Как выставить счет за простой автотранспорта
Правовое регулирование вопроса
Нормы законодательного регулирования в части задержек автотранспорта установлены в нескольких законодательных актах. В частности, статья 794 ГК РФ устанавливает право перевозчика привлечь грузоотправителя к ответственности.
Причинами взысканий могут стать задержки грузов, неиспользование поданного транспорта по иным причинам. Нормативы и порядок взыскания определяются в индивидуальном порядке, в соответствии с уставами и кодексами компаний, и по соглашению сторон, в соответствии с договорами и контрактами.
Помимо ГК РФ, вопрос урегулирован и в Федеральном законе № 259-ФЗ от 08.11.2007. П. 4 ст. 35 закона устанавливает юридическую ответственность как грузоотправителя, так и грузополучателя.
Понятие и нормы простоя
Простой транспортного средства можно охарактеризовать следующими признаками:
Регламентированные нормы неустоек закреплены в п. 4 ст. 35 закона № 259-ФЗ. За простой при городском и пригородном сообщении штраф взимается в размере 5% от провозной платы. При междугородном сообщении — 1% от среднесуточной провозной платы, если иное не предусмотрено условиями контракта.
Если срок поставки в договоре не обозначен, то задержку рассчитывают по ст. 63 Правил перевозки грузов. В соответствии с ними, каждые 300 километров приравниваются к одним суткам простоя.
Основания для взыскания штрафов
Прежде чем говорить о сумме штрафа, необходимо обозначить ответственных лиц. Это намного проще, если условия закреплены в договоре. Но не всегда стороны оговаривают нормативы ответственности за задержку транспортных средств.
Что с кого удерживать: кому, какие штрафы положены?
Сторона, ответственная за нарушение
Груз не предъявлен для перевозки
Ответственность налагается на грузоотправителя
П. 4, 5 ст. 10 и п. 1 ст. 35 закона № 259-ФЗ
Отсутствие отметок, указаний и мер предосторожности к перевозке груза в транспортной накладной
Штрафные санкции предусмотрены для грузоотправителя
П. 3 ст. 35 закона № 259-ФЗ
Простой автомобиля под погрузкой, выгрузкой
За загрузку товаров, продукции, грузов отвечает грузоотправитель
П. 4 и 5 ст. 35 закона № 259-ФЗ
За разгрузку несет ответственность грузополучатель
Нельзя взыскать неустойку, если задержка спровоцирована из-за обстоятельств, не зависящих от сторон. Например, возникли обстоятельства непреодолимой силы: были введены ограничения или запрет движения транспортных средств.
Пример расчета штрафа
Порядок, как рассчитывается неустойка за простой автотранспорта, можно сформулировать в виде трех шагов:
Отметим, что суды занимают иную позицию и считают, что НДС с неустойки начислять не нужно (Постановления Арбитражного суда Поволжского округа от 01.12.2014 № Ф06-17838/2013, ФАС Московского округа от 25.04.2012 № А40-71490/11-107-305). Но ФНС не принимает доводы к учету, и придется оспаривать свою позицию через суд.
Итак, третьим пунктом алгоритма будет начисление НДС:
15 000 × 20% = 3000 рублей.
Документальное оформление простоя
Фактическая задержка транспорта при перевозках отражается в транспортных накладных, путевых листах и иной сопроводительной документации. Следовательно, дополнительной документации не требуется. Период задержки будет отражен в первичке. И этой информации достаточно для расчета и выставления штрафа.
По условиям договора между сторонами перевозки может быть оформлен специальный акт о простое. Унифицированной формы документа не предусмотрено. Но компании могут определить форму в качестве приложения к договору. В таком случае следует оформлять только утвержденный бланк. В остальных случаях допускается оформить акт в произвольной форме.
Специальных требований к формуляру нет. В акте раскройте следующую информацию:
Акт должен быть подписан обеими сторонами. То есть документ подписывает представитель грузоотправителя и грузополучателя.
