Использование служебного автомобиля в личных целях
Использование служебного транспорта в личных целях директором коммерческой компании или сотрудниками фирмы — явление в Российском бизнесе достаточно частое. Нередко оно рассматривается как дополнительный элемент мотивации сотрудников. Насколько законно и безопасно так использовать машину?
Служебный автомобиль в личных целях 
Согласно законодательству РФ, свободное использование коммерческого (служебного) транспорта в личных целях запрещено. Связано это, в первую очередь, с тем, что вся деятельность бизнеса подконтрольна и регламентирована обязательной бухгалтерской отчетностью.
На каждую поездку служебного автомобиля составляется путевой лист, списывается топливо, насчитывается заработная плата водителю. Затраты на поездку четко рассчитываются и списываются бухгалтерией как затраты на производственную деятельность, после чего вычитаются из налогооблагаемой прибыли.
Если коммерческий транспорт используется несанкционировано, не подтверждается никакими внутренними правилами и инструкциями, не проводится по бухгалтерии и не сопровождается списанием затрат, то компания несет потери:
Разумеется, будут проблемы с налоговыми органами, которые любые расходы и затраты на служебный транспорт воспринимают как расходы деятельности компании.
Когда можно приватно использовать коммерческий транспорт?
Только когда в коммерческой компании на этот счет действуют легальные правила (один из вариантов):
Первый вариант понятен и прозрачен — все затраты проводятся по бухгалтерской отчетности. Во втором случае компания должна четко определить «правила игры» и сформулировать в инструкциях основные вопросы: как компенсируется расход ГСМ, как контролируется пробег по спидометру, как ведется отчетность по использованию транспорта, и как используются автомобили.
Правила частного использования служебного автомобиля должно быть утверждены руководящими органами компании и согласованы с налоговыми органами в рамках действующего законодательства.
Какие нужны документы?
Чтобы сотрудник компании мог без последствий управлять служебным автомобилем в нерабочее время, у него на руках должны быть:
Любой из этих документов временно снимает транспортное средство с баланса компании и переносит ответственность за сохранность и целостность авто, а также затрат на ГСМ и амортизацию на водителя, сидящего за рулем. При этом, документы должны оформляться каждый раз, когда автомобиль выезжает из парка компании не по служебной надобности (то есть, по путевому листу). Именно по этой причине такой механизм использования машины не слишком практичен.
Как оформить автомобиль сотрудника (аренда)
Еще один, более простой и законный способ использовать служебный автомобиль в личных целях — аренда. Но не аренда авто сотрудником у компании, а наоборот: аренда компанией личного транспорта сотрудника. При этом, аренда может быть оформлена как на само авто, так и на машину с водителем.
И в том, и в другом случае, использовать в нерабочее время арендованную машину можно без дополнительных документов, так как владелец авто имеет к нему право доступа в любое время.
Если же оба варианта аренды транспортного средства компанию не устраивают, потребуется акт приема/передачи служебного транспортного средства определенному сотруднику, который может использовать его во внеслужебных целях.
Допускается также аренда сотрудником служебного автомобиля на определенное время. Но в этом случае, система бухгалтерского учета будет сложнее, так как придется рассчитывать налог на доход компании с аренды своего транспорта.
Возмещение расходов при использовании служебного авто
Вопросы возмещения затрат на используемый в личных целях служебный автомобиль — один из главных вопросов, которые компания должна сразу решить и узаконить документально, чтобы не нести убытки и не подвергнуться санкциям сотрудников налоговой инспекции.
Способов возмещения сотрудником денежных расходов при эксплуатации служебного транспорта несколько:
Руководство компании само выбирает форму начисления и погашения затрат, после чего схема прописывается в правилах фирмы и отражается в бухгалтерской документации.
Точно так же контроль неслужебной эксплуатации автомобиля может вестись по пробегу (разрешенное количество километров, которые можно проехать на коммерческом авто при личной эксплуатации), что позволяет ограничить и контролировать амортизацию машины и затраты на ее обслуживание и ремонт.
Схема такого контроля проста: руководство компании учитывает цифру пробега до и после поездки в оговоренные временные периоды, а затем отнимает от общего пробега пробег по служебным заданиям (высчитывается по путевым листам). Полученный остаток — и есть расстояние, которое машина проехала в личных целях сотрудников, и оно переводится в количество топлива по техническим характеристикам и амортизацию и диагностической карте автомобиля.
