ООО на УСН «доходы минус расходы»: как учесть затраты на личный автомобиль?
У меня продуктовый магазин. Были на ЕНВД, перешли на УСН «доходы минус расходы». За покупкой некоторого товара езжу на личном автомобиле. Как учесть мне эти затраты? Какие документы для этого нужны?
Использование личного автомобиля сотрудника в служебных целях в интересах организации, можно оформить путем заключения с ним договора аренды транспортного средства без экипажа, либо выплачивать компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях.
1.Договор аренды транспортного средства без экипажа.
На основании ст. 642 ГК РФ по договору аренды транспортного средства без экипажа арендодатель предоставляет арендатору транспортное средство за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации.
При этом, организация, являющаяся арендатором транспортного средства, должна ежемесячно начислить сотруднику-арендодателю, арендную плату за пользование автомобилем. В договор аренды можно включить пункты о том, что расходы на ГСМ, техобслуживание и ремонт несет арендатор, то есть организация.
Сумма ежемесячной арендной платы учитывается в расходах по УСН (доходы минус расходы) на дату оплаты и включается в доход сотрудника, облагаемый НДФЛ.
2.Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях.
Основанием для выплаты компенсации работнику, использующему личный автомобиль для служебных поездок, являются приказ руководителя организации, заявление работника, а также копия свидетельства о регистрации автомобиля, принадлежащего работнику (ст. 188 ТК РФ, Письма МФ РФ от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, ФНС РФ от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@).
При этом, стоимость ГСМ уже заложена в нормативы компенсации. Сумму, возмещаемую сверх этого, в налоговые расходы включить нельзя (Письмо МФ РФ от 23.03.2018 N 03-03-06/1/18366).
Что касается НДФЛ и страховых взносов, то вся сумма выплаченной работнику компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях, не облагается НДФЛ и страховыми взносами (Письмо МФ РФ от 06.12.2019 N 03-04-06/94977). Вышеприведенные нормативы применяются только для учета в составе расходов для целей налога по УСН (доходы минус расходы).
При этом, в обеих случаях (при договоре аренды и соглашении о компенсации), основанием для учета расходов на ГСМ являются путевые листы и документы на приобретение ГСМ: кассовые и товарные чеки. Путевыми листами подтверждается производственный характер расходов (Письмо МФ РФ от 22.03.2019 N 03-03-07/19283).
Можно ли при УСН учитывать расходы на ремонт арендуемой техники
Минфин разъяснил, можно ли при УСН учитывать расходы на ремонт арендуемой подъемно-транспортной машины.
В письме от 20.08.2019 № 03-11-11/63548 ведомство отмечает, что статья 346.16 НК РФ разрешает при УСН учитывать расходы на арендные (в том числе лизинговые) платежи за арендуемое (в том числе принятое в лизинг) имущество. Кроме того, эта же статья разрешает учитывать материальные расходы и расходы на ремонт основных средств (в том числе арендованных).
Таким образом, налогоплательщики при применении УСН вправе уменьшать полученные доходы на сумму расходов на ремонт, которые относятся к арендуемой подъемно-транспортной машине, при документальном их подтверждении.
Переход на применение УСН осуществляется в уведомительном порядке. Форма уведомления рекомендована приказом ФНС России от 02.11.2012 № ММВ-7-3/829@. Действующие организации и ИП должны подать уведомление до 31 декабря. Право на применение УСН они получат с начала следующего года. Вновь создаваемые организации и ИП должны уведомить о применении УСН не позднее 30 дней с момента постановки на учет в налоговом органе
Не вправе применять упрощенную систему налогообложения организации, имеющие филиалы, банки, страховщики, ИП, занимающиеся производством подакцизных товаров, а также добычей и реализацией полезных ископаемых. Также не вправе применять УСН предприниматели, перешедшие на систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог).