Образец акта
Как выставить счет
С основанием и расчетом неустойки разобрались. Теперь определим, как выставить счет за простой автотранспорта. Используйте унифицированные формы счета либо иные формуляры, утвержденные в учетной политике компании. Обязательно отразите в документе:
Счет должен подписать руководитель и главбух. Подробная инструкция — в отдельной статье: «Как без ошибок составить счет на оплату».
Образец счета
Бухгалтерский учет
Отразите в бухгалтерском учете следующие проводки по начислению неустойки за простой транспорта:
Признана претензия на неустойку за задержку транспортного средства от контрагента
Расчет стоимости простоя
С чего начать
Рисунок 1. Актуальность расчета стоимости простоя
Обычно стоимость простоев с целью учета затрат на оплату труда, амортизационных отчислений и т.п. рассчитывает бухгалтерия, но только в случае, когда такой простой оформлен документально. Расчеты, проводимые бухгалтерией, часто не учитывают потери прибыли и точно не учитывают потерю лояльности контрагентов.
Перед тем, как рассчитать затраты на простой, необходимо узнать источники событий, могущих вызвать простой. Начать следует с определения внутренних и внешних угроз, влияющих на время наступления и продолжительность простоя. Угрозы для бизнеса могут включать в себя как природные явления, так и техногенные события. События могут быть случайными и запланированными. Некоторые события могут быть в пределах области контроля, а другие нет. О части явлений, таких как ураганы, будет получено заблаговременное предупреждение; другие, такие как авария питания сервера, пожар, затопление могут наступить очень быстро и дать мало времени на реакцию.
Создание каталога событий
Для учета и классификации угроз для бизнеса необходимо создать каталог событий и условий, которые могут повлиять на бизнес-процессы, и убедиться, что существуют процессы для мониторинга событий внутри компании в режиме реального времени и сбор информации о внешних угрозах. Это может быть так же просто, как, например, подписка на электронные письма или уведомления от местных метеорологических станций. Пример каталога событий приведен на рисунке 2.
Рисунок 2. Каталог событий
По всем явлениям, занесенным в каталог, должна быть определена вероятность события, а также рассмотрен вопрос о потенциальной серьезности, для того, чтобы лучшим образом планировать реакцию на наступление события. Кроме того, логично спланировать, «что произойдет дальше» в ближайшие дни и недели после события.
Ниже приведен пример порядка определения вероятности возникновения и потенциальной серьезности события для заполнения каталога событий.
Шаг 1. Оценить вероятность наступления события.
Таблица 1. Оценка вероятности риска
Шаг 2. Оценить воздействие события на процесс.
Таблица 2. Матрица оценки воздействия риска
Шаг 3. Оценить величину риска.
Таблица 3. Оценка величины рисков
Для дальнейшей обработки принимается самый большой показатель оценки воздействия риска.
Подход к определению угроз.
Предлагаемый подход к определению угроз, которые могут повлечь за собой прерывание бизнес-процессов, представлен на рисунке 3.
Рисунок 3. Подход к определению угроз
Ярким примером простоя будет являться недоступность IT-системы в которой ведется хозяйственная деятельность предприятия. Подобная недоступность для проведения операций, запланированная или незапланированная, может повлечь череду затрат и последствий, которые могут быть прямыми и косвенными, материальными и нематериальными, краткосрочными и долгосрочными, проявляющимися сразу и отложенными. Эти затраты включают в себя:
Таблица 4. Виды затрат
Расчет вероятности наступления события не является конечной точкой, а лишь подготовительной фазой к оценке влияния простоев на бизнес и расчету стоимости простоя. В следующей части статьи будут рассмотрены факторы, влияющие на стоимость простоев, а также приведены рекомендации по последовательности расчета затрат.
Простои и анализ влияния на бизнес
Эта часть поможет ответить на вопросы:
Что такое анализ влияния на бизнес
Анализ влияния на бизнес (business impact analysis, BIA) является хорошими рамками для расчёта затрат от простоя. Основная задача BIA состоит в том, чтобы выделить критически важные бизнес-функции и определить чувствительность каждой функции к простою. Необходимо рассчитать максимальное время простоя, которое каждая конкретная бизнес функция может выдержать до того, как начнет влиять на сопряжённые процессы и на компанию в целом. Учет воздействия как долгосрочных, так и краткосрочных простоев поможет определить, какое целевое время восстановления должно быть выделено для каждой бизнес-функции. После определения уязвимых мест бизнес-процессов будет проще определить затраты, связанные с простоем, а также общее влияние простоя на бизнес.
