается так: в дороге могут потребовать права, регистрационные документы и документы на право владения, пользования, распоряжения ТС.
Таким образом, у водителя могут спросить полис ОСАГО, путевой лист, разрешительные документы на перевозимый груз. Например, разрешение нужно для перевозки лома или отхода цветных металлов. Если водитель не указан в полисе ОСАГО, лучше выписать ему доверенность.
Журнал учета путевых листов в 2021 году
ИП и компании могут в 2021 году сами разработать форму журнала учета путевых листов. Ее надо закрепить в учетной политике. Оформляют документ на срок не более года, но при необходимости его можно сократить до 1 месяца.
Журнал регистрации путевых листов состоит из двух частей:
Лист, на котором указывают название организации, код по ОКПО и период, в течение которого будет вестись журнал.
Таблица, в которой указывают:
Хранить журнал выдачи путевых листов, их учета и регистрации путевых листов надо пять лет. Если журнал ведется в бумажной форме, страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если в электронной — подписаны усиленной квалифицированной электронной подписью.
Часто задаваемые вопросы
Нужен ли путевой лист для ИП?
Да. Путевые листы для ИП на своем авто должен выписывать сам предприниматель. Это новое правило Минтранса 2021 года. Если ИП, владеющий автомобилем, одновременно и водитель, он должен оформлять путевой лист на себя.
Можно ли использовать электронный путевой лист?
Пока нет. Эксперимент с электронными путевыми листами проходил Москве, Московской, Калужской, Рязанской областях, Республике Татарстан и Краснодарском крае. По всей стране такой формат планируют ввести в июля 2022 года.
Сколько составляет срок хранения путевых листов в организации?
Путевые листы и журнал их учета надо хранить пять лет.
Как правильно заполнить путевой лист грузового автомобиля?
Для грузовиков порядок заполнения путевых листов в 2021 году мы разобрали в этом разделе.
Какой бланк путевого листа легкового автомобиля лучше использовать?
Лучше взять путевой лист по форме 3. Сегодня эту форму используют чаще всего и дорабатывают при необходимости. Скачать образец путевого листа 2021 года можно здесь.
Кто имеет право подписывать путевые листы?
Сотрудник, который отвечает за путевые листы, контроллер техсостояния машины, медработник. В небольших компаниях обычно за диспетчера подписывает бухгалтер, а за механика — водитель.
На какой срок выдается путевой лист?
Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одной смены.
Новый путевой лист автомобиля с 2021 года: какие изменения и новшества (скачать бланк)
Изменения в путевых листах с 2021 года
Путевой лист – это документ, который нужен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
Формы путевых листов, обязательной к применению, нет. Вы можете разработать бланк самостоятельно или взять за основу унифицированные формы, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78.
Формы путевых листов, которые используете, закрепите в учетной политике.
С 2021 года в путевом листе нужно указывать новый реквизит «Сведения о перевозке». В нем отражают информацию о видах сообщения и видах перевозок. Например:
В сведениях о транспортном средстве с 2021 г. нужно указывать еще и марку транспортного средства (ранее – только тип и модель).
Показания одометра с 2021 г. нужно указывать как при выезде транспортного средства с парковки, так и при заезде на парковку (ранее – только при выезде с парковки).
С 2021 г. нужно проставлять отметку «Выпуск на линию разрешен» (ранее такого правила не было).
Контроль технического состояния должно проводить должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств.
Обязательные реквизиты путевого листа 2021: список
В 2021 году предусмотрите в путевом листе обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Это:
Кроме того, укажите в путевом листе обязательные реквизиты, утвержденные с 2021 года приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368 (ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Это:
Минтранс изменил правила оформления путевых листов 19:25, 24 декабря 2020 Версия для печати
Минтранс утвердил новые правила заполнения путевых листов (приказ от 11.09.2020 № 368). Они вступают в силу с 1 января 2021 года и будут действовать до 1 января 2027 года.
В новом порядке появился новый обязательный реквизит, а также уточнили правила заполнения отдельных реквизитов и порядок ведения журнала путевых листов. Путевой лист по-прежнему можно составлять в произвольной форме, но придется дополнить бланк новыми реквизитами.
Изменение 1 – новые правила оформления путевых листов
По новым правилам путевой лист нужно заполнять на любое транспортное средство, которое использует компания или ИП. То есть из старых правил убрали оговорку, по которой путевой лист оформляют при эксплуатации авто только при перевозке пассажиров или грузов.
Получается, что в 2021 году оформит путевой лист придется, даже если автомобиль будет без пассажиров. Но тут есть одна нестыковка. В статье 6 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ сказано, что путевые листы обязательны только при перевозке пассажиров и грузов. Получается, что положения нового приказа противоречат Закону от 08.11.2007 № 259-ФЗ. Пока Минтранс этот момент никак не комментирует.