Если по итогам отчетного периода доходы плательщика превысили 150 млн. рублей, такой плательщик считается утратившим право на применение УСН. Право на УСН утрачивается с начала того квартала, в котором допущено указанное превышение (п. 2 ст. 346.13 НК РФ).
Особенности бухгалтерского учета ремонта автомобиля
Текущий и капитальный ремонт, прохождение периодических техосмотров автомобилей – насущная необходимость, позволяющая поддерживать имущество в состоянии, пригодном для эксплуатации, с целью извлечения прибыли. В ходе этих мероприятий возникают расходы, которые необходимо отражать в налоговом и бухгалтерском учете. К таким расходам можно отнести приобретение запчастей, ремонтные работы технических специалистов СТОА, ремонтных мастерских, профилактические осмотры техники.
Вопрос: Как отразить в учете организации-арендатора расходы на текущий ремонт автомобиля, полученного по договору аренды без экипажа, произведенный вспомогательным производством организации?
Затраты на текущий ремонт автомобиля составили 40 000 руб. (в том числе материалы, заработная плата работников, страховые взносы). В месяце завершения ремонтных работ использованные материалы стоимостью 24 000 руб. полностью оплачены, а заработная плата и страховые взносы оплачены в следующем месяце. Автомобиль используется в основном производстве организации. Резерв на ремонт основных средств (ОС) для целей налогообложения прибыли организацией не создавался. Организация составляет промежуточную бухгалтерскую отчетность на последнее число каждого календарного месяца.
Посмотреть ответ
Возникновение расходов на автомобиль и их текущий учет
Организация, эксплуатирующая автомобиль, может производить ремонт самостоятельно, а может поручить техническое обслуживание и ремонтные работы специалистам на стороне. В налоговом учете такие расходы относят к прочим согласно п. 1 ст. 260 НК РФ. Их следует признать в том периоде, когда они осуществлялись. Бухгалтерский учет производится на основе первичных документов, подтверждающих понесенные расходы.
Рассмотрим учет ремонтов на примере ОСНО.
Вопрос: Организация на ОСН приобрела в лизинг автомобиль. В январе произошло ДТП не по вине лизингополучателя, в результате которого автомобиль не подлежит ремонту. Можно ли учесть лизинговые платежи с января по июль до окончания срока лизинга в составе расходов по налогу на прибыль?
Посмотреть ответ
Ремонт и техобслуживание сторонней организацией
Исчерпывающего перечня документов законодательством не предусмотрено. Практикой выработан следующий порядок оформления работ:
Вопрос: Как отразить в учете организации-дилера проведение гарантийного ремонта проданных автомобилей (приобретенных у дистрибьютора), если затраты на ремонт возмещаются дистрибьютором в размере понесенных расходов? Организация признает оценочное обязательство в связи с необходимостью проведения гарантийного ремонта в бухгалтерском учете, но оно уже полностью использовано ранее, и произведенные расходы им не покрываются. В налоговом учете резерв на гарантийный ремонт не создается.
Стоимость проведенного гарантийного ремонта составила 52 000 руб. (в том числе стоимость запчастей — 20 000 руб. (без НДС), сумма НДС, ранее принятого к вычету при их приобретении, — 4 000 руб.). Отчет о стоимости выполненных работ и использованных запчастей направлен дистрибьютору. Возмещение получено на расчетный счет в том отчетном периоде, в котором произведен гарантийный ремонт.
Посмотреть ответ
Пусть ООО «Звездочка» приняло решение, обратившись в стороннюю организацию, отремонтировать автомобиль КамАЗ. Стоимость работ, согласно счету на оплату, составила 175000 рублей, включая НДС.
Проводки будут выглядеть следующим образом:
В каком размере организация-арендодатель может учесть для целей налога на прибыль расходы на ремонт застрахованного автомобиля, переданного в аренду (п. 1 ст. 260 НК РФ)?
