Расходы на личный автомобиль ИП на УСН «Доходы минус расходы»
Часто ИП на УСН «Доходы минус расходы» используют личный автомобиль в бизнесе. Разберёмся, можно ли учесть расходы на его покупку и содержание при расчёте налога.
Расходы на покупку личного автомобиля
Прежде чем учитывать затраты в расходах УСН, подумайте, как доказать налоговой, что используете автомобиль для бизнеса. Чем дальше ваш вид деятельности от перевозок или разъездов, тем сложнее это сделать.
Случай из жизни: ИП занимается установкой металлопластиковых конструкций и учитывает в расходах стоимость легкового автомобиля, который он, по его словам, использует для «получения заказов, проведения замеров и доставки комплектующих». Налоговая признала это неправомерным, «поскольку предприниматель осуществляет вид деятельности, не относящийся к грузовым и пассажирским грузоперевозкам», доначислила налог, пени и штраф.
Предприниматель начал судиться с налоговой, и суды разных инстанций поддержали его. Запомните ключевые фразы из судебного постановления — пригодятся на случай споров:
Но нельзя надеяться на то, что от налоговой больше не будет претензий. Минфин в письме от 26.03.2008 г. № 03-04-05-01/79 утверждает, что «легковой автомобиль, используемый индивидуальным предпринимателем для поездок в банк, налоговые инспекции, центры технического обслуживания, к покупателям и поставщикам для заключения договоров, не может быть признан основным средством».
Получается, вы рискуете, если учитываете расходы на покупку автомобиля, который необязателен для вашего бизнеса. Доказывать свою позицию, возможно, придётся в суде. Но нет гарантии, что решение суда будет таким же благоприятным.
Ещё раз: сначала решите, сможете ли доказать налоговой пользу личного автомобиля для бизнеса. Для чего вы его используете? Помогает ли он вам получать доходы? Почему вы не можете получать доходы без него? Если вы ответили на эти вопросы и даже отрепетировали ответ вместе с другом-скептиком, можете учитывать расходы на покупку автомобиля в налоге УСН.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Расходы на использование автомобиля
Вы можете включить затраты на эксплуатацию автомобиля — прежде всего, на покупку топлива — в расходы на УСН, если вы ездили на нём по делам бизнеса. Если вы занимаетесь транспортными перевозками, затраты относятся к материальным расходам, а если другим бизнесом — к расходам на служебный транспорт.
Чтобы учесть затраты на покупку бензина, обычных чеков с заправки недостаточно. Нужно подтвердить маршрут поездок — обычно для этого используют путевые листы. Форма путевых листов утверждена только для автотранспортных предприятий. Если у вас другой бизнес, придумайте собственную форму.
Вероятно, что у налоговиков может возникнуть мнение о том, что расходы на топливо ИП должны укладываться в нормы, установленные «Методическими рекомендациями нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», утверждёнными распоряжением Минтранса РФ от 14.03.2008 г. № АМ-23-р. Поэтому ИП лучше ознакомиться с этим документом и соотноситься с его нормами.
Учёт в УСН расходов на бензин отстоять проще, чем затраты на его покупку личного автомобиля, но всё же риск спора с налоговой сохраняется. Однажды арбитражный суд запретил учитывать такие расходы ИП-юристу: постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 26.02.2008 г. № Ф04-1130/2008(973-А45-34. Там речь идёт не о налогоплательщике УСН, но аргументы суда универсальны — автомобиль не является основным средством, поэтому затраты на его использование в расходы включаться не должны.
Другие расходы на эксплуатацию, например, на мойку или охраняемую стоянку, ещё с большей вероятностью могут вызвать вопросы налоговой. Поэтому с ними лучше совсем не рисковать.
Статья актуальна на 04.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
Учет транспортных расходов при УСНО
Автор: Тарасова Е. А., эксперт журнала
Под транспортными расходами понимаются затраты, которые «упрощенец» несет по доставке материальных ценностей (от поставщика или покупателям). Если у «упрощенца» имеется собственный транспорт, такими расходами будут затраты на оплату ГСМ, содержание и ремонт авто, оплату страховых полисов. Если же «упрощенец» для транспортировки ценностей пользуется услугами перевозчиков – это затраты на оплату услуг транспортных компаний.
Учет транспортных расходов в рамках УСНО имеет некоторые особенности. О них и поговорим в данной статье.