Изменение 2 – новый обязательный реквизит
В путевом листе появился новый реквизит – «Сведения о перевозке». В нем отражают информацию о видах сообщения и видах перевозок.
Например, вид сообщений – пригородное, междугородное, международное сообщение, а вид перевозки – регулярные пассажирские, перевозки по заказам и т. д. (ст. 4 и 5 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). В 2020 году компании и ИП такой реквизит в листах не указывают.
Изменение 3 – новые правила заполнения реквизита «Сведения о транспортном средстве»
По новым правилам в сведениях о транспортном средстве нужно указывать дополнительные данные – марку транспортного средства. Ранее Минтранс хотел видеть в этом поле только тип и модель.
Кроме того, правила дополнили новым порядком отражения показаний одометра. В 2021 году эти данные надо приводить как при выезде транспортного средства с парковки, так и при заезде на парковку. В действующем в 2020 году приказе есть условие, что показания отражают только при выезде с парковки.
Изменение 4 – новый порядок проставления отметки о прохождении технического контроля
В 2021 году компании и ИП должны проставлять отметку «выпуск на линию разрешен». В действующих в 2020 году правилах этого нет.
Кроме того, в новом приказе уточнили, что контроль технического состояния проводит должностное лицо, ответственное за техническое состояние и эксплуатацию транспортных средств. Сейчас это должен делать контролер технического состояния ТС.
Изменение 5 – дополнительные правила ведения журналов путевых листов
Порядок дополнили правилом, что журнал можно вести на бумаге или в электронной форме. Страницы бумажного журнала должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если журнал ведется в электронном виде, организация или ИП должны обеспечить возможность его печати.
Кроме того, электронный журнал надо будет заверять усиленной квалифицированной электронной подписью. В действующем порядке такие правила не прописаны.
Путевые листы придётся заполнять по-новому. Как?
Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368 обновлены требования к оформлению путевых листов, утверждены их обязательные реквизиты и порядок заполнения. Поправки, в частности, коснулись случаев оформления путевого листа, его содержания и требований к журналу регистрации.
Разбираемся, что изменилось и почему вам нужно об этом знать.
Почему это важно?
Путевой лист является основным первичным документом, оформляемым в случае использования в организации автотранспорта. Бухгалтерии он нужен, чтобы списать в расходы ГСМ и зарплату водителя. Для начисления зарплаты требуются сведения о фактически отработанном водителем времени, которые также содержатся в путевом листе.
Кроме того, нельзя забывать, что без этого документа водитель в принципе работать не сможет. Правильность заполнения путевого листа могут проверить различные контролирующие структуры, в том числе налоговые органы, ГИБДД и трудовая инспекция. Поэтому любые изменения в порядке оформления этого документа необходимо отслеживать и учитывать.
Изменился ли перечень реквизитов путевого листа?
Да, изменился. Предусмотрен новый обязательный реквизит — сведения о перевозке. К этим сведениям относится информация о виде сообщения и виде перевозки.
Придётся ли чаще его оформлять?
По новым правилам путевой лист придётся оформлять при любом использовании транспортного средства вне зависимости от вида и особенностей перевозки.
Напомним, действующие правила предписывают оформлять этот документ на каждое транспортное средство, используемое юрлицом, ИП для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.
Потребуется ли указывать дополнительные сведения о ТС?
Да, потребуется. Нужно будет указывать марку ТС и автомобильного прицепа (полуприцепа). Пока требуется указать только модель. Причём новое требование распространяется на любые ТС с прицепом, а не только на грузовики, как сейчас. Кроме того, должностному лицу, ответственному за техническое состояние и эксплуатацию ТС, придётся указывать дату и время выпуска ТС на линию и его возвращения.
Как придётся отмечать факт прохождения медосмотров?
В новых правилах чётко указано, что требуется написать в путевом листе по результатам предрейсового и послерейсового медосмотров.
В первом случае это должна быть фраза: «прошёл предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». Во втором случае нужно вписать следующую формулировку: «прошёл послерейсовый медицинский осмотр».
Кроме того, ответственное должностное лицо должно будет ставить отметку: «выпуск на линию разрешён».
Какие установлены требования к ведению журнала регистрации путевых листов?
Если журнал ведётся на бумаге, его страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы.
Если журнал ведётся в электронном виде, он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью. При этом должна быть обеспечена возможность печати страниц журнала на бумажном носителе.
Когда Приказ № 368 вступит в силу?
Документ вступит в силу 1 января 2021 года и будет действовать до 1 января 2027 года.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