Ремонт и техобслуживание внутри организации
Как правило, внутри организации используются следующие документы, учитывающие и подтверждающие ремонт:
Пусть ООО «Звездочка» отремонтировало КамАЗ своими силами. Стоимость запчастей составила 75000 рублей, а заработная плата работников мастерской, занятых ремонтом – 25000 рублей.
Проводки будут такими:
Создание резерва на проведение ремонтов
Резервирование средств для будущих ремонтов – право организации, а не ее обязанность. Необходимо прописать необходимость такого резерва в учетной политике. Расчет отчислений в резерв базируется на данных дефектных ведомостей, стоимости автомобиля, сроках его службы и технических характеристиках. Составляется годовая смета ремонта и обслуживания автомобиля.
Пусть расчетная сметная стоимость на год — 360000,00 рублей, на месяц — 30000,00 рублей.
Проводки и расчеты используются такие: Дт 25 Кт 96 30000,00 руб.
ООО «Звездочка» произвело ремонт КамАЗа в СТОА в январе на сумму 75000, руб., включая НДС 11440,68 руб. Резерв составил 30000,00 руб. Сумма без НДС 63559,32 руб.:
63779,32 — 30000,00 = 33779, 32
Следует сказать об особенностях учета ремонтов в случаях, когда автомобиль арендуется или берется по договору лизинга.
Автомобиль в аренде
Существуют два вида договора аренды автомобиля:
В первом случае, согласно ст. 642 ГК РФ, арендатор получает право временно пользоваться автомобилем, в том числе и управлять им, содержать в надлежащем виде. Арендодатель получает плату за пользование своим авто. Далее, согласно положениям ст. 644 ГК РФ, текущий и капитальный ремонт автомобиля обязан осуществлять арендатор. Он же и поддерживает надлежащее техническое состояние автомобиля, признавая затраты по закону.
Статья 264 (п. 11-1) позволяет сделать это организациям, применяющим ОСНО, а статья 346.16 (п. 12) – применяющим УСН. Все расходы должны иметь документальное подтверждение, на основании должным образом оформленных первичных документов.
Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей признаются без проблем для организаций, применяющих ОСНО:
Расходы на ремонт и обслуживание арендованных автомобилей у организации на УСН признаются однозначно, только если эти автомобили амортизируются. Об этом сказано в ст. 346.16 (п. 4) НК РФ: в перечень ОС включаются те основные средства, которые признаны амортизируемыми (исходя из положений гл. 25 НК РФ). Следовательно, в расходах можно учитывать затраты только амортизируемых автомобилей. Указаний на возможность включать в расходы ремонт и техобслуживание арендуемых у частных лиц автомобилей, которые не подлежат амортизации, у упрощенцев нет. Может возникнуть ситуация, которую налоговые органы вправе трактовать не в пользу арендодателя.
Во втором случае автомобиль арендуется с экипажем. Арендодатель предоставляет за плату, помимо самого автомобиля, и услуги водителя. Здесь, согласно 634 ГК РФ, арендодатель самостоятельно производит ремонты как текущие, так и капитальные.
Внимание! Затраты на приобретение запчастей организацией невозможно будет признать в расходах, поскольку их приобретение является по законодательству обязанностью арендодателя и входит в понятие ремонта автомобиля.
Автомобиль в лизинге
Согласно Закону №164-ФЗ от 29-10-98 г., рассматривающему вопросы лизинга (финансовой аренды), лизингополучатель обязан ремонтировать, производить техобслуживание, охранять принятое им по договору имущество. Если в договоре не прописано иное, положения ст. 17-1 ФЗ 164 являются основанием для включения указанных затрат в расчеты для целей налогообложения. Подтверждается это правило и указаниями ст. 260 НК РФ (п. 1,2). При этом не играет существенной роли, стоит ли автомобиль на балансе лизингодателя либо лизингополучателя – по общему правилу расходы по нему лежат на организации, получившей имущество.