FAQ (часто задаваемые вопросы)
В заключении отметим, что использование коммерческого (служебного, корпоративного) транспорта в личных целях директора или сотрудников компании допускается. Но только в том случае, если в Политике, должностных инструкциях и приказах четко указаны условия такой эксплуатации и методы контроля затрат. Отдельный случай — аренда авто у компании и аренда машины компанией у сотрудника, где действуют правила аренды движимого имущества.
Несогласованная с руководством и никак не контролируемая неслужебная эксплуатация корпоративного транспортного средства запрещена законом, так как ведет к прямым имущественным и материальным убыткам (расходы на ГСМ, амортизация ТС). В случае ее выявления, сотрудник будет нести финансовую, административную, а в отдельных случаях и уголовную ответственность.
Закрепление за работником служебного автомобиля для рабочих поездок не обязывает его проходить предрейсовый медосмотр
 |
| ambrozinio / Depositphotos.com |
Эксперты службы Правового консалтинга ГАРАНТ разъяснили, что трудовое законодательство не ограничивает право работодателя закрепить служебный автомобиль для поездок, связанных с выполнением трудовых обязанностей, за любым работником независимо от трудовой функции, которую он выполняет. При этом само по себе управление автомобилем для служебных поездок не означает, что работник начинает осуществлять трудовую функцию водителя (определение Санкт-Петербургского городского суда от 10 июля 2013 г. № 33-9894).
Обязательные предрейсовые медицинские осмотры проводятся в течение всего времени работы лица в качестве водителя ТС, за исключением водителей, управляющих ТС, выезжающими по вызову экстренных оперативных служб. Указанные осмотры проводятся за счет средств работодателя абз. 6 п. 1 ст. 20, п. 3 ст. 23 Федерального закона от 10 декабря 1995 г. № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения» (далее – Закон № 196-ФЗ).
При этом эксперты отметили, что в целях применения законодательства о безопасности дорожного движения водителем ТС признается любое лицо, управляющее ТС и имеющее на это специальное право, что означает обязанность юрлица и ИП, эксплуатирующих на каком-либо вещном праве (собственность, аренда, оперативное управление, безвозмездное пользование и т. п.) транспортные средства, организовывать проведение предрейсовых медосмотров лиц, управляющих принадлежащими им автомобилями, вне зависимости от того, какую должность занимает работник организации, осуществляющий функции водителя.
В свою очередь, трудовые отношения основаны на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником за плату трудовой функции, под которой понимаются работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (ч. 1 ст. 15 Трудового кодекса). Условие о трудовой функции подлежит включению в трудовой договор (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
В этой связи эксперты полагают, что в случае если управление автомобилем является обязанностью работника, работодатель обязан организовать проведение предрейсовых медицинских осмотров, и работника следует считать водителем для целей Закона № 196-ФЗ.
Все важные документы и новости о коронавирусе COVID-19 – в ежедневной рассылке Подписаться
Если же работнику предоставляется лишь право использовать служебный автомобиль для поездок, связанных с осуществлением его трудовой функции по занимаемой должности, то и обязанностей по проведению предрейсового медицинского осмотра у работодателя не возникает. Аналогичные разъяснения содержатся в постановлении Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 12 июня 2015 г. № 15АП-6441/15, постановлении Арбитражного суда Уральского округа от 2 августа 2017 г. № Ф09-3915/17.
Вместе с тем фактическое исполнение работником функции по управлению автомобилем работодателя при отсутствии в трудовом договоре (должностной инструкции) прямого упоминания об этой обязанности, не освобождает работодателя от необходимости проводить предрейсовые медосмотры, а работника – от прохождения таких осмотров (постановление Верховного Суда Российской Федерации от 19 декабря 2016 г. № 18-АД16-173).
Кроме того, как отметили эксперты, существует и такая практика, когда суд признал правомерным привлечение работодателя к ответственности по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП в ситуации, когда автомобилем работодателя управлял сотрудник, которому автомобиль был предоставлен лишь в качестве средства передвижения (решение Октябрьского районного суда г. Саратова Саратовской области от 22 декабря 2016 г. № 12-309/2016).
Эксперты также напомнили, что факт перевозки пассажиров, а также опасных грузов является основанием для проведения и послерейсового медицинского осмотра (п. 3 ст. 23 Закона № 196-ФЗ).
Как использовать автомобиль сотрудника в служебных целях
Очень часто организация не имеет собственного транспорта, но остро в нем нуждается. В этом случае организация видит как одним из выхода из ситуации использование транспортных средств сотрудников.
Какие возможно оформить договоры, и как учесть выплаты в пользу сотрудников в расходах компании рассмотрим в данной статье. Уточним сразу, что плательщиками транспортного налога согласно положениям ст. 357 НК РФ признаются собственники транспортного средства, соответственно налог уплачивает непосредственно сотрудник — арендодатель. при любом оформлении использования личного транспортного средства в служебных целях.