Из-за невозможности полностью учесть последствия простоя трудно точно рассчитать окончательную его стоимость. Девять шагов, перечисленные на рисунке 4, помогут разработать очень близкую оценку.
Рисунок 4. Порядок проведения BIA
Для чего проводится расчет стоимости простоя
С помощью методологии BIA и подходов, разработанных на его основе, можно с большей точностью и учетом большего количества факторов, чем бухгалтерская оценка стоимости простоев, рассчитать реальное влияние простоя, имевшего место в прошлом, на бизнес или потенциального влияния будущих простоев.
Обладая данными об уязвимых местах бизнес-процессов, возможно определить ROI (return on investment – возврат стоимости инвестиций) различных решений или тактик, необходимых для сокращения расходов, понесенных во время отключений бизнес-функции.
В отличие от внезапно возникающих простоев, запланированное время простоя может быть назначено на наименее дорогостоящее время. Однако, если техническое обслуживание, по плану происходящее в ночное время или в выходные дни, требует оплаты сверхурочной работы и/или дополнительных премий, эти расходы должны быть учтены в расчетах.
Что учесть при расчете стоимости простоя.
В то время как невозможно точно определить потери от сбоя, расчет почасовых затрат важен для получения обоснованных оценок. Факторы, которые необходимо учесть при расчете затрат, приведены на рисунке 5.
Рисунок 5. Факторы, используемые при расчете затрат
Хорошей отправной точкой для оценки этих факторов является сбор статистических данных как о продолжительности прошлых простоев, так и связанных с ними затрат. К этим затратам, в том числе, относятся все материальные и нематериальные факторы, изложенные в первой части статьи.
Анализ потерь производительности труда
Обычно сотрудники продолжают получать полную оплату, даже если внешнее воздействие влияет на их производительность. Исторический анализ обеспечивает подробное понимание стоимости этого потерянного времени.
Первый шаг анализа потерь производительности труда заключается в изучении данных о том, сколько сотрудников и в течение какой продолжительности рабочего времени были затронуты последними простоями.
Далее, нужно уточнить стоимость часа потери производительности. Хорошей мерой оценки является общая средняя заработная плата, льготы и накладные расходы для пострадавшей от простоя группы. Так как затраты на рабочую силу и влияние простоев различаются для разных групп сотрудников, для достижения высокой степени точности, этот расчет должен быть проведен для каждого отдела или группы.
Анализ потери дохода
Следующим шагом нужно спрогнозировать потенциальную потерю доходов. Самый простой способ — это использовать зависимость размера валового годового дохода от количества рабочих часов в год. Неотъемлемым шагом расчёта является оценка влияния простоя на прибыль, а итогом – определение потери доходности за каждый час простоя.
Первые два элемента обеспечивают оценку дохода, полученного за час. Влияние простоя на прибыль является мерой, показывающей баланс между способностью компании восстанавливать потери от сбоя и LTV (lifetime value – совокупная прибыль компании, получаемая от одного клиента за все время сотрудничества с ним), которое уменьшается во время простоя.
Анализ потери лояльности
Число продаж в час не включает в себя стоимость лояльности клиентов. Для того, чтобы более точно оценить общие потери продаж, процент клиентов, которые переходят к конкурентам во время простоя, должен быть увеличен, чтобы отразить влияние на LTV.
Поскольку определение значения LTV требует большого объёма исторических данных и предполагает, что тенденции прошлого должны сохраняться в будущем, обоснованного предположения о увеличении оттока покупателей должно быть достаточно. Кроме того, возможна потеря репутации и лояльности среди поставщиков, деловых партнеров, банков и на финансовых рынках.