Внимание! Первичные документы и учетные данные должны не только подтверждать факт расходов на автомобиль, но и содержать указание на использование этого автомобиля в производственных целях, для получения организацией дохода, подтверждать экономическую обоснованность расходов.
Транспортные расходы при УСН «доходы минус расходы»
Виды транспортных расходов
К транспортным расходам упрощенца так же, как и к другим компаниям, применяются следующие критерии: они должны быть обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Еще одно условие для фирм на УСН: расходы учитываются по кассовому методу, то есть имеют значение только оплаченные расходы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).
Транспортные расходы, которые несет компания, условно можно разделить на две большие группы:
Рассмотрим подробнее каждый тип расходов.
Учет расходов на доставку ценностей
В бухгалтерском учете расходы на доставку материалов можно учитывать тремя способами:
Любой из этих трех вариантов допустим не только при учете транспортных расходов при приобретении материалов, но и при приобретении товаров (пп. 3, 11 ФСБУ 5/2019 «Запасы»). При покупке товаров возможен также учет расходов на доставку в стоимости расходов на продажу, учитываемых на счете 44 «Издержки обращения».
Выбранный вариант учета расходов на доставку нужно зафиксировать в учетной политике для целей бухгалтерского учета.
Что еще должно быть в учетной политике упрощенца, читайте в статье «Учетная политика при УСН «доходы минус расходы» (2021)».
С образцом учетной политики для ООО на УСН «доходы минус расходы» ознакомьтесь в статье «Готовая учетная политика — образец для организации».
При выборе одного из первых 2 вариантов учета ТЗР нужно принимать во внимание, что затраты на доставку списываются на тот счет, на который списаны сами материалы. Сумма списания определяется путем умножения стоимости списанных материалов на средний процент транспортно-заготовительных расходов (ТЗР) за месяц. Этот показатель равен сумме ТЗР на начало месяца и ТЗР за отчетный месяц, деленной на сумму стоимости материалов на начало месяца и стоимости материалов, поступивших в течение месяца, и умноженной на 100%.
Допускаются и облегченные варианты по распределению стоимости ТЗР:
С особенностями учета ТЗР при ведении упрощенного бухгалтерского учета и списания ТЗР по товарам можно ознакомиться в статье «Как учитывать ТЗР в бухучете (нюансы)».
Налоговый учет расходов на доставку сырья предусматривает списание транспортных расходов по мере их возникновения и оплаты – в случае, если вы платите поставщику или транспортной компании. Об учете транспортных расходов при доставке своими силами мы поговорим ниже.
При доставке покупных товаров до склада торговой компании при применении УСН «доходы минус расходы» транспортные расходы (если они не включены в стоимость товаров) распределяются между проданными товарами и остатками (ст. 320 НК РФ). Для этого используются следующие формулы:
ТРНП = ОСТтов × средний процент ТР,
Средний процент ТР = (ТРост + ТРтек) / (С / Стек + ОСТтов) × 100%,
ТР к списанию в текущем периоде = ТРост + ТРтек – ТРНП,
ТР — транспортные расходы;
ТРНП — транспортные расходы по непроданным товарам;
ТРост — транспортные расходы на остаток товаров на начало месяца;
ТРтек — транспортные расходы в текущем месяце;
С/Стек — себестоимость товаров, проданных в текущем месяце;
ОСТтов — остаток непроданных товаров на конец месяца.
Компания-упрощенец («доходы минус расходы») затраты на доставку продукции покупателям для целей налогообложения учитывает в расходах, независимо от того, занимается ли она доставкой самостоятельно или это делает транспортная компания (подп. 5 п. 1 ст. 346.16, подп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). А вот если поставщик доставляет товары от своего имени, но за счет покупателя по посредническому договору, то у поставщика образуется только доход, который он зафиксирует в КУДИР на основании отчета посредника.
Если у вас остались вопросы, воспользуйтесь практическим пособием по УСН системы КонсультантПлюс. Чтобы изучить материал, пройдите быструю регистрацию и получите бесплатный пробный доступ.