В случае использования личного автомобиля в служебных целях законодательство предусматривает возможность заключить с сотрудником договор аренды с экипажем, договор аренды без экипажа или заключить соглашение о компенсации за использование автотранспорта.
Рассмотрим эти три способа.
Договор аренды с экипажем (ст. 632 ГК РФ)
При аренде автомобиля с экипажем расходы на ремонт автомобиля, как и обязательства по страхованию транспортного средства несет арендодатель. Однако расходы, связанные с эксплуатацией транспортного средства, например приобретение ГСМ, оплачивает арендатор, т.е. организация.
С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, а вот страховыми взносами данная выплата не облагается на основании п. 4 ст. 420 НК РФ. Взносы на страхование от несчастных случаев организация может уплачивать, но только в том случае, если такая обязанность будет четко закреплена условиями договора аренды.
Договор аренды без экипажа (ст. 642 ГК РФ)
При аренде автомобиля без экипажа расходы на содержание автомобиля несет организация-арендатор.
С суммы арендной платы необходимо исчислить НДФЛ, страховыми взносами данные выплаты не облагаются.
При любой форме заключаемого договора необходимо указать в договоре данные из свидетельства о регистрации транспортного средства, а именно: марку автомобиля, год его выпуска, цвет, номер кузова, номер двигателя, гос. номер автомобиля, номер и серию свидетельства о регистрации транспортного средства. Также в договоре необходимо установить срок аренды, сумму и порядок оплаты арендной платы.
Бухгалтерия организации-арендатора должна будет отразить получение в аренду автомобиля на основании акта о приеме — передаче транспортного средства, отразив эту операцию на забалансовых счетах.
Дебет 001 — принят на забалансовый учет автомобиль, полученный по договору аренды.
При начислении сумм арендной платы за пользование автомобилем у сотрудника в бухгалтерском учете необходимо сделать следующие проводки:
Дебет 73 Кредит 68 — удержан НДФЛ.
Соглашение о компенсации (ст. 188 ТК РФ)
Размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях трудовым законодательством не предусмотрен, соответственно методику расчета компенсации организация устанавливает самостоятельно, либо установив фиксированную твердую цену ежемесячной оплаты, либо ежемесячно производя расчет компенсации в зависимости от интенсивности использования автомобиля.
Основанием для выплаты компенсации при использовании личного автотранспорта является приказ руководителя компании о выплате компенсации, предусматривающий размер такой компенсации.
Учет расходов в целях налогообложения для компании
Согласно п. 1 данного Постановления нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в целях налогообложения установлены в пределах 1200 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2000 куб. см. включительно и 1500 руб. для легковых автомобилей с объемом двигателей свыше 2000 куб. см.
Компаниям на УСН также необходимо обратить внимание на то, что учесть в расходах, уменьшающих налогооблагаемую базу, можно только компенсацию за использование в служебных целях легковых автомобилей и мотоциклов (пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Компенсация за использование личного грузового автотранспорта сотрудника в закрытом перечне расходов при УСН не поименована и следовательно не уменьшает налогооблагаемую базу при УСН. В случае использования грузового транспорта сотрудника в служебных целях компаниям на УСН оптимальнее заключить с сотрудником договор аренды автотранспорта, в этом случае арендные платежи смогут уменьшить налогооблагаемую базу организации — арендатора.
Если же компания применяет упрощенную систему налогообложения с объектом налогообложения «Доходы», то учесть компенсационные выплаты в целях налогообложения нельзя.
Для получения компенсации сотруднику необходимо подать заявление с указанием периодичности использования личного транспорта в служебных целях, приложив к заявлению копию свидетельства о регистрации транспортного средства и документы (квитанции, кассовые чеки и т.п.) подтверждающие понесенные сотрудником расходы на ГСМ.
Бухгалтерские проводки при начислении компенсации сотруднику аналогичны начислениям по договорам аренды:
Путевой лист
Соответственно для подтверждения маршрутов следования и обоснованности расходов на бензин, возможно использовать другие документы, подтверждающие произведенные расходы. Однако в любом случае формальный порядок оформления документов может быть признан лишь как попыткой уклонения от уплаты налогов и взносов.