Транспортные расходы не упомянуты в п. 1 ст. 346.16 НК РФ в качестве самостоятельных разрешенных к учету при УСНО расходов. Однако это не означает, что их нельзя учесть в налоговой базе по «упрощенному» налогу. У «упрощенцев» есть несколько вариантов их учета при налогообложении, все зависит от конкретного вида понесенных затрат. Но в любом случае при учете транспортных расходов применяются общие правила: эти расходы должны быть обоснованы, документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ) и оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Учет расходов на содержание собственного транспорта
Если для доставки материальных ценностей на собственный склад или на склад покупателя «упрощенец» (организация или ИП) использует собственные транспортные средства, то он неизбежно несет следующие затраты:
на содержание и ремонт автомобилей;
на их обязательное страхование.
Расходы на покупку ГСМ
Расходы на содержание служебного транспорта поименованы в пп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Значит, «упрощенцы» вправе учесть расходы, связанные с покупкой ГСМ для автотранспорта, используемого в предпринимательской деятельности. Для признания в налоговой базе расходов на ГСМ необходимо выполнить два условия – оплатить их покупку и иметь в наличии надлежаще оформленные документы.
Подчеркнем: для учета расходов нужны не только подтверждающие покупку ГСМ документы, но и документы, подтверждающие списание топлива для использования служебного транспорта.
Одним из первичных документов, который подтверждает расходы на ГСМ, является путевой лист, оформленный в порядке, установленном законодательством РФ. Это документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Закона № 259-ФЗ[1]), а также для подтверждения, что бензин потрачен для предпринимательской деятельности, а не в иных целях (ведь в нем указываются маршрут следования автомобиля, остаток и расход топлива, километраж). На основании путевых листов составляется акт списания топлива, согласно которому делается запись в регистрах бухгалтерского и налогового учета.
Таким образом, эксплуатирующие транспортные средства «упрощенцы» (включая специализированные автотранспортные предприятия) должны применять путевые листы с обязательными реквизитами, предусмотренными как Законом № 402-ФЗ[2], так и Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368. Причем они вправе разработать свой вариант этого документа. Путевой лист нужно оформлять на каждое транспортное средство, используемое «упрощенцем» для осуществления предпринимательской деятельности.
Касательно нормирования расходов на топливо для служебного транспорта поясним следующее.
Поскольку в гл. 26.2 НК РФ не содержится такого требования, Минфин в Письме от 27.09.2018 № 03-11-11/69335 указал: при определении обоснованности произведенных затрат на приобретение топлива для служебного автомобиля налогоплательщик, применяющий УСНО, вправе (но не обязан!) руководствоваться нормами расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте[3] (см. также письма от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097).
Итак, в рамках УСНО стоимость ГСМ можно учитывать либо в полном объеме, либо в пределах норм (в том числе разработанных самостоятельно на основании технической документации завода-изготовителя на автомобиль). Выбранный вариант «упрощенцу» необходимо утвердить в учетной политике для целей налогообложения.
Расходы на содержание и ремонт
Ремонт автомобиля «упрощенец» может проводить собственными силами, однако чаще всего ремонт производится в специализированных автосервисах. В последнем случае расходы принимаются к учету на основании договора, калькуляции затрат и акта выполненных работ согласно пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ (в качестве оплаты услуг сторонних лиц). Напомним: материальные расходы при УСНО учитываются в порядке, предусмотренном ст. 254 НК РФ.
Также допустимы варианты признания обозначенных затрат в налоговом учете в силу либо пп. 12 п. 1 ст. 346.12 НК РФ – как расходы на содержание служебного транспорта (поскольку в норме не уточнено, что конкретно понимается под его содержанием), либо пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ – как расходы на ремонт основных средств.
Исходя из вышеназванных норм, «упрощенцы» вправе признать и затраты на ремонт служебного транспорта, произведенного собственными силами. В этом случае для подтверждения расходов необходимо оформить накладные на приобретение материалов (запчастей) для ремонта, на их отпуск для ремонта, требования-накладные, табели учета рабочего времени, справки и др.
В расходы для целей исчисления «упрощенного» налога затраты на ремонт можно будет списать после их оплаты.