Учет расходов на собственный автопарк
Для доставки товаров компания может использовать собственные автомобили. В таком случае возникают расходы, которые нужно иметь в виду как в бухгалтерском, так и в налоговом учетах.
Расходы на ГСМ упрощенец учитывает на основании путевых листов и первичных документов (чеков с АЗС, накладных) как материальные расходы (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). В бухгалтерском учете ГСМ приходуются на сч. 10 субсчет «Топливо», а затем списываются в счета затрат (20, 25, 26).
Ремонт автомобиля можно проводить собственными силами, а можно поручить специальной компании — в последнем случае расходы принять к учету следует на основании договора, калькуляции затрат и акта выполненных работ.
Проведение ремонта собственными силами оформляется накладными на внутреннее перемещение объектов, накладными на приобретение материалов для ремонта, накладными на отпуск материала для ремонта, требованиями-накладными, лимитно-заборными картами, табелями учета рабочего времени, справками и др.
На расходы для целей исчисления УСН затраты на ремонт можно будет списать после полной оплаты.
Покупку комплектующих упрощенец может списать на расходы единовременно. Однако не забывайте, что любые расходы должны быть подтверждены документально и обоснованы экономически. То есть к покупке дорогостоящей стереосистемы в салон грузового автомобиля налоговики могут придраться, поскольку на извлечение прибыли качество звука в машине не влияет.
Страхование автомобиля на УСН имеет свои нюансы. Для целей налогообложения можно учесть расходы только на обязательное страхование (полис ОСАГО) после полной оплаты (подп. 7 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А вот КАСКО является добровольным страхованием и не входит в перечень расходов, принимаемых к уменьшению упрощенного налога (п. 1 ст. 346.46 НК РФ и письмо Минфина от 10.05.2007 № 03-11-04/2/119).
Итоги
Транспортные расходы для фирмы-упрощенца имеют свою специфику: поскольку упрощенцы используют кассовый метод признания доходов и расходов, то транспортные расходы признаются в расходах сразу же после оплаты. Однако это правило действует не для всех транспортных расходов — КАСКО учесть в расходах нельзя, а другие расходы должны быть экономически обоснованы и подтверждены документально.
Когда ИП может учесть в базе по УСН расходы на покупку автомобиля
Минфин разъяснил, когда ИП может учесть в целях налога при УСН расходы на приобретение автомобиля.
В своем письме от 06.08.2020 № 03-11-11/68959 ведомство отмечает, что статья 346.16 НК РФ разрешает учитывать в базе по УСН расходы на приобретение, сооружение и изготовление основных средств.
При этом в состав основных средств включается амортизируемое имущество, то есть имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 100 000 руб.
Таким образом, если автомобиль, относящийся к основным средствам и признаваемый амортизированным имуществом, используется индивидуальным предпринимателем для осуществления предпринимательской деятельности, расходы на его покупку можно включить в базу по УСН.
Перечень расходов, на которые упрощенцам разрешается уменьшить свои доходы, является исчерпывающим. К таким расходам относятся в частности расходы на приобретение, сооружение и ремонт основных средств, а также расходы на приобретение и создание нематериальных активов.
Если налогоплательщик применяет УСН с момента постановки на учет, стоимость основных средств и нематериальных активов принимается по первоначальной стоимости этого имущества. Сроки полезного использования основных средств могут устанавливаться налогоплательщиком в соответствии с техническими условиями или рекомендациями организаций-изготовителей.
Расходы по основным средствам со сроком полезного использования от 3 до 15 лет разрешается учесть в размере 50% стоимости в течение первого же года применения УСН. Определение сроков полезного использования нематериальных активов осуществляется в соответствии с п. 2 ст. 258 НК РФ. Если основные средства были приобретены/созданы до перехода на применение УСН, расходы разрешается учесть в течение первого календарного года применения УСН.