Анализ потерь по финансовым показателям
Элементы этой группы, перечисленные на рисунке 2, также требуют учета, но чаще всего изменение значений этих элементов в российских компаниях связывают с внешними факторами, не относя на собственный счет. Примером может служить разная процентная ставка по кредитам для компаний с одинаковым оборотом, работающих в одном секторе экономики.
Анализ прочих расходов
Простой может повлечь за собой расходы на наем временных работников, аренду дополнительного оборудования, затраты на сверхурочную работу основного персонала, дополнительные расходы по доставке или размещению продукции, например, при невозможности своевременного размещения на собственных складских площадях.
Учет времени наступления простоя
В большинстве компаний небольшая часть сотрудников работают в середине ночи, поэтому простой будет иметь лишь минимальное влияние на корпоративную производительность. Точно так же, даже те компании, которые работают круглосуточно, имеют активные и неактивные периоды. Кроме того, затраты на время простоя, как правило, варьируются в зависимости от того, происходит ли отключение системы в будний день, в выходные или праздники.
Суммирование всех вышеперечисленных затрат дает разумный прогноз ожидаемых потерь от часа простоя для конкретного процесса, группы процессов, подразделения или организации. Расходы будут варьироваться в зависимости от характера процесса, поэтому этот расчет должен выполняться для каждой процессной области. Для того, чтобы рассчитать ожидаемую годовую стоимость простоев, нужно умножить эту сумму на количество ожидаемых ежегодных часов простоя.
Последовательность расчета затрат.
Последовательность расчета затрат приведена на рисунке 6.
Рисунок 6. Последовательность расчета затрат на простой
Гипотеза, должна охватывать все составляющие стоимости простоя. Пример формулировки гипотезы приведем на факторе «Финансовые показатели»:
В проверке положений гипотезы поможет составление нескольких сценариев развития событий и расчёт по ним. Примеры сценариев приведены на рисунке 7.
Рисунок 7. Примеры расчетных сценариев
Для визуализации затрат от простоя по сценариям предлагается заполнить таблицу 5.
Таблица 5. Визуализация расчетных сценариев
При необходимости, на основании расчетных сценариев возможно построить матрицу почасовой стоимости простоя, пример которой приведен в таблице 6.
Самые терпеливые и внимательные читатели могут воспользоваться нашим калькулятором, для расчета простоя на собственных данных. Расширенный вид калькулятора полностью повторяет логику расчета и учитывает все факторы влияющие на размер потерь, описанные в статье. Упрощенный вид позволяет быстро рассчитать стоимость простоя с учетом воздействия на продажи и производительность.
Таблица 6. Пример заполнения матрицы почасовой стоимости простоя
Основной целью написания статьи было привести читателя к следующим выводам:
Знай свои доходы: сколько денег приносит грузовик и как их посчитать 16:39, 17 апреля 2019 Версия для печати
Чтобы бороться с издержками и увеличивать прибыль, необходимо знать, сколько денег приносит каждый грузовик в автопарке. О внедрении системы мониторинга транспорта и её плюсах рассказывает генеральный директор GTE Logistics Денис Гиниятов.
GTE Logistics работает на рынке давно. У нас есть тысячи партнёров-перевозчиков, и перед приобретением собственного транспорта мы встречались со многими из них. Нас интересовали рекомендации: мы хотели узнать, чем отличаются грузовики разных производителей.
Парадокс состоял в том, что ни один из перевозчиков не знал, сколько его машины приносят прибыли или убытков!
Каков порожний и груженый пробег у грузовиков? Сколько часов простоя? Какова средняя ставка за 1 километр? Сколько денег уходит на топливо?
На все эти вопросы мы получали примерно такие ответы:
Удивительно, но это касалось как небольших перевозчиков с 2-3 машинами, так и владельцев средних (70-80 большегрузов) автопарков. Наверняка у крупных компаний ситуация обстоит иначе…
GTE Logistics такой вариант изначально не устраивал: многие процессы в нашей компании автоматизированы, и нам необходимо в реальном времени отслеживать информацию о прибыли или убытках собственного транспорта.
Как мы решил эту проблему? Установили датчики в баках, которые контролируют не только расход топлива, но и местонахождение транспорта.
В самом бортовом компьютере уже есть данные о датчиках нагрузки на седло (для контроля груженого или порожнего пробега и перегруза). Наша внутренняя система интегрирована с системами всех федеральных топливных компаний, поэтому мы точно знаем, за какую цену заправляются машины. Объединив все эти данные в нашей CRM, мы получили почти полную картину.
Почему почти? Потому что «Платон» и Автодор (на которые выделяются миллиарды) не имеют открытого API и не поддерживают открытого обмена данными. Эти расходы нам приходится «раскидывать» вручную.
Но каждую секунду времени мы точно знаем:
Мы получили возможность контролировать стиль вождения водителя. У кого-то он агрессивный, у кого-то консервативный, кто-то часто ездит накатом, экономя топливо, а кто-то наоборот слишком сильно разгоняется и часто жмёт на тормоза. Борьба с неэффективным вождением позволяет экономить существенные суммы.
Вот что мы получили (это средний показатель):
Как видно из таблицы, расход топлива в цене за перевозку составляет 42,5%.
Повторимся: это усредненный показатель. Не нужно ориентироваться на среднюю ставку за километр, она очень сильно зависит от региона: куда-то мы поедем за 60 рублей, а обратно вернемся за 30. Мы очень благодарны клиентам, которые в контракт закладывают «топливную надбавку»!
При расчете надбавки стоимость топлива в цене перевозки составляет 30%. Обычно цена перевозки увеличивается, когда топливо дорожает более чем на 10%. Если горючее станет дороже на 9%, наши расходы вырастут на 3,8%, но цену мы поднять не сможем. К тому же, большинство клиентов и вовсе не согласовывают топливную надбавку! Примерно 5% от стоимости перевозки съедают «Платон» и Автодор. Что выходит в итоге.
А ведь «Платон» в скором времени сильно подорожает!
В следующей статье постараемся раскрыть общую экономику собственного транспорта.
Расчет простоя грузового автомобиля
Полезное
Как рассчитать стоимость грузоперевозки
На самом деле это не сложно. И делать это надо обязательно. Денежки счет любят. Представьте себе перевозчика, который не в состоянии оценить плохой был для него год или хороший. Или экспедитора, который только по взмаху каких-нибудь палочек определяет стоимость грузоперевозки. Вроде абсурд, но на практике такие люди встречаются и это не редкость. Мы такими быть не хотим и будем учиться считать нашу прибыль. Мы будем лучшие!
В теории я напишу пункты, которые попадают в расчет на больших расстояниях. Например, при оценке стоимости конкретного заказа на цену может повлиять скорость выгрузки или способ оплаты. А мы напишем только основу основ всех подсчетов. А дальше каждый для себя сам посчитает и найдет свои подходящие пункты, необходимы для более точных данных.
Период – Определенный промежуток времени, за который мы делаем расчет.
Пример : период 1 год. (253 рабочих дня)
Пробег — Общий (холостой пробег включен) средний пробег автотранспорта (1 единица) за период. Кто за какой период делает расчет.
Пример : пробег 150 000 км (Это средний пробег одной единицы транспорта за период).
Валовый доход — заработок за пробег (без учета расходов). Для наглядности выражают валовый доход за 1 км.
Пример : валовый доход 29 рублей за 1 км. (Это заработок за 1 км. пробега, без вычета расходов).
Расход по транспорту:
ДТ (топливо) – Затраты на дизельное топливо за пробег.
Пример : 35 литров на 100 км. 150 000 / 100 х 35 х 41 руб за литр= 2 152 500 рублей.
Резина – средства которые заменят износ резины (При подсчете не забывайте о резине которую скоро надо менять, но время еще не пришло. Ведь она тоже получила износ. Просто ее износ еще не достиг 100%).
Пример : резина 10 шт. х 11 000 рублей = 110 000 рублей. (Это затраты на резину за указанный пробег).