Расходы на страхование
Согласно пп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ в налоговой базе по УСНО могут быть учтены расходы на все виды обязательного страхования работников (в том числе имущества и ответственности), производимые по законодательству РФ. Данные затраты принимаются с учетом положений ст. 263 НК РФ, по которой расходы по обязательным видам страхования (установленные законодательством РФ) включаются в состав расходов в пределах страховых тарифов, утвержденных в соответствии с законодательством РФ и требованиями международных конвенций. Если эти тарифы не утверждены, затраты на обязательное страхование включаются в состав прочих расходов в фактическом размере.
Особенность учета расходов по данному основанию в том, что страхование работников, имущества и ответственности должно быть обязательным – предусмотренным каким-либо законом. Только тогда страховые выплаты можно учесть в расходах при УСНО.
Таким образом, при УСНО можно учесть расходы только на обязательное страхование транспортных средств (то есть полис ОСАГО) после полной его оплаты.
КАСКО же, в отличие от ОСАГО, – это добровольное страхование автомобиля. Соответственно, платежи по такому виду страхования нельзя включить в налоговую базу по «упрощенному» налогу (см. также Письмо Минфина России от 10.05.2007 № 03-11-04/2/119).
Расходы, связанные с доставкой товаров сторонними лицами
Экспедирование и доставку «упрощенцу» или его покупателям материальных ценностей (например, товаров, предназначенных для продажи) могут осуществлять специализированные транспортные компании. Затраты, связанные с оплатой услуг этих компаний, при УСНО учитываются как материальные расходы на основании пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ и определяются в порядке, установленном для исчисления налога на прибыль организаций ст. 254 НК РФ. Согласно пп. 6 п. 1 данной статьи к материальным расходам относятся в том числе затраты на приобретение работ и услуг производственного характера, выполняемых сторонними организациями или ИП. К работам (услугам) производственного характера относятся и транспортные услуги сторонних организаций (включая ИП).
Соответственно при определении налоговой базы в целях применения УСНО транспортно-экспедиционные затраты (связанные с доставкой ценностей самому «упрощенцу» или его покупателям) учитываются в составе материальных расходов.
Расходы на доставку ценностей «упрощенцу»
В учете при УСНО стоимость доставки приобретенных ценностей (товаров и материалов) списывается как отдельный вид расходов по мере несения таких затрат. Дожидаться списания приобретенных ценностей не нужно. На основании п. 2 ст. 346.17 НК РФ расходы принимаются к учету при УСНО после их фактической оплаты. Поэтому материальные расходы учитываются в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета «упрощенца», выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности – в момент такого погашения.
Сказанное в полной мере относится и к транспортным расходам на доставку товаров для продажи. Ведь затраты, непосредственно связанные с реализацией указанных товаров, в том числе стоимость их хранения, обслуживания и транспортировки, – это самостоятельный вид расходов (пп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). И для их учета не важен факт реализации товаров покупателям, что следует из пп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ.
Однако вышеназванный порядок признания транспортных расходов не применяется, если речь идет о расходах на доставку приобретенных основных средств. Дело в том, что основные средства принимаются к налоговому учету по той стоимости, которая формируется по правилам бухучета (п. 3 ст. 346.16 НК РФ). А в бухучете расходы на доставку надо включать в первоначальную стоимость основных средств. Это предусмотрено как п. 8 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», так и п. 12 ФСБУ 6/2020 «Основные средства» (применяется в обязательном порядке с 1 января 2022 года).
При признании в бухгалтерском учете основные средства оцениваются по первоначальной стоимости, которой считается общая сумма капитальных вложений, связанных с их приобретением (п. 12 ФСБУ 6/2020, п. 18 ФСБУ 26/2020 «Капитальные вложения»).
Сумму капитальных вложений формируют на базе фактических затрат, необходимых для приобретения, создания и использования основного средства (п. 9 ФСБУ 26/2020, п. 6 Информационного сообщения Минфина России от 03.11.2020 № ИС-учет-28). Согласно п. 5 ФСБУ 26/2020 к капитальным вложениям относятся в том числе затраты на доставку основных средств к месту использования (пп. «з»).
Таким образом, в налоговом учете доставка дорогостоящего имущества списывается не как самостоятельный расход, а как составная часть его стоимости – поквартально, равными долями в течение календарного года, после ввода объекта основных средств в эксплуатацию (п. 3 ст. 346.16 НК РФ).
И еще. Несмотря на то, что ИП не ведут бухучет, списывать транспортные расходы на доставку приобретенных основных средств они должны по точно таким же правилам (то есть включать в стоимость объекта).
Расходы на доставку товаров покупателям
Если условиями сделки предусмотрено, что продавец на УСНО сам осуществляет доставку товаров до места нахождения покупателя, то затраты, понесенные им в таком случае (если они, конечно, не включаются в стоимость товара), он тоже вправе учесть в налоговой базе по «упрощенному» налогу.
Как упоминалось ранее, в пп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ помимо стоимости покупных товаров названы расходы, связанные с приобретением и реализацией этих товаров, в том числе их транспортировкой. Условия транспортировки (кто и куда) в норме не уточнены. Можно сделать вывод, что любые расходы на транспортировку товаров (от поставщика на свой склад или на склад покупателя) «упрощенец» вправе включить в налоговую базу при УСНО.
[1] Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
[2] Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
[3] Утверждены Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р.
Как правильно учесть расходы на личный автомобиль для служебных нужд
Известно, что работнику, который с согласия работодателя использует свой автомобиль для служебных нужд, последний обязан выплатить компенсацию за использование и износ (амортизацию) автомобиля. Помимо этого, работодатель также обязан возместить работнику затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля (например, затраты на ГСМ), при условии их документального подтверждения. Размер возмещения расходов определяется в сумме, предусмотренной письменным соглашением, заключенным между работодателем и работником (ст. 188 ТК РФ).
Причем стороны соглашения вправе установить любой размер компенсации за использование автомобиля и суммы возмещаемых затрат. Между тем не любую сумму работодатель впоследствии может учесть при налогообложении.
Сами нормативы определены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92:
Размер суммы, которую можно учесть в расходах при использовании грузового автомобиля работника, налоговым законодательством не ограничен.
В Письме от 19.08.2016 № 03‑03‑06/1/48789 Минфин указал, что расходы в виде стоимости ГСМ, возмещаемой сотрудникам, использующим личные автомобили в служебных целях, могут учитываться в целях налогообложения прибыли в пределах норм, установленных Правительством РФ, и при условии соблюдения критериев ст. 252 НК РФ. Данная позиция не является новой, прежде она была высказана финансистами в письмах от 04.12.2015 № 03‑03‑06/70852, от 23.09.2013 № 03‑03‑06/1/39239.
Подтвердить подобные расходы можно посредством следующих документов: письменного соглашения, приказа руководителя о возмещении затрат, копий регистрационных документов на автомобиль (см. Письмо Минфина России от 05.12.2012 № 03‑03‑06/1/629).
Итак, несмотря на то, что позиция чиновников финансового ведомства, высказанная в комментируемом письме, обоснована уже давно устаревшими нормативами, тем не менее с точки зрения закона данная позиция является безупречной. Хотя и несправедливой (по мнению автора) с учетом нынешних реалий. Судите сами.
Вышеупомянутые правительственные нормативы были утверждены в 2002 году. Напомним, на тот период средняя стоимость одного литра бензина составляла около 10 руб.
Если ранее (в 2002 году) норматив в размере 1 200 руб. покрывал затраты на приобретение 109,09 л А-95, то в нынешнем (2016) году бензина указанной марки на эту сумму можно приобрести в три раза меньше – всего лишь 31,67 л.
С учетом названных обстоятельств организациям в настоящее время стало невыгодно использовать личный транспорт своих сотрудников в служебных целях, поскольку все затраты на его эксплуатацию сверх установленных лимитов должны оплачиваться за счет прибыли предприятия.
Ведь, как пояснил Минфин (см. Письмо от 23.09.2013 № 03‑03‑06/1/39239), в размерах вышеупомянутых нормативов, определенных Правительством РФ, учтено возмещение всех затрат, возникающих в процессе эксплуатации автомобилей (в том числе на износ, горюче-смазочные материалы, ремонт). Поэтому стоимость ГСМ, возмещаемая организацией сотруднику, использующему личный автотранспорт в служебных целях, не может быть повторно включена в состав расходов (то есть помимо сумм компенсаций, выплачиваемых работникам организации за использование личных автомобилей в служебных целях).
В этом смысле экономически более выгодной правовой конструкцией для организации является заключение с работником договора аренды (с экипажем – ст. 632 ГК РФ или без – ст. 642 ГК РФ) на автомобиль. При заключении подобных договоров организация сможет признать в целях налогообложения гораздо больше расходов, связанных с эксплуатацией и обслуживанием арендованного автомобиля.
[1] Напомним, тип автомобиля (легковой или грузовой) определяется по свидетельству о регистрации ТС или по ПТС.
[2] Добавим: если машина находится в совместной собственности супругов, то на суммы возмещения расходов, связанных с использованием в интересах работодателя автомобиля, зарегистрированного на супругу работника, страховые взносы не начисляются (см. Письмо Минтруда России от 27.07.2016 № 17-3/В-291).
[3] Это следует из норм расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденных Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23‑р, и их предшественника, утвержденного Минтрансом России 29.04.2003.
Вам надо по-другому работать с наличкой. Кого прижмут налоговики и банки? Забирайте запись, пожалуй, лучшего вебинара «Клерка»: «Как будут контролировать наличку по 115-ФЗ».
Только сегодня можно забрать запись со скидкой 60%. Программу вебинара смотрите здесь
Вправе ли ИП на УСН учесть в расходах компенсацию за использование личного автомобиля
Минфин разъяснил, вправе ли ИП учесть в расходах при УСН компенсацию за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок.
В письме от 24.09.2019 № 03-11-11/73354 отмечается, что статья 346.16 НК РФ разрешает учитывать при УСН расходы на содержание служебного транспорта, а также расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм, установленных Правительством РФ.
Такие нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92. Согласно пункту 1 этого постановления, указанные нормы применяются для определения расходов на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов при применении УСН как организациями, так и ИП.
Таким образом, индивидуальный предприниматель вправе учесть в составе расходов при УСН сумму компенсации за использование для служебных поездок личного легкового автомобиля в пределах установленных норм.
В соответствии со ст. 188 ТК РФ все работодатели (организации и ИП) обязаны выплачивать своим работникам денежную компенсацию за использование личного транспорта, оборудования и других технических средств, принадлежащих работнику. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
В законодательстве отсутствует определение понятия «личное имущество». Поэтому транспортные средства, управляемые работниками по доверенности, также могут рассматриваться как их личное имущество. За их использование в служебных целях также должна выплачиваться денежная компенсация.
Такая компенсация освобождается от НДФЛ (ст. 217 НК РФ). Кроме того, на данную компенсацию не начисляются и страховые взносы. При этом данную компенсацию организации и ИП вправе учесть в составе своих расходов.
Размер учитываемой компенсации за легковые автомобили с объемом двигателя до 2000 куб. см. составляет 1 200 рублей в месяц, а с большим объемом двигателя – 1 500 рублей в месяц. Компенсация за мотоцикл составляет 600 рублей в месяц.
Когда ИП может учесть в базе по УСН расходы на покупку автомобиля
Минфин разъяснил, когда ИП может учесть в целях налога при УСН расходы на приобретение автомобиля.
В своем письме от 06.08.2020 № 03-11-11/68959 ведомство отмечает, что статья 346.16 НК РФ разрешает учитывать в базе по УСН расходы на приобретение, сооружение и изготовление основных средств.
При этом в состав основных средств включается амортизируемое имущество, то есть имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 100 000 руб.
Таким образом, если автомобиль, относящийся к основным средствам и признаваемый амортизированным имуществом, используется индивидуальным предпринимателем для осуществления предпринимательской деятельности, расходы на его покупку можно включить в базу по УСН.
Перечень расходов, на которые упрощенцам разрешается уменьшить свои доходы, является исчерпывающим. К таким расходам относятся в частности расходы на приобретение, сооружение и ремонт основных средств, а также расходы на приобретение и создание нематериальных активов.
Если налогоплательщик применяет УСН с момента постановки на учет, стоимость основных средств и нематериальных активов принимается по первоначальной стоимости этого имущества. Сроки полезного использования основных средств могут устанавливаться налогоплательщиком в соответствии с техническими условиями или рекомендациями организаций-изготовителей.
Расходы по основным средствам со сроком полезного использования от 3 до 15 лет разрешается учесть в размере 50% стоимости в течение первого же года применения УСН. Определение сроков полезного использования нематериальных активов осуществляется в соответствии с п. 2 ст. 258 НК РФ. Если основные средства были приобретены/созданы до перехода на применение УСН, расходы разрешается учесть в течение первого календарного года применения УСН.