Подводя итог, можно сказать, что выбрать, как оформить использование личного транспорта сотрудника в служебных целях не такая уж дилемма, необходимо просто юридически грамотно документально составить договоры или соглашение, чтобы у проверяющих органов не возникло желания спорить с налогоплательщиком.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Суд: водитель не может нести полную материальную ответственность за автомобиль на основании соответствующего договора
 |
| billiondigital / Depositphotos.com |
Одним из оснований для привлечения работника к полной материальной ответственности является недостача ценностей, вверенных ему на основании специального письменного договора или полученных им по разовому документу (ст. 243 Трудового кодекса). В силу ст. 244 ТК РФ договоры о полной индивидуальной материальной ответственности могут заключаться только с работниками, выполняющими работы или занимающими должности, поименованные в утвержденном Минтрудом России перечне. Должность «водитель» в этом перечне отсутствует, однако упомянуты, например, работники, осуществляющие транспортировку материальных ценностей. Этим и пользуются многие работодатели, заключая с водителями договоры о полной материальной ответственности за сами вверенные им автомобили (апелляционное определение Судебной коллегии по гражданским делам Омского областного суда от 28 февраля 2019 г. по делу № 33-897/2019).
Однако суды чаще всего признают такую практику незаконной, указывая на тот факт, что автомобиль по своей природе не является транспортируемой материальной ценностью, а представляет собой инструмент, с помощью которого работник выполняет трудовую функцию.
Узнайте последние изменения правового регулирования трудовых отношений и кадрового делопроизводства, пройдя обучение по программе повышения квалификации, и получите диплом установленного образца
Очередной подобный пример недавно имел место в практике Омского областного суда. Работник стал виновником ДТП, в результате которого принадлежащий работодателю автомобиль получил повреждения. Водитель обязался добровольно возместить работодателю ущерб и починил автомобиль за свой счет. Однако после этого передумал и решил взыскать потраченные на ремонт средства в судебном порядке. Суд удовлетворил требования работника частично. Судьи установили, что работник действительно должен нести материальную ответственность за причиненный ущерб, однако лишь в пределах своего среднего месячного заработка.
Договор о материальной ответственности с водителем не может заключаться в отношении транспортного средства, поскольку транспортное средство представляет собой материально-техническое средство, используемое и необходимое для исполнения трудовой функции водителя. Закрепленный за работником автомобиль был предоставлен ему для выполнения трудовой функции водителя, а не в качестве материальных ценностей под отчет. В связи с этим оснований для возложения на работника полной материальной ответственности не имеется.
В отношении же добровольно взятых на себя работником обязательств по возмещению ущерба суд отметил, что положения ст. 248 ТК РФ (согласно которой работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично) не являются дополнительным основанием для возникновения у работника полной материальной ответственности, а письменное обязательство о возмещении работником ущерба работодателю не должно противоречить требованиям ст. 241 ТК РФ, ограничивающей размер материальной ответственности работника.
Работник взял служебный автомобиль без разрешения
(1).jpg "работник взял служебный автомобиль без разрешения")
Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.
Программа разработана совместно с АО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.
В организации есть работники, которые не являются водителями автомобиля по своей должности (то есть это могут быть руководители и специалисты различных подразделений), но за ними приказом по организации закреплен автотранспорт, для выполнения своих трудовых функций они используют служебный автомобиль. Им выдают путевые листы, они проходят предрейсовый и послерейсовый медосмотр.
Можно ли их допускать к управлению транспортным средством без предварительного и периодического медосмотра? Обязан ли работодатель таких работников направлять их на периодический или предварительный медосмотр?
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В связи с тем, что управление служебными автомобилями в рассматриваемом случае представляет собой не трудовую функцию работников, а способ выполнения ими своих трудовых обязательств по занимаемой должности, то, на наш взгляд, обязанностей по проведению периодического медицинского осмотра у работодателя не возникает. В то же время существуют риски признания контролирующими органами и (или) судом, что такие работники исполняют функции водителя, и, соответственно, привлечения работодателя, не организовавшего медицинский осмотр работников, к административной ответственности.
Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
— Вопрос: Сотрудники организации при исполнении трудовых обязанностей используют транспортные средства. В трудовую функцию работников, которым переданы транспортные средства, не входит осуществление перевозок, они не являются водителями. Использование автомобиля позволяет им и организации в целом оптимизировать расходы, снижая транспортные издержки. Должен ли проводиться предрейсовый осмотр сотрудников, пользующихся транспортными средствами, в тех случаях, когда организация (не занимающаяся транспортными перевозками) передает свои транспортные средства работникам для использования в служебных и в личных целях? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2019 г.)
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллер Оксана
Ответ прошел контроль качества
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.
© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2021. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.
Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.
ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, info@garant.ru.
8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)
Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), editor@garant.ru
Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3136), adv@garant.ru. Реклама на портале. Медиакит
Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter
