Искусство рулить расходами: учет ГСМ в автошколе
Автошколы входят в число тех организаций, в которых всегда существуют расходы, связанные с эксплуатацией автомобилей, в частности, это затраты на приобретение горюче-смазочных материалов.
Руководство автошкол постоянно ищет ответы на ряд важных вопросов. Как контролировать расход топлива? Что делать, чтобы расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) были ниже, но без потери эффективности работы всей организации?
От покупки до списания
Для начала разберем алгоритм учета расходов ГСМ в автошколе.
Основные документы для учета ГСМ — путевой лист и требования-накладные на получение смазочных материалов с отметкой о пробеге автомобиля с даты последней заправки. В зависимости от вида транспорта различаются формы путевых листов. Так, для легкового автомобиля используют форму №3, а для грузового — формы №4-С и №4-П.
О том, каких ошибок следует избегать при заполнении путевых листов, можно почитать в статье менеджера по программному продукту Контур.Путевые листы Юлии Вольхиной «Составляем путевые листы правильно».
Обращаем ваше внимание, что путевой лист должен быть выписан в единственном экземпляре на один день.
Если инструкторы заправляют автотранспорт бензином через АЗС за наличные, бухгалтерия выдает средства подотчет. Получить деньги могут только лица, которых утвердил руководитель автошколы. Он же устанавливает в учетной политике сроки предоставления авансовых отчетов в бухгалтерию.
На основании отчетов инструкторов производится списание ГСМ. Это можно делать двумя методами:
Экономим драгоценное время
Если в организации не более двух автомобилей, то бухгалтер может контролировать и вести учет расхода ГСМ вручную, но с расширением автопарка требуется все больше сил и времени для выполнения этой работы. И конечно, чем больше единиц эксплуатируемой техники, тем сложнее вести учет и больше вероятность допустить ошибку в расчетах. Специально для таких случаев разработана программа Контур.Путевые листы, предназначенная для учета путевых листов легкового и грузового автотранспорта, а также расчета расходования горюче-смазочных материалов.
Поскольку образовательные учреждения (автошколы) имеют свою специфику учета путевых листов и ГСМ, разработчики программы приняли это во внимание и добавили ряд возможностей.
Модуль Контур.Путевые листы существенно облегчает труд бухгалтеров и дает возможность учитывать:
Кроме того, с помощью программы бухгалтеры могут:
Специалисты по бухгалтерскому учету Первоуральского металлургического колледжа используют в работе модуль Контур.Путевые листы уже более пяти лет: «Раньше мы вели учет ГСМ и выписывали путевые листы вручную: как для служебных автомобилей, так и учебного транспорта в рамках водительских курсов. С увеличением количества автомобилей в парке возникла потребность автоматизировать процесс. Ведь если единиц техники больше двух, а система норм расходования ГСМ развитая, сложно вручную принимать во внимание все условия, в частности, сезонность. Модуль Контур.Путевые листы позволяет вести в одном месте всю справочную информацию о водителях и транспортных средствах, учитывать нормы расхода ГСМ, как на ученика, так и на инструктора. И главное, что нормы расходования ГСМ и соответствующий учет позволяют контролировать затраты по отклонениям — оценивать экономию или перерасход».
Юлия Вольхина, менеджер продукта Контур.Путевые листы
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
II. Нормы расхода топлив для автомобилей
II. НОРМЫ РАСХОДА ТОПЛИВ ДЛЯ АВТОМОБИЛЕЙ
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
4. Нормы расхода топлив могут устанавливаться для каждой модели, марки и модификации эксплуатируемых автомобилей и соответствуют определенным условиям работы автомобильных транспортных средств согласно их классификации и назначению. Нормы включают расход топлив, необходимый для осуществления транспортного процесса. Расход топлив на технические, гаражные и прочие внутренние хозяйственные нужды, не связанные непосредственно с технологическим процессом перевозок пассажиров и грузов, в состав норм (в таблицы) не включен и устанавливается отдельно.
Для автомобилей установлены следующие виды норм:
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
— базовая норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега автотранспортного средства (АТС) в снаряженном состоянии;
— транспортная норма в литрах на 100 км (л/100 км) пробега при проведении транспортной работы:
— автобуса, где учитывается снаряженная масса и нормируемая по назначению автобуса номинальная загрузка пассажиров;
— самосвала, где учитывается снаряженная масса и нормируемая загрузка самосвала (с коэффициентом 0,5);
Базовая норма расхода топлив зависит от конструкции автомобиля, его агрегатов и систем, категории, типа и назначения автомобильного подвижного состава (легковые, автобусы, грузовые и т.д.), от вида используемых топлив, учитывает массу автомобиля в снаряженном состоянии, типизированный маршрут и режим движения в условиях эксплуатации в пределах «Правил дорожного движения».
Транспортная норма (норма на транспортную работу) включает в себя базовую норму и зависит или от грузоподъемности, или от нормируемой загрузки пассажиров, или от конкретной массы перевозимого груза.
Эксплуатационная норма устанавливается по месту эксплуатации АТС на основе базовой или транспортной нормы с использованием поправочных коэффициентов (надбавок), учитывающих местные условия эксплуатации, по формулам, приведенным в данном документе.
Нормы расхода топлив на 100 км пробега автомобиля установлены в следующих измерениях:
Изменения в абз. 13 п. 4 внесены в строгом соответствии с распоряжением Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р. По-видимому, аббревиатура СНГ в словосочетаниях «л СНГ», «литрах СНГ» также должна измениться на «л СУГ», «литрах СУГ».
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
Распоряжением Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р в абз. 15 п. 4 слова «сжиженный нефтяной газ (СНГ)», «сжатый (компримированный) природный газ (СПГ)» заменены словами «сжиженный углеводородный газ (СУГ)» и «компримированный природный газ (КПГ)» в соответствующем падеже.
— для газодизельных автомобилей норма расхода сжатого природного газа указана в куб. м с одновременным указанием нормы расхода дизтоплива в литрах, их соотношение определяется производителем техники (или в инструкции по эксплуатации).
Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится при помощи поправочных коэффициентов (надбавок), регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы (их значения устанавливаются по решению юридического лица или индивидуального предпринимателя, осуществляющего эксплуатацию АТС).
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
5. Нормы расхода топлив повышаются при следующих условиях.
Работа автотранспорта на дорогах общего пользования (I, II и III категорий) в горной местности, включая города, поселки и пригородные зоны, при высоте над уровнем моря:
При работе автотранспорта в населенных пунктах с численностью населения:
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
Нормы расхода топлива для функционирования дополнительного оборудования рефрижераторов, автобусов, специальных и специализированных транспортных средств определяются научными организациями, занимающимися разработкой подобных норм, заводами-изготовителями дополнительного оборудования или АТС (нормируются в л/час).
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
Допускается на основании решения юридического лица или индивидуального предпринимателя, осуществляющего эксплуатацию АТС:
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
— на внутригаражные разъезды и технические надобности автотранспортных предприятий (технические осмотры, регулировочные работы, приработка деталей двигателей и других агрегатов автомобилей после ремонта и т.п.) увеличивать нормативный расход топлива до 1% от общего количества, потребляемого данным предприятием (с обоснованием и учетом фактического количества единиц АТС, используемых на этих работах);
— для марок и модификаций автомобилей, не имеющих существенных конструктивных изменений по сравнению с базовой моделью (с одинаковыми техническими характеристиками двигателя, коробки передач, главной передачи, шин, колесной формулы, кузова) и не отличающихся от базовой модели собственной массой, устанавливать базовую норму расхода топлив в тех же размерах, что и для базовой модели;
— для марок и модификаций автомобилей, не имеющих перечисленных выше конструктивных изменений, но отличающихся от базовой модели только собственной массой (при установке фургонов, кунгов, тентов, дополнительного оборудования, бронировании и т.д.), нормы расхода топлив могут определяться:
Распоряжением Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р в абз. 33 п. 5 слова «сжиженный нефтяной газ (СНГ)», «сжатый (компримированный) природный газ (СПГ)» заменены словами «сжиженный углеводородный газ (СУГ)» и «компримированный природный газ (КПГ)» в соответствующем падеже соответственно.
6. Норма расхода топлив может снижаться.
В том случае, когда автотранспорт эксплуатируется в пригородной зоне вне границы города, поправочные (городские) коэффициенты не применяются.
При необходимости применения одновременно нескольких надбавок норма расхода топлива устанавливается с учетом суммы или разности этих надбавок.
В дополнение к нормированному расходу газа допускается расходование бензина или дизтоплива для газобаллонных автомобилей в следующих случаях:
Во всех указанных случаях нормирование расхода жидкого топлива для газобаллонных автомобилей осуществляется в тех же размерах, что и для соответствующих базовых автомобилей.
Применительно к конкретным условиям эксплуатации АТС допускается использование скорректированных значений поправочных коэффициентов (надбавок) к базовым нормам расхода топлив, утвержденных настоящими методическими рекомендациями, или дополнительных коэффициентов (надбавок) к базовым нормам расхода топлив при соответствующим обосновании и по согласованию с Минтрансом России.
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
(см. текст в предыдущей редакции)
На период действия данного документа для моделей, марок и модификаций автомобильной техники, поступающей в автопарк страны, на которую Минтрансом России не утверждены нормы расхода топлив (отсутствующие в данном документе), по решению юридического лица или индивидуального предпринимателя, осуществляющего эксплуатацию АТС, в отношении данных АТС могут вводиться базовые нормы, разработанные по индивидуальным заявкам в установленном порядке научными организациями, осуществляющими разработку таких норм по специальной программе-методике.
(в ред. распоряжения Минтранса России от 14.07.2015 N НА-80-р)
Тем, кто выбирает автошколу
Сколько стоит обучение в автошколе?! Стоимость обучения в автошколе
Не буду вдаваться в подробности, как и чему там будут учить за эти деньги, а просто предложу Вам посчитать. Никаких сложных расчетов, все вводные данные доступны и вы сможете легко меня проверить.
Стоимость обучения в автошколе складывается из двух основных частей:
Стоимость теоретического обучения состоит из стоимости аренды помещения, аренды участка земли под учебную площадку (автодром), зарплаты администрации, преподавателей теории, сопутствующих расходов (канц товары, расходные материалы для офисной техники и т.п.), налоги.
Стоимость практической части обучения составляется из стоимости эксплуатации автомобиля (ТО, амортизация, страховка), стоимости топлива и зарплаты преподавателя.
И так у нас есть автошкола, цены которой показались вам привлекательными Предположим у не есть 3 класса, в разных районах, ну или на разных адресах.
Аренда помещения:
Средняя стоимость аренды помещения площадью 50-60 кВ.м. составляет порядка 50000 руб./ мес.
Учебная площадка:
Обязательным условием работы автошколы является наличие ОБОРУДОВАННОЙ учебной площадки (автодрома). Я специально выделил слово «оборудованной», т.к. не редки случаи, когда обучение на «площадке» выглядит следующим образом: выехали на пустой участок дороги (карман, двор, пустырь), достали из багажника дорожные конуса, расставили и работаем.
Автор был свидетелем, как в период обустройства съезда с КАД на Дачный проспект, когда часть проспекта была закрыта для движения, на закрытый участок приезжали учебные автомобили с учащимися, расставляли конуса и «осваивали» навыки управления.
Средняя стоимость аренды 1 кВ.м. асфальтированного/бетонированного участка земли на территории Санкт-Петербурга составляет 60-75 руб. / мес., при минимально допустимом размере в 1500 кв.м, получается 90000руб/мес.
Администрация:
Минимум, это: директор, бухгалтер, зав.учебной частью, пусть общая сумма их заработной платы составляет порядка 70000 в месяц.
Преподаватель теории:
Средняя заработная плата составляет порядка 15000 за группу, с учетом того что группа учится порядка 2х месяцев получается 7500 в месяц, обычно преподаватель ведет 2 и более группы, либо у него есть основное (другое) место работы.
Учебная организация, готовя рабочую программу, ОБЯЗАНА придерживаться нормативов отведенных на изучение (освоение) того или иного предмета, и может их изменять только в большую сторону.
Проще говоря, если в примерной программе на изучение такого предмета как практическое управление автомобилем отведено 50 часов, то учебная организация не имеет права сокращать это количество т.к. это является нарушением лицензионных условий.
50 часов, это 25 практических занятий. Для расчета норм расхода топлива, существуют руководящие документы утвержденные министерством транспорта РФ (распоряжение от 14.03.2008 NАМ-23-р).
Для легковых автомобилей нормативное значение расхода топлива рассчитывается по формуле:
Qн = 0,01 ∙ Hs ∙ S ∙ (1 + 0,01 ∙D)
Qн – нормативный расход топлива в литрах;
Hs – базовая норма расхода топлива автомобиля в л/100 км;
S – пробег автомобиля в км;
D – поправочный коэффициент (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме в %.
-работа автотранспорта в городах с населением свыше 3 млн. человек – до 25%;
-при учебной езде на дорогах общего пользования – до 20%
-при учебной езде на специально отведенных учебных площадках, при маневрировании на пониженных скоростях, при частых остановках и движении задним ходом – до 40%.
Также расход топлива увеличивается в зимнее время примерно на 10%, но мы это опустим.
Теперь нам необходимо рассчитать пробег, который совершит данный автомобиль за время обучения одного учащегося.
За время 1 этапа, при средней скорости движения 3-5 км/ч, пробег составит порядка 45 км.
За время 2 этапа, при средней скорости 20-25 км/ч, пробег составит порядка 570 км.
Итак, расход топлива составит:
для 1го этапа составит: Qн = 0,01 х 8 х 45 х (1 + 0,01 х 85) = 6,66 л
для 2го этапа составит: Qн = 0,01 х 8 х 570 х (1 + 0,01 х 85) = 84,36 л
ИТОГО: 6,66 + 84,36 = 91,02 литра топлива на одного учащегося.
Большинство учебных автомобилей используют 95 бензин, средняя стоимость этого вида топлива на сегодня по данным ресурса www.gazel-spb.ru составляет от 28 до 29 рублей за литр. Возьмем среднее 28,50, что составит 91,02л х 28,50 руб. = 2594 руб. 07 коп.
Общий годовой пробег составит: 45 км + 570 км х 34 чел. = 20910 км., при регламенте ТО для легкового автомобиля от 10000-15000, за год необходимо будет выполнить не менее 2х ТО. Стоимость одного ТО (замена масла, фильтра, диагностика ходовой) составляет порядка 7500 руб., т.е. 2 ТО х 7500 руб. = 15000 руб.
На учебный автомобиль оформляется ОСАГО без ограничений по допуску к управлению, хоть это и не совсем верно, но сейчас не об этом. Как сообщает автошкола: стоимость такой страховки в среднем составляет 8400 руб./год.
Начинаем собирать мозаику.
Средняя наполняемость учебных групп на сегодняшний момент 15 человек (это очень хорошо), т.е 15 чел. х 3 класса= 45 чел./месяц.
50 000 руб. х 3 класса = 150000 аренда классов
90 000 аренда площадки
70 000 зарплата администрации
7.500х3=22500 зарплата преподавателей
22 500+70 000=92 500 это фонд заработной платы с которого мы заплатим налог, примерно 34%, что составит 31 450 руб.
ИТОГО: 150 000 руб. + 90 000 руб. + 92 500 руб. + 31 450 руб. = 363 950 руб.
363 950 руб. / 45 чел. = 8 087руб.
Но при таком расчете на счете будет всегда 0, а автошкола это еще и коммерческая организация, которая должна давать хоть небольшую, но прибыль, которую можно было бы расходовать на развитие. Да и налоги, ни кто не отменял.
К тому же, мы не учитывали в наших расчетах прочие расходы. Вот отсюда и вытекает минимальная стоимость теоретического курса не менее 10000 руб.
Далее, 45 учащихся в месяц это 45х12 =540 чел/год
Расходы на содержание автомобиля:
15 000 ТО + 50 000 амортизация + 8 400 ОСАГО = 73 400 руб./год
73 400 руб. / 34 чел. = 2 158 руб./чел.
30 000руб./месяц / 3 человека = 10 000 руб./чел.
2158+2594+10000=14 752 руб., сюда еще необходимо добавить налог, в большинстве своем это 6% (упрощенка), это 885 руб 20 коп.
Ну и как итог стоимость практики – 15 637 руб.
Подводя итог, мы получаем минимально реальную стоимость обучения 25 000 – 26 000.
Насколько рискованно выбирать автошколу предлагающую цену меньше этой, тут каждый должен решать для себя сам.
В первую очередь определите для себя: зачем Вы поступаете в автошколу? Получить водительское удостоверение или научится управлять автомобилем?
Я лишь предложил Вам трезво взглянуть на ситуацию. Готовы ли Вы к тому, что бы отстаивать свои права, когда Вам предложат доплатить, за бензин, за въезд на площадку, за занятия на площадке и т.п.?
Совет такой: будьте бдительны, обязательно оформляйте договор, читайте его внимательно, хорошая автошкола указывает в договоре все свои расценки (на проведение повторных экзаменов, дополнительные занятия и т.п.)
Ну и ни в коем случае не поддавайтесь на рекламные компании предлагающие обучить Вас «бесплатно».