Замена масла – денежки, которые мы отдали на замену масла. (При подсчете помните что в расчет должны входить все затраты на масло, обратите внимание на пример)
Пример : 7.5 раз х (200 руб. х 40 л.) = 60 000 рублей (затраты на замену масла за пробег).
Фильтра топливные = 15 раз х 1000 руб. = 15 000 рублей.
Фильтра масляные = 7.5 раз х 3000 руб. = 22 500 рублей.
Ремонтный фонд – сюда входит ремонт и замена расходников. 30 000 рублей на 10 000 км.
Пример : 150000: 10000 х 30000 = 450 000 руб.
Амортизация – износ основных средств. Износ тягача и полуприцепа.
1: 60 месяцев х 100% = 1.67% — месячная норма амортизации. (60 месяцев это срок полезного использования транспортного средства, Вы можете поставить свой срок.).
(3 600 000 цена сцепки х 1.67 : 100) ежемесячные отчисления х 12 = 721440 руб. в год.
Итого: 20 рублей за 1 км.
Расход по работнику (водитель):
Зарплата 3 рубля/км.
Отчисления на зарплату 34 % = 3/100х34 = 1.02 руб/км.
Командировочные 370 рублей в сутки х 253 рабочих дня = 93610 рублей.
Итого: 4.64 рубля за 1 км.
Расход на связь/офис/другое:
Связь — (440 интернет + 1600 мобильные + 3600 факс, стационарный номер) расходы на связь за один месяц х 12 = 67680 рублей.
Офис – 6000 рублей за 1 месяц х 12 = 72 000 рублей
Другое – расходники (принтер, факс, тонер, страховка …), налоги, другие непредвиденные расходы.
Пример : 150 000 / 100 х 12 = 522 000 рублей в год.
Итого: 661680 рублей или 4.41 рубля за 1 км.
Вот я тут вроде бы в теории для самых самых маленьких расписал. Но все же давайте подведем итоги наших небольших примеров.
Период: 1 год (253 рабочих дня)
Валовый доход: 29 руб/км.
29 — Расход по транспорту: 20 руб/км. — Расход по работнику: 4.64 руб/км. — Расход на связь/офис/другое: 4.41 руб/км. = — 0.05 руб/км.
Минус 5 копеек за каждый километр. За год работы мы в минусе 7500 рублей. Не ожидали? А так часто бывает! Сколько я встречал на своем жизненном пути таких горе-перевозчиков. Поэтому очень важно правильно уметь рассчитывать стоимость грузоперевозки. Что бы в конце не получить отрицательный баланс. Конечно, многие скажут, что в примере завышены цифры с амортизацией и вообще транспорт только дорожает. Но видимо Вы, не учитываете ежегодную инфляцию.
Как рассчитать стоимость грузоперевозки?
На самом деле это не вопрос. Ответ на него уже дан в этой статье. Все точные цифры можно получить только на практике, запуская машину в рейс, но если подумать и напрячь серое вещество можно легко спрогнозировать свои затраты на определенные маршруты. Подсчитайте стоимость грузоперевозки под свой транспорт и текущие цены на топливо, налоги, ремонт, другие расходники, аренду. Добавьте 30% рентабельности в год и Вы получите оптимальную стоимость оплаты за километр.
Совет(!) : необходимо рассчитывать стоимость услуг так, что бы на длинной дистанции быть в плюсе.
Например: Вам предложили поехать в Урюпинск за 1000 км. Ваш оптимальный валовый доход 35 руб/км. И кажется что все просто, 1000 х 35 = наша стоимость грузоперевозки. Но нет. Это только так может считать житель Урюпинска, который уже бабла заработал и домой возвращается и денег лишь бы на топливо и к дочке на день рождение успеть да цветы купить. Да и то, он себе цену знает и поедет намного дороже.
Ну и как тут быть? За сколько поехать? А вот тут и надо проявить дальновидность. Оцените близ лежащие крупные города и ставки домой. Рассчитайте круг по своему валу. И объявите стоимость заказчику. Ну не дармовозы мы! И он Вас поймет. Конечно бывают крупные заказчики. Которым надо сделать скидку в таких направлениях, чтобы выиграть потом в других.
